4 passaggi per migliorare la performance dei ricavi di riunioni ed eventi

I leader del revenue in tutto il mondo dedicano una parte considerevole dei loro sforzi all'incremento delle performance in termini di revenue derivanti dalle camere. È una decisione comprensibile, dato che le camere sono l'elemento base di qualsiasi attività alberghiera e il numero di ore in una giornata è limitato.

4 passaggi per migliorare la performance dei ricavi di riunioni ed eventi

Poiché riunioni ed eventi (M&E) rappresentano quasi il 20-30% delle entrate per un'organizzazione alberghiera media, coloro che trascurano di ottimizzare questo segmento corrono il rischio di perdere alcune opportunità di guadagno davvero sostanziali.

Quindi, cosa si può fare per mantenere saldamente l’attività M&E nel mix di una strategia di revenue di successo presso la vostra struttura? Di seguito troverai quattro passaggi per migliorare il rendimento delle entrate derivanti da riunioni ed eventi.

1. Prendi sul serio gli indicatori chiave di prestazione M&E

Stranamente, i tuoi revenue leader tengono d'occhio i parametri relativi ai ricavi delle camere come i ricavi per camera disponibile (RevPAR). Sebbene il M&E sia certamente legato alla performance del RevPAR, le stanze rappresentano solo una parte delle entrate generate dalle opportunità di M&E. Per molte proprietà, altre entrate come cibo e bevande, trasporti, supporto audio/visivo e affitto di spazi generati dalle attività M&E sono sostanziali e dovrebbero essere prese in considerazione quando si valuta la performance.

Per fare ciò è necessario stabilire e monitorare KPI M&E adeguati allo scopo. Alcune opzioni comuni includono:

• Utilizzo dello spazio funzionale
• Occupazione dei partecipanti rispetto alla capacità ottimale
• Entrate per metro quadrato/piede per partecipante
• Efficienza dello spazio funzionale
• Profitto per spazio/tempo disponibile (ProPAST)
• Profitto per spazio/tempo occupato (ProPOST)

Il monitoraggio di parametri come questi ti aiuta ad aumentare le entrate derivanti dalle attività di gruppo e M&E garantendo il totale il potenziale di guadagno per ogni opportunità di business del gruppo è al centro dell'attenzione. Ciò richiede di considerare quanto probabilmente ciascun gruppo spenderà per tutti i servizi e i flussi di entrate al di fuori delle proprie stanze.

Per aumentare le entrate derivanti dalle attività di gruppo e M&E, la tua organizzazione dovrebbe considerare il potenziale di guadagno totale per ogni opportunità di business del gruppo. Ciò significa considerare quanto spenderà ciascun gruppo per tutti i servizi e i flussi di entrate al di fuori delle proprie stanze. Nel corso del tempo, il monitoraggio e l'analisi comparativa di queste spese non legate alle camere rendono più semplice comprendere il vero valore previsto della loro attività e, di conseguenza, guidare le future decisioni di prenotazione e prezzi di M&E.

2. Sviluppare funzionalità di reporting e visualizzazione M&V

Sebbene una corretta misurazione sia un ingrediente chiave per guidare il cambiamento, il processo di raccolta e rendicontazione rappresenta spesso un ostacolo fondamentale al miglioramento. Guidare una strategia di revenue M&E è molto più semplice ed efficiente se disponi di un sistema efficace per segnalare e visualizzare i tuoi progressi.

Con la giusta tecnologia in atto, i revenue leader possono visualizzare rapidamente dati chiave alla base della strategia come:

• Domanda per giorno (o “parte del giorno” per spazi per eventi prenotabili per più finestre orarie giornaliere)
• Domanda per dimensione
• Tempi di consegna
• Ritmo
• Prenotazioni critiche
• Utilizzo dello spazio
• Conversioni

La soluzione di visualizzazione ideale ti aiuterà a vedere le tendenze e i modelli di prenotazione in modo da poter prevedere la domanda con maggiore precisione e adattare di conseguenza i prezzi e i termini di prenotazione.

3. Guardare al futuro con previsione e automazione

Gli strumenti di visualizzazione e i dashboard basati su Excel possono fornire una visione più chiara dei modelli, dei KPI e delle tendenze necessari per definire una strategia M&V efficace. Con questi, potresti avere i dati per promuovere miglioramenti incrementali, ma richiedono comunque un lavoro significativo per determinare il prezzo ottimale per le opportunità di M&V. Questo lavoro richiede tempo prezioso in un'era in cui gli organizzatori di eventi non sono disposti ad aspettare a lungo la risposta della tua struttura.

Strumenti avanzati di gestione delle entrate M&E può semplificare notevolmente questo passaggio critico attraverso l'automazione, un'automazione alimentata dalla previsione intelligente della domanda. Questi strumenti aiutano i team commerciali a trovare rapidamente il prezzo ideale e garantiscono che valga la pena perseguire le prenotazioni di gruppi più grandi.

4. Abbracciare la pratica della definizione delle priorità aziendali di gruppo informate

Per molti team commerciali, accettare affari di gruppo in base all'ordine di arrivo è diventata un'abitudine difficile da abbandonare. È comprensibile il motivo per cui questa pratica ha preso piede: data la mancanza di visibilità sulle previsioni della domanda, alcuni si consolano con i gruppi che forniscono una solida base per le entrate derivanti da sale e spazi per eventi, in particolare durante periodi tipicamente "lento" volte.

Ma ovviamente, la domanda di sale e spazi per eventi fluttua e tale livello di domanda influenza ciò che costituisce una decisione ottimale in termini di entrate. Supponiamo che le previsioni della domanda indichino una domanda elevata durante una finestra di prenotazione. In tal caso, potrebbe valere la pena riconsiderare se vale la pena accettare immediatamente un gruppo che utilizzerebbe solo la metà della capacità del tuo spazio eventi.

Massimizzare il potenziale del tuo spazio per eventi richiede molto più che prenotare quanti più spazi e giorni possibili: richiede anche una certa selettività.

Fondamentalmente, l’ottimizzazione dello spazio per eventi spesso inizia con la divisione delle stanze in sezioni più piccole per attirare più partecipanti contemporaneamente sul posto. Significa anche coordinare i programmi delle riunioni per attirare clienti che si prevede spenderanno ingenti somme di denaro in beni e servizi accessori.

Senza un metodo efficiente ed efficace per rivelare la domanda futura, può essere difficile capire quali opportunità potrebbero presentarsi, quanto ciascun gruppo sarebbe disposto a spendere e quanto addebitare per ciascuno spazio per eventi.

Avere lo strumento giusto per l’ottimizzazione M&E è fondamentale. Le organizzazioni che affrontano la complessità della previsione della domanda con un foglio di calcolo e con il semplice istinto probabilmente perderanno importanti opportunità di generazione di entrate.

Tutti gli operatori dovrebbero idealmente sforzarsi di sfruttare al massimo le opportunità di M&E di una proprietà. Ciò richiede una solida base di strumenti e tecnologie efficaci, una cultura collaborativa tra i team commerciali e la volontà di rompere con “come è sempre stato"per sfruttare le opportunità di guadagno incrementali. Gli albergatori che investono nello sviluppo di questa fondazione saranno ben posizionati per portare la strategia di ricavi degli eventi della loro struttura a nuovi livelli.

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