Un hotel con check-in posticipato offre sistemazioni di breve durata, con la possibilità per gli ospiti di arrivare più tardi rispetto all'orario standard di check-in. Questi hotel devono sviluppare solide politiche e strategie per il processo di check-in.

I check-in tardivi sono importanti perché gli ospiti vogliono flessibilità. La possibilità di effettuare il check-in in un orario che si adatta a loro può fare una prima impressione positiva, mentre i check-in tardivi possono anche fungere da flusso di entrate extra per gli hotel.

In questo articolo apprenderai alcune strategie chiave che gli albergatori possono utilizzare per implementare una politica efficace per il check-in tardivo.

Sommario:

Cos'è il check-in posticipato in un hotel?

Un late check-in in un hotel è un check-in degli ospiti che avviene dopo l'orario standard di check-in, che spesso è dalle 14:00 alle 16:00. I late check-in sono importanti perché gli ospiti possono arrivare in ritardo per numerose ragioni, tra cui voli in ritardo.

Offrendo un servizio di late check-in in hotel, puoi comunque accogliere gli ospiti che potrebbero arrivare al di fuori della finestra standard di check-in. Hotel diversi avranno procedure diverse per gestire gli arrivi in ritardo.

In molti casi, il check-in tardivo in un hotel è così comune che l'hotel offrirà semplicemente check-in 24 ore su 24, 7 giorni su 7, o una finestra di check-in che si estende ben oltre le 16:00. Alcuni hotel richiederanno agli ospiti di farli sapere se si aspettano di arrivare in ritardo. Questo può aiutare a garantire che le stanze rimangano riservate e può anche aiutare le pulizie e altro dipartimenti alberghieri.

Alcuni hotel semplificano anche il lavoro del personale della reception offrendo check-in contactless, utilizzando chiavi digitali e un'app per smartphone. Questo uso efficace di tecnologia alberghiera offre grande comodità agli ospiti che arrivano in ritardo e fa sì che la reception non debba necessariamente essere completamente aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Perché è importante la politica alberghiera sul check-in posticipato?

Una politica alberghiera sul check-in tardivo è importante per gli ospiti, il personale e operazioni alberghiere più in generale. Una politica solida fornisce chiarezza su cosa deve fare il personale e garantisce agli ospiti un processo di check-in fluido, anche se arrivano in ritardo.

Per i dipendenti dell'hotel, una politica di check-in tardivo fornirà informazioni importanti sulle procedure da seguire e può aiutare a garantire che la reception sia dotata di personale adeguato. Può anche migliorare la comunicazione tra i diversi reparti, consentendo all'intera attività alberghiera per operare in modo più efficiente.

Nel frattempo, gli ospiti beneficiano anche di una politica chiara perché sanno cosa devono fare per organizzare un check-in posticipato. La fornitura di opzioni di check-in posticipato può aumentare la probabilità che alcuni ospiti scelgano il tuo hotel. Può aumentare la soddisfazione degli ospiti assicurando loro di arrivare in un orario che corrisponda ai loro piani di viaggio.

Video: Qual è l'orario di check-in in un hotel?

8 buone pratiche per gestire i check-in tardivi in un hotel

Nelle sezioni che seguono potrai leggere alcune strategie chiave e buone pratiche per un servizio di check-in posticipato in hotel.

1. Dare priorità a una comunicazione chiara con gli ospiti

Dovresti dare priorità a una comunicazione chiara con gli ospiti sui servizi di late check-in del tuo hotel. Sii trasparente su quali sono gli orari di check-in, su come funzionano i late check-in e su come gli ospiti possono richiedere un late check-in.

Una comunicazione chiara con gli ospiti è importante perché aiuta a gestire le aspettative. Quando gli ospiti sanno cosa devono fare, possono godere di un'esperienza di arrivo piacevole, libera da frustrazioni inutili.

Includere le informazioni sul check-in nelle e-mail di conferma, nelle e-mail prima dell'arrivo e marketing alberghiero contenuto. Cerca di assicurarti che non ci sia spazio per la confusione e renderai la vita più facile agli ospiti e ai dipendenti del tuo hotel.

2. Creare e fornire un processo di check-in 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Uno dei modi migliori per gestire un hotel con check-in posticipato è creare un processo di check-in 27/7. Ciò consentirà agli ospiti di arrivare in qualsiasi momento e comunque reclamare la camera prenotata nel tuo hotel.

Un servizio di check-in posticipato 24 ore su 24, 7 giorni su 7 piacerà a un gran numero di ospiti e potrebbe fargli scegliere il tuo hotel rispetto a un concorrente. Sta rapidamente emergendo come uno dei maggiori differenziatori competitivi nel settore alberghiero.

Sono disponibili diverse opzioni, tra cui avere personale alla reception 24 ore su 24, 7 giorni su 7, utilizzare il check-in tramite dispositivi mobili, offrire sistemi di accesso senza chiave o installare chioschi self-service nell'area della reception.

Video: Procedura di check-in e check-out in hotel

3. Investire in formazione e coaching di alta qualità

Un servizio di late check-in in hotel si basa sulla qualità del personale della reception, quindi la formazione è essenziale. Concentratevi sulla preparazione del personale per effettuare il check-in dei nuovi arrivi in modo efficiente e gestire i problemi più comuni che potrebbero presentarsi.

La formazione è fondamentale perché il personale deve comprendere appieno le tue policy e procedure per il check-in tardivo. Deve anche sapere come gestire gli arrivi in ritardo e alcune delle sfide che potrebbero presentare.

Potrebbe anche essere necessario insegnare al personale come risolvere i problemi relativi alla tecnologia di self-check-in.

4. Assegnare le camere d'albergo utilizzando un processo flessibile

Il check-in tardivo in un hotel richiede spesso un elemento di flessibilità, e l'approccio migliore è quello di prepararsi in anticipo. Cerca di riservare una o due stanze a cui rivolgerti in caso di crisi.

Questo tipo di flessibilità è importante perché gli arrivi in ritardo possono rendere difficile stabilire se gli ospiti non si sono presentati e se le stanze sono disponibili per essere riassegnate. Mantenendo alcune di scorta, puoi farcela.

Come bonus aggiuntivo, operare con questo tipo di flessibilità può anche permetterti di risolvere situazioni di overbooking. Puoi anche potenzialmente offrire queste stanze a persone che vogliono una stanza d'albergo all'ultimo minuto.

5. Creare un documento di politica sul check-in tardivo

È importante non solo creare la tua politica alberghiera per il check-in tardivo, ma anche documentarla. Descrivi cosa conta come check-in tardivo, come funzionano questi check-in e cosa addebiterai per i privilegi del check-in tardivo.

Avere una politica chiara è fondamentale perché significa che puoi farvi riferimento quando incontri dei problemi. Ti consente anche di fornire agli ospiti informazioni chiare su cosa possono e non possono fare.

La tua politica può essere utilizzata internamente tra gestione alberghiera e personale, ma una versione dovrebbe essere disponibile anche al pubblico.

6. Utilizzare in modo efficace le notifiche digitali

Le notifiche digitali possono fornire informazioni preziose allo staff su quando è previsto l'arrivo di un ospite. Nel frattempo, le notifiche possono anche essere inviate agli ospiti, fornendo aggiornamenti o dettagli utili.

Il valore dell'invio di notifiche risiede nella consegna tempestiva delle informazioni. Un ospite può essere informato dell'ultimo orario in cui può effettuare il check-in, oppure un membro dello staff può essere informato entro quando deve avere una stanza pronta.

Il software per hotel può essere fondamentale per inviare notifiche interne. Inoltre, avere la propria app mobile è una delle più grandi tendenze alberghiere ed è possibile utilizzare un'app per inviare notifiche al telefono degli ospiti.

7. Sfrutta i check-in tardivi come fonte di entrate

Un ottimo modo per rendere reciprocamente vantaggiosi i check-in tardivi è quello di addebitare un piccolo extra per l'opzione. Ciò consente comunque agli ospiti di beneficiare del servizio, ma anche il tuo hotel guadagna qualcosa da queste prenotazioni.

Addebitare un extra per i servizi di late check-in dell'hotel può migliorare la salute finanziaria della tua attività. In un settore competitivo, vale la pena sfruttare al meglio tutti i flussi di entrate disponibili.

Vendere il check-in posticipato come extra semplifica inoltre la giustificazione del lavoro aggiuntivo implicato nella gestione di questo servizio.

Check-in posticipato in hotel

8. Provare a stabilire partnership di trasporto

Prova a collaborare con le compagnie di trasporto della zona per fornire servizi alle persone che utilizzano la tua offerta di late check-in in hotel. Ciò potrebbe includere compagnie di taxi locali, servizi di auto private e compagnie di autonoleggio.

Collaborare con le aziende di trasporto locali può generare affari extra per loro, assicurando al contempo che i tuoi ospiti arrivino in sicurezza. Ciò aumenta la soddisfazione del cliente e fornisce una prima impressione positiva.

Esplora diverse soluzioni in quest'area, tra cui aziende di ride-sharing e aziende di noleggio biciclette. Più opzioni hai tra cui scegliere, più facile sarà fornire opzioni per gli ospiti.

Superare le sfide con i servizi di check-in tardivo in hotel

Se offri il check-in posticipato in un hotel, dovrai imparare a risolvere i problemi più comuni:

  • Overbooking: Considerate diverse opzioni per gestire gli overbooking. Cercate di tenere una o due stanze disponibili, usate soluzioni software di alta qualità e create partnership con altri hotel.
  • Sfide per la sicurezza: Gli ospiti che utilizzano i servizi di late check-in dell'hotel possono aumentare i problemi di sicurezza. Utilizza sistemi di videosorveglianza e di sicurezza delle porte e assicurati di avere personale adeguato per ottimizzare la sicurezza nel tuo hotel.
  • Aspettative: Il modo migliore per gestire le aspettative degli ospiti è essere il più chiari e trasparenti possibile. Comunica le tue policy agli ospiti via email, sul tuo sito web, sui social media e tramite altri canali.

Informazioni sulle soluzioni alberghiere per il check-in anticipato

I servizi di check-in anticipato e check-in posticipato degli hotel possono a volte andare di pari passo, ma non è sempre così. Un servizio di check-in anticipato consentirà agli ospiti di effettuare il check-in prima dell'orario stabilito, che spesso è tra le 14:00 e le 16:00. I check-in anticipati a volte rappresentano una sfida maggiore per i team delle pulizie rispetto alle opzioni di check-in posticipato, ma le sfide per la sicurezza possono essere più semplici da superare, poiché gli ospiti non arrivano durante la notte.

Nel "Hotel con check-in anticipato: ottimizza l'esperienza degli ospiti e le entrate dell'hotel", puoi scoprire tutto ciò che devi sapere su come gestire un servizio di check-in anticipato e renderlo un successo.

Esplorare l'ottimizzazione del check-out degli ospiti in un hotel

Un hotel con check-in posticipato dovrà anche considerare il processo di check-out, che avviene quando un ospite lascia l'hotel. Questa è una parte cruciale del percorso del cliente, dove solitamente si svolgono la fatturazione e le transazioni finanziarie. Gli ospiti spesso desiderano un certo grado di flessibilità e gli hotel devono anche garantire che il processo sia il più efficiente possibile.

Nel "Processi di check-out in hotel: suggerimenti per ottimizzare i check-out degli ospiti", puoi leggere tutto su come creare un processo di check-out solido ed efficiente che lasci agli ospiti un'esperienza positiva.

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Le offerte di late check-in degli hotel possono essere importanti per gli ospiti e possono fare la differenza tra qualcuno che prenota nel tuo hotel anziché in un rivale. Gli ospiti apprezzano la flessibilità e, se utilizzi le strategie descritte, puoi implementare un servizio di late check-in di successo e offrire ai nuovi arrivati un'ottima prima impressione.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.