Per molte aziende, i viaggi aziendali sono una componente chiave della gestione di un'azienda moderna e una delle maggiori spese. I costi di viaggio devono essere attentamente controllati, mentre la logistica deve essere gestita in modo che i viaggiatori non incontrino difficoltà. Per questo motivo, molti si rivolgono a una società di gestione dei viaggi per chiedere aiuto. In questo articolo, imparerai di più sulla gestione dei viaggi come disciplina e su alcuni dei principali vantaggi che un'azienda TMC può offrire.

Sommario:

Che cos'è la gestione dei viaggi?

In generale, la gestione dei viaggi si riferisce alla gestione strategica delle esigenze di viaggio, con la gestione dei viaggi aziendali come esempio principale. In genere coinvolge tutto, dalla definizione di una politica di viaggio alla gestione dei fornitori, all'effettuazione di prenotazioni e all'assistenza nel monitoraggio e nella gestione dei costi e delle spese di viaggio.

Una società di gestione dei viaggi ha il compito di gestire i viaggi per un cliente. Il cliente sarà solitamente un'azienda o un'altra organizzazione, ma in alcuni casi anche i privati potrebbero scegliere di utilizzare una società TMC.

Oltre a gestire i requisiti di viaggio e la logistica, una società di gestione dei viaggi mira in genere a far risparmiare tempo e denaro ai clienti. Il loro ruolo è più ampio di quello di un agente di viaggio perché un agente di viaggio di solito effettua prenotazioni in base a criteri prestabiliti. Al contrario, una società TMC può aiutare a stabilire i criteri.

Puoi trovare maggiori informazioni sulla gestione dei viaggi nell'articolo "Cos'è la gestione dei viaggi?".

9 vantaggi dell'utilizzo di una società di gestione dei viaggi

Le società di gestione dei viaggi possono essere preziose per le aziende per molte ragioni. Alcuni di questi sono ovvi, mentre altri sono più facilmente trascurati. Di seguito, troverai nove vantaggi principali derivanti dall'utilizzo di una società TMC per gestire la tua strategia di viaggio d'affari.

1. Voli e hotel più economici

Mentre è vero che una società TMC richiederà il pagamento per i propri servizi, spesso su base di abbonamento o addebitando una tariffa per i servizi che utilizzi, la realtà è che possono comunque farti risparmiare considerevoli somme di denaro. Ciò è particolarmente vero se viaggi regolarmente o hai dipendenti che viaggiano regolarmente.

Una società di gestione dei viaggi avrà rapporti d'affari in tutto il industria del turismo, consentendo loro di ottenere tariffe alberghiere vantaggiose. Hanno anche l'esperienza per cercare voli economici nel posto giusto e prenotare voli al momento giusto. Di conseguenza, i costi di viaggio complessivi possono essere notevolmente ridotti.

2. Consulenza e approfondimenti di esperti

Qualsiasi società di gestione dei viaggi esperta conoscerà a fondo l'industria dei viaggi e avrà imparato alcuni trucchi lungo la strada. Con questo in mente, possono fornire consigli di esperti su come spendere al meglio i tuoi soldi, quali sono i migliori itinerari di viaggio e cosa devi sapere prima di visitare determinate destinazioni.

In molti casi, le aziende lavoreranno con una società TMC specializzata nel trattare con clienti dello stesso settore. Questo può essere estremamente utile, poiché alcuni settori hanno esigenze di viaggio specifiche o sfumate. L'esperienza precedente può aiutare il società di gestione dei viaggi per ottimizzare la tua strategia di viaggio e allontanarti dalle insidie comuni.

3. Assistenza e supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Un'altra cosa grandiosa di lavorare con una società di gestione dei viaggi è la disponibilità di supporto. Con la maggior parte delle aziende, questo sarà disponibile 24 ore su 24 o quasi. Ciò significa che se qualcosa va storto, se hai bisogno di fare un cambiamento improvviso o se hai bisogno di un consiglio urgente, ci sarà qualcuno a tua disposizione per aiutarti.

Senza utilizzare un travel manager, dovrai gestire internamente eventuali problemi con i viaggi. Ciò potrebbe significare che hai difficoltà a trovare supporto al di fuori dell'orario di lavoro principale o che sei personalmente responsabile di fornire supporto a tutti i viaggiatori aziendali della tua organizzazione, anche se hanno bisogno di aiuto in orari poco socievoli.

4. Assistenza per le politiche di viaggio

I viaggi di lavoro dovrebbero essere il più coerenti possibile, ma devi mantenere i dipendenti in viaggio felici e al sicuro. Per questi motivi, è necessario stabilire una politica di viaggio. Con una politica chiara in atto, tutti sanno da che parte stare, possono essere delineati comportamenti accettabili e inaccettabili e possono essere stabilite regole sulle spese.

Una società di gestione dei viaggi non solo può assisterti nella creazione di una solida politica, ma sarà anche in grado di aiutarti a farla rispettare, ad esempio raccomandando solo opzioni di viaggio che soddisfano tutti i requisiti.

5. Reportistica consolidata

Per quanto riguarda la rendicontazione delle spese di viaggio, la maggior parte delle società di gestione dei viaggi consoliderà le informazioni in un unico report, contribuendo a riunire le informazioni importanti in un unico posto. Ciò rende più facile tenere traccia delle spese di viaggio e identificare se le tue spese in quest'area sono troppo elevate o meno.

Oltre a consolidare la rendicontazione in questo modo, la migliore gestione dei viaggi aziendali gli esperti faranno il possibile, aiutandoti ad analizzare le informazioni nei tuoi rapporti per apportare modifiche alla tua strategia.

6. Avvisi o avvisi di viaggio

Con molte attività commerciali, viene messo da parte una volta che il viaggio è organizzato fino a quando non si avvicina il momento. Tuttavia, con una società di gestione dei viaggi, qualsiasi piano di viaggio può essere monitorato e gestito in modo più attivo. Uno dei modi in cui ciò si manifesta è attraverso l'uso di avvisi di viaggio o messaggi di avviso, che vengono inviati per segnalare informazioni importanti.

Ad esempio, gli avvisi possono essere inviati in caso di interruzione del percorso di viaggio pianificato, consentendoti di prepararti a tutte le eventualità. Scoprire tempestivamente queste informazioni può anche fornire enormi vantaggi finanziari.

7. L'uso della tecnologia moderna

È importante capire che una moderna società di gestione dei viaggi fornirà gli strumenti e i sistemi necessari per prenotare facilmente il tuo viaggio. Ciò potrebbe, ad esempio, significare che ti forniranno un software per computer o un'app mobile, che ti consentirà di inviare i tuoi piani di viaggio o le tue richieste in qualsiasi momento della giornata.

L'uso di tecnologie all'avanguardia consente una maggiore efficienza in questo settore. Se gestisci tu stesso l'organizzazione del viaggio, l'intero processo può richiedere molto tempo. Al contrario, l'utilizzo di un'app mobile o di un pacchetto software per computer per effettuare una richiesta alla tua azienda TMC di solito può essere eseguita in pochi minuti.

8. Maggiore tranquillità

La gestione dei viaggi può essere complicata ed è sorprendentemente facile trascurare qualcosa, che si tratti di risolvere i requisiti per i visti, garantire ai viaggiatori d'affari la giusta copertura medica o organizzare i trasferimenti aeroportuali. Uno dei principali vantaggi di lavorare con un'azienda TMC è la tranquillità che offre.

La tua scelta agenzia di viaggi d'affari lavorerà con te per comprendere le tue esigenze e garantire che tutto venga gestito. La loro esperienza nel campo rende molto meno probabile che qualcosa venga accidentalmente trascurato.

9. Più tempo per altre attività

Infine, uno dei motivi principali per cui così tante organizzazioni si rivolgono a una società di gestione dei viaggi è che libera più tempo, che può quindi essere speso per altre attività cruciali per il successo aziendale. La gestione dei viaggi è una disciplina dalle molteplici sfaccettature; trovare i voli più economici e gli hotel migliori e organizzare i trasferimenti richiede tempo.

Non solo un'azienda TMC di alta qualità sarà in grado di gestire queste responsabilità per tuo conto, ma intrattiene anche rapporti commerciali esistenti con i fornitori, offrendo loro un accesso molto più rapido alle migliori tariffe possibili.

Come scegliere una società di gestione dei viaggi

Ci sono diversi fattori importanti da considerare quando si trova la giusta compagnia di gestione dei viaggi. A livello di base, vuoi trovare un'azienda con un'esperienza rilevante e una reputazione consolidata per fornire un servizio eccellente. Devi anche sapere che possono adattare i loro servizi alla tua attività.

Quando possibile, è consigliabile lavorare con un'azienda TMC con una precedente esperienza nel settore. È anche meglio stabilire una politica di viaggio aziendale prima di iniziare il processo di ricerca. La tua azienda prescelta alla fine sarà in grado di aiutarti a ottimizzare questo, ma avere una politica di base in atto ti aiuterà a trovare la soluzione giusta.

Devi considerare il tuo budget e trovare un'azienda che ti fornisca ciò di cui hai bisogno a un prezzo accessibile. Allo stesso tempo, è importante lavorare con un'azienda di alta qualità che utilizza la tecnologia più recente. Vorrai anche assicurazioni che l'azienda offrirà supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 o quasi.

In che modo gli hotel possono trarre profitto dalle società di gestione dei viaggi

I frequenti viaggi aziendali possono essere costosi e complicati, soprattutto quando si destreggiano tra più viaggiatori d'affari con itinerari unici. Per questo motivo, molte aziende acquisiscono i servizi di società di gestione dei viaggi o agenti di viaggio aziendali. In sostanza, questi agenti si assumono la responsabilità dell'organizzazione e della gestione dei viaggi di lavoro, comprese le prenotazioni. Qualsiasi hotel che desideri sfruttare appieno i viaggi d'affari deve rendersi il più disponibile possibile per queste società di gestione dei viaggi.

Un agente di viaggio aziendale può essere responsabile della ricerca di alloggi, voli e altre forme di trasporto e in genere si rivolge a un sistema di distribuzione globale (GDS) per assisterli in queste attività. Questo significa il principale Sistemi GDS fungere da canale di distribuzione vitale per gli hotel. Collegandoti a questi sistemi di distribuzione globali, puoi fornire agli agenti di viaggio l'accesso alle informazioni più aggiornate sulle tariffe delle camere e sulla disponibilità attuale. Ciò aumenta le possibilità che prenotino camere nel tuo hotel, aiutandoti a massimizzare le entrate.

Nell'articolo “Sistema di distribuzione globale (GDS): quali sono i vantaggi per gli hotel?” imparerai di più sui migliori sistemi GDS e su come possono aiutare il tuo hotel a trarre vantaggio dalle agenzie di viaggio e dalle società di gestione dei viaggi.

Elenco delle società di gestione dei viaggi

Poiché le società di gestione dei viaggi organizzano viaggi di lavoro ed eventi per i dipendenti delle aziende, gli hotel possono creare la possibilità di attrarre più viaggiatori aziendali mettendo la loro proprietà a disposizione di più società TMC. Nell'articolo "Gli agenti di viaggio aziendali per gli hotel per guadagnare più viaggiatori d'affari", troverai un elenco di famose società di gestione dei viaggi.

Bacheche di lavoro di viaggio per trovare società di gestione dei viaggi

Una società di gestione dei viaggi pubblicizza spesso offerte di lavoro online e uno dei modi più comuni per farlo è utilizzare le bacheche di lavoro di viaggio. Alcune bacheche di lavoro sono specificamente rivolte al settore dei viaggi e sono utilizzate principalmente da aziende del settore e persone che desiderano lavorare nel settore.

Nel "Lavori di viaggio: le migliori bacheche di lavoro nel settore dei viaggi per la tua carriera” articolo, puoi trovare una ripartizione di alcune delle migliori bacheche di lavoro utilizzate dalle società di gestione dei viaggi e da altri nel settore dei viaggi.

Agente di viaggio online come alternativa alla società di gestione dei viaggi

Quando si prenota un viaggio, la principale alternativa a una società di gestione dei viaggi è rivolgersi a un agente di viaggio online, o OTA. Questi funzionano in modo simile agli agenti di viaggio convenzionali, fungendo da collegamento tra venditori e clienti, ma operano online e hanno un'enfasi molto maggiore sul self-service.

Nell'articolo "12 agenti di viaggio online (OTA) per aumentare le tue prenotazioni di hotel“, potrai accedere a un elenco di alcune delle OTA più popolari e saperne di più su come funzionano queste piattaforme e cosa possono offrire.

Una società di gestione dei viaggi può assistere privati e aziende aiutandoli a gestire le loro esigenze di viaggio. Con una tipica azienda TMC che si occupa di compiti come contattare le compagnie di viaggio, negoziare con gli hotel, organizzare voli e fornire ulteriore supporto, le aziende possono risparmiare denaro e dedicare più tempo alle operazioni quotidiane.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi aziendali

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono di più per i loro viaggi, soprattutto quando il loro datore di lavoro copre i costi. Tuttavia, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli troverai maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.