Gli hotel stanno perdendo milioni di vendite di gruppo. Ecco perché (e come risolvere il problema)

C'è un curioso paradosso nel settore alberghiero. Gli hotel hanno padroneggiato l'arte di rendere semplice per un ospite prenotare una singola stanza per una notte. Eppure, nel momento in cui un gruppo entra nell'equazione, che si tratti di una prenotazione di un team aziendale, di un club sportivo o di un evento che necessita di camere e spazi per riunioni, l'intero processo si blocca. Improvvisamente, sono catene di e-mail, RFP manuali e un processo di vendita più adatto agli anni '90 che a un settore che si vanta di un'ospitalità impeccabile.

Ma cosa succederebbe se le prenotazioni di gruppo fossero semplici, efficienti e generassero entrate come quelle transitorie? La risposta non è solo l'automazione. Si tratta di ripensare completamente al modo in cui gli hotel vendono il business di gruppo.

La fuga di entrate di cui nessuno parla

C'è un responsabile delle entrate di un hotel da qualche parte in questo momento, probabilmente in un ufficio scarsamente illuminato, ossessionato dalle tariffe delle camere, dalle entrate notturne e dagli obiettivi di occupazione. Ma ecco cosa entra raramente nella conversazione. Quante prenotazioni di gruppo vengono perse prima ancora di entrare nel sistema?

Ecco la dura realtà:

• Il tempo di risposta uccide gli affari. Gli organizzatori di eventi e i responsabili delle prenotazioni aziendali inviano più RFP. La prima risposta decente spesso vince.
• L'opacità dei prezzi porta al calo. Il cliente moderno si aspetta disponibilità e prezzi immediati, non un'e-mail che dice: "Ti risponderemo entro 48 ore."
• Un servizio incoerente scoraggia i clienti abituali. Perché un agente immobiliare aziendale dovrebbe dover spiegare nuovamente le proprie esigenze ogni volta che interagisce con una nuova struttura?

Il business di gruppo non si perde perché non c'è domanda. Si perde perché gli hotel non rendono facile l'acquisto.

Perché le vendite di gruppo dovrebbero funzionare come l'e-commerce

Immagina se Amazon funzionasse come la maggior parte degli hotel gestisce le prenotazioni di gruppo. Aggiungeresti alcuni articoli al carrello, cliccheresti “guardare,“ e invece della conferma immediata, riceverai un'e-mail che dice:

"Grazie per il tuo interesse nell'acquisto di questi prodotti. Il nostro team di vendita esaminerà la tua richiesta e ti contatterà entro 48 ore."

Abbandoneresti immediatamente quel carrello. Eppure è esattamente così che funzionano le prenotazioni di gruppo nella maggior parte degli hotel. Il settore ha trascorso anni a perfezionare flussi di prenotazione transitori automatizzati, mentre le vendite di gruppo funzionano ancora tramite e-mail, telefonate e infinite trattative avanti e indietro.

La soluzione? Una Sistema di prenotazione centrale (CRS) per le attività di gruppoUn sistema che si integra perfettamente con ogni canale di vendita, fornisce disponibilità e prezzi in tempo reale e rende l'intero processo semplice come una prenotazione diretta e transitoria.

Coprendo ogni canale di vendita: online, offline e indiretto

Per risolvere le vendite di gruppo, gli hotel hanno bisogno di una soluzione universale che copra tutti i modi in cui i clienti prenotano. Questi possono essere classificati nei seguenti Big 3:

1. Vendite offline (tradizionali, ma comunque rilevanti)
   • Vendite telefoniche, via e-mail e di persona
   • Un CRS di gruppo garantisce che queste richieste non vengano perse in una casella di posta disordinata e che le risposte siano rapide e tracciabili

2. Vendite dirette online (l'evidente opportunità persa)
   • Un motore di prenotazione di gruppo sul sito web dell'hotel
   • Consente ai clienti di visualizzare prezzi e disponibilità all'istante, riducendo il volume delle RFP e aumentando la conversione diretta

3. Vendite online indirette (dove avviene la scala)
   • OTA, Travel Management Companies (TMC) e piattaforme di terze parti
   • Senza un sistema centralizzato, gli hotel hanno difficoltà a gestire le attività di gruppo su più piattaforme

La maggior parte degli hotel eccelle in uno o due di questi canali, ma pochissimi li integrano tutti e tre. Ecco dove un CRS per il business di gruppo diventa un moltiplicatore di fatturato, assicurando che ogni richiesta, indipendentemente dalla fonte, venga catturata, a cui venga data risposta e convertita.

Gli hotel di The Middleman hanno disperatamente bisogno

Non si tratta solo di automatizzare le prenotazioni di gruppo. Si tratta di collegare i puntini.

Un CRS di gruppo funge da intermediario, garantendo una comunicazione fluida tra tutti i diversi software, inclusi, ma non limitati a:

• PMS – così le camere rimangono accurate e disponibili
• Software per vendite e catering – quindi sono prese in considerazione le sale riunioni, le configurazioni AV e i pacchetti di ristorazione
• Sistemi CRM – così gli hotel possono monitorare i lead e seguirli in modo efficace
• RMS – in modo che i prezzi si adattino dinamicamente anziché basarsi su listini prezzi statici e obsoleti

Senza questo livello di integrazione backend, gli hotel sprecano soldi e cedono il passo ai concorrenti che rispondono più rapidamente.

Il vero ROI: ricavi, efficienza ed esperienza

Gli hotel spesso chiedono: "Qual è il ROI di un CRS di gruppo?" La vera domanda è: qual è il costo di non averne uno?

I meeting planner e i clienti aziendali si aspettano risposte immediate, comunicazioni fluide e prezzi trasparenti. Senza un sistema centralizzato, gli hotel rischiano tempi di risposta lenti, opportunità mancate e processi di vendita inefficienti. Un CRS offre valore in queste aree chiave:

• Maggiori entrate. Gli hotel rispondono più velocemente, portando a tassi di conversione più elevati
• Risparmio di tempo. I team di vendita dedicano meno tempo all'amministrazione e più tempo alle prenotazioni di alto valore
• Esperienza migliore. I clienti ottengono prezzi e disponibilità immediati. Gli hotel ottengono monitoraggio e conversioni senza interruzioni

Spesso la differenza tra vincere o perdere una vendita di gruppo sta nella velocità, nella trasparenza e nella convenienza.

Ripensare il business di gruppo per il futuro

Se il settore alberghiero vuole competere nell'era digitale, è giunto il momento di trattare le vendite di gruppo come vendite transitorie, dotate di automazione, efficienza e un'esperienza di prenotazione fluida.

È tempo di ripensare al modo in cui gli hotel vendono il business di gruppo. Gli strumenti esistono, la domanda c'è e l'opportunità è troppo ghiotta per continuare a lasciarsela sfuggire. L'unica domanda rimasta è: per quanto tempo gli hotel continueranno a far aspettare i clienti?

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