Ci sono numerosi vantaggi che un viaggiatore aziendale può ottenere utilizzando i servizi di un'agenzia di viaggi d'affari professionale. Coloro che scelgono di non utilizzare tali servizi non solo perdono un'eccezionale assistenza clienti, ma perdono anche denaro. In questo articolo, scopri di cosa si occupa esattamente una società di gestione dei viaggi d'affari e 9 motivi per utilizzare questo servizio.

Sommario:

Che cos'è un'agenzia di viaggi d'affari?

Le agenzie di viaggio d'affari, note anche come società di gestione dei viaggi, forniscono servizi relativi ai viaggi con sconti e vantaggi, che possono essere adattati per soddisfare la politica di viaggio dell'azienda e il dovere di diligenza per i viaggiatori d'affari.

Questi agenti di viaggio d'affari sono composti da esperti di viaggio indipendenti o interni che sono responsabili della gestione e del monitoraggio delle spese di viaggio, nonché dell'organizzazione di viaggi per aziende o individui aziendali. L'articolo, "Cos'è la gestione dei viaggi", spiega in modo più dettagliato il ruolo delle TMC per le imprese.

Agenzia di viaggi d'affari: 9 motivi per usarne una

Società di gestione di viaggi d'affari può essere molto vantaggioso per le imprese per diversi motivi. Per avere un'idea migliore di quanto siano utili, ecco 9 dei principali vantaggi per l'utilizzo di un'agenzia di viaggi d'affari per gestire i tuoi viaggi aziendali.

1. Viaggio scontato

Un'agenzia di viaggi d'affari può offrire alle aziende molti vantaggi, inclusi sconti su voli e alloggi. Le agenzie di viaggi d'affari nel settore dei viaggi e del turismo spesso prenotano grandi volumi di voli e camere d'albergo per privati in tutto il mondo. Questo li mette in una posizione favorevole per quanto riguarda l'ottenimento di migliori tariffe di volo o sconti. Utilizzando un'agenzia di viaggi d'affari, è più probabile che tu ottenga una tariffa speciale sul tuo viaggio d'affari che se dovessi effettuare la prenotazione da solo.

Ma questo non è l'unico vantaggio di utilizzare un agente di viaggio aziendale. Dal momento che lavorano nel settore da molto tempo (le agenzie di lunga data), possono anche accedere agli upgrade di volo e camera d'albergo, sale VIP e trasporti via terra di prima classe.

2. Risparmia tempo e denaro

Risparmiare tempo e denaro sono evidenti vantaggi dell'utilizzo di un'agenzia di viaggi d'affari. Grazie ai loro contatti e alla loro esperienza nel settore, possono facilmente trovarti le migliori offerte. La maggior parte delle aziende sceglie agenzie di viaggi d'affari specializzate nel trattare con clienti del loro stesso settore. Ciò è estremamente vantaggioso in quanto le agenzie di viaggio d'affari esperte possono ottimizzare la tua strategia di viaggio, risparmiando così tempo e denaro.

3. Assistenza 24 ore su 24

Il tuo agente di viaggio aziendale funge da contatto di emergenza, ogni volta che tu o i tuoi dipendenti avete bisogno del loro supporto prima, durante o dopo i loro viaggi. Che tu viaggi a livello nazionale o internazionale, probabilmente avrai bisogno del supporto di un'agenzia di viaggi d'affari, soprattutto se non parli la lingua locale. Potresti persino trovarti bloccato durante uno sconvolgimento politico o meteorologico avverso. Qui è dove il tuo agente di viaggio d'affari ti salverà giorno e notte.

Non importa dove ti trovi, la tua agenzia di viaggi d'affari eliminerà lo stress dai tuoi problemi contattando i loro contatti e sistemando tutto immediatamente in modo che tu possa continuare a goderti il tuo viaggio d'affari.

4. Dentro la conoscenza

Poiché le agenzie di viaggi d'affari hanno anni di esperienza nel loro campo, possono fornirti informazioni riservate, che non sono apertamente disponibili al pubblico. La loro vasta conoscenza e le informazioni privilegiate li tengono aggiornati sugli ultimi avvenimenti con le variazioni dei prezzi dei voli.

Un altro vantaggio chiave della loro conoscenza interna è che le modifiche all'itinerario possono essere effettuate senza che tu debba pagare alcuna commissione. Un agente di viaggio aziendale può modificare gli itinerari a un costo minimo o nullo per te, facendo così risparmiare denaro alla tua azienda.

5. Rispettare la politica di viaggio aziendale

Qualsiasi azienda di piccole o grandi dimensioni con dipendenti che viaggiano per lavoro deve applicare una politica di viaggio aziendale per garantire che il proprio personale rispetti le regole di base. Queste regole includono classi di volo specifiche, stelle per auto a noleggio e tariffe per classi di hotel.

Un agente di viaggi d'affari aiuta a far rispettare questa politica guidando i dipendenti su tutte le opzioni conformi. Utilizzando un'agenzia di viaggi d'affari, ti assicurerai che i membri del tuo personale aderiscano alla politica di viaggio della tua azienda senza bisogno di ulteriori sforzi per monitorare la conformità dei viaggi.

6. Maggiore accesso alle risorse

Gli agenti di viaggio aziendali possono fornire un ampio accesso a tutte le risorse necessarie per far sì che il tuo viaggio di lavoro vada secondo i piani. Questi agenti utilizzano i migliori strumenti online per determinare eventuali fattori che influenzano il tuo viaggio di lavoro. Possono anche stampare i tuoi biglietti aerei, scoprire potenziali ritardi, assicurarsi che il tuo autista sia programmato per venirti a prendere all'aeroporto e vari altri processi importanti per rendere il tuo viaggio il più agevole possibile.

Poiché le agenzie di viaggio d'affari hanno un maggiore accesso agli strumenti online, possono prevenire eventuali contrattempi che possono verificarsi durante o prima del viaggio programmato. Anche se i cambiamenti meteorologici comportano ritardi del volo, il tuo agente prenoterà rapidamente un volo alternativo. Quando ti rivolgi a un'agenzia di viaggi d'affari, non solo avrai la tranquillità durante il tuo viaggio di lavoro, ma saprai anche che c'è un team di professionisti competenti dietro di te in caso di problemi.

7. I migliori sistemi di prenotazione di viaggio

Come accennato in precedenza, le agenzie di viaggio d'affari hanno accesso ai migliori sistemi online per effettuare prenotazioni di viaggi. Nel mondo moderno dei viaggi d'affari, la prenotazione end-to-end basata sul web è necessaria in quanto elimina il fastidio di effettuare prenotazioni individuali per voli, camere, ecc.
Con l'aiuto di un'agenzia di viaggi d'affari, puoi essere certo di ottenere le migliori tariffe possibili. Nessuna strategia nascosta è coinvolta nel processo, poiché l'agente utilizza una piattaforma di prenotazione affidabile e coerente.

Una moderna agenzia di viaggi d'affari fornisce tutti gli strumenti necessari, inclusa un'app mobile per inviare i propri piani di viaggio e richiedere modifiche a qualsiasi ora del giorno e della notte. Utilizzando la tecnologia e il software giusti, puoi mantenere aperta la linea di comunicazione tra te e il tuo agente di viaggio.

La tecnologia all'avanguardia gioca un ruolo importante in questo settore. Se dovessi gestire gli itinerari di viaggio dei tuoi dipendenti, l'intero processo potrebbe richiedere molto tempo. D'altra parte, l'utilizzo di un'app mobile o di un software per inviare i tuoi piani di viaggio all'agente può essere fatto facilmente in pochi minuti.

8. Un servizio completo

Oltre a prenotare l'autonoleggio, i voli, le camere e il trasferimento aeroportuale, un agente di viaggio aziendale può anche occuparsi dell'organizzazione del visto per la destinazione in cui tu o i tuoi dipendenti state viaggiando. Assicurazione di viaggio, tassi di cambio, parcheggio, sedi aziendali, riunioni, eventi e molto altro ancora che un'agenzia di viaggi d'affari può organizzare per te. Un'agenzia di viaggi d'affari può fornire un servizio completo dall'inizio alla fine, quindi non dovrai preoccuparti di nulla durante il tuo viaggio di lavoro.

9. Agenti dedicati

Infine, l'ultimo motivo per utilizzare un agente di viaggio d'affari è la loro dedizione nel conoscere le tue esigenze di viaggio. La maggior parte delle agenzie crea profili aziendali e nomina i propri agenti per clienti specifici. Questo rende l'organizzazione del viaggio semplice e precisa. Inoltre, le tue esigenze specifiche saranno soddisfatte ogni volta con un agente dedicato, quindi non dovrai rivedere i dettagli con loro ancora e ancora.

Le richieste specifiche includono i numeri di posto, le sale fumatori, i requisiti dietetici e l'elaborazione dei frequent flyer. Gli agenti con profili aziendali assicurano che le politiche di viaggio siano seguite con ogni prenotazione. Questi sono tutti importanti per garantire che un viaggio d'affari si svolga con successo.

Trovare la giusta agenzia di viaggi d'affari

La scelta dell'agente giusto per la tua azienda non dovrebbe iniziare con l'agente stesso. Dovresti prima valutare la tua politica di viaggio. Una volta che hai elaborato una politica di viaggio chiara, l'agente che scegli allineerà anche i propri servizi in base alle esatte esigenze della tua azienda. Devi anche considerare le destinazioni verso cui è più probabile che si rechino i tuoi dipendenti e il tuo budget per questi viaggi di lavoro. Continua a leggere per scoprire come scegliere la migliore agenzia di viaggi d'affari per la tua azienda.

Il tipo di agente che selezioni dovrebbe essere basato sulle dimensioni della tua azienda e sul settore in cui lavori. Ad esempio, se sei una grande azienda che deve partecipare regolarmente a eventi aziendali, avrai bisogno di un agente di viaggio per organizzare le sedi giuste per il tuo riunioni o eventi. Dovranno anche essere abbastanza adattabili da apportare modifiche all'itinerario dell'ultimo minuto.

Infine, un altro componente chiave per trovare la migliore agenzia di viaggi d'affari è assicurarsi che si adattino alla cultura della tua azienda. Poiché questi agenti lavoreranno a stretto contatto con il tuo staff, devono aderire alle tue politiche. Ad esempio, se la tua azienda enfatizza la flessibilità dell'orario di lavoro per i dipendenti che sono in viaggio d'affari, vorrai un agente che possa anche rispettare tale politica.

Come le compagnie di viaggio possono aumentare le entrate con l'aiuto di un'agenzia di viaggi d'affari

I frequenti viaggi di lavoro possono essere costosi e complicati, soprattutto se i viaggi sono composti da più viaggiatori con itinerari separati. La maggior parte delle aziende non ha il tempo o le risorse per svolgere tali compiti da sola, motivo per cui optano per i servizi di un'agenzia di viaggi d'affari. Le agenzie di viaggi d'affari non solo organizzano e gestiscono viaggi d'affari per le aziende, ma sono anche molto vantaggiose per il settore alberghiero poiché devono effettuare regolarmente prenotazioni multiple di camere.

La maggior parte delle agenzie di viaggi d'affari utilizza un sistema GDS (sistema di distribuzione globale) per prenotare alloggi e molto altro. Gli hotel possono anche trarre vantaggio e massimizzare i loro profitti collegandosi con un sistema GDS. Questo sistema fornisce accesso in tempo reale ai prezzi e alla disponibilità delle camere del tuo hotel, aumentando così le possibilità di attrarre più viaggiatori d'affari e allo stesso tempo aumentare le entrate.

Nella guida dettagliata, "Sistema di distribuzione globale (GDS): quali sono i vantaggi per gli hotel?" scoprirai cos'è un GDS e come può portare benefici al settore alberghiero.

Le migliori aziende di gestione dei viaggi d'affari

Poiché è compito di un'agenzia di viaggi d'affari organizzare viaggi ed eventi di lavoro per i dipendenti delle aziende, gli hotel possono, a loro volta, attrarre più viaggiatori d'affari rendendo le loro camere e servizi accessibili alle agenzie di viaggi d'affari da prenotare. Se sei un gestore o un proprietario di hotel e desideri attirare più viaggiatori aziendali nella tua struttura, dai un'occhiata a questo articolo informativo, "Gli agenti di viaggio aziendali per gli hotel acquisiranno più viaggiatori d'affari".

Un'agenzia di viaggi d'affari non solo prenota viaggi d'affari, ma incoraggia anche i dipendenti delle aziende a rispettare la politica aziendale sui viaggi. Sebbene un'agenzia di viaggi d'affari possa avere un prezzo, la maggior parte delle aziende andrebbe persa senza di loro, soprattutto quando si ottengono le migliori offerte di viaggio.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi d'affari

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono di più per i loro viaggi, soprattutto quando il loro datore di lavoro copre i costi. Tuttavia, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli troverai maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

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