Con la globalizzazione che contribuisce a rendere i viaggi d'affari più importanti che mai, la disciplina della gestione dei viaggi è ora cruciale per ottimizzare le prestazioni complessive. È importante capire che i viaggi aziendali sono complicati, quindi non dovrebbero essere organizzati a casaccio o all'ultimo minuto. In questo articolo imparerai di più sulla gestione dei viaggi stessa e sul valore delle società di gestione dei viaggi che ti aiutano a ottimizzare la tua strategia.

Sommario:

Che cos'è la gestione dei viaggi?

La gestione dei viaggi è una specializzazione basata sull'organizzazione di viaggi aziendali, sul monitoraggio delle spese di viaggio e sull'elaborazione di una strategia di viaggio completa. Come disciplina, ha lo scopo di aiutare le aziende ei loro dipendenti a ottimizzare il modo in cui affrontano le loro esigenze di viaggio. Ciò significa garantire che tutto sia gestito correttamente, riducendo al minimo qualsiasi impatto negativo sulla produttività e sui risultati finanziari.

Quali sono i vantaggi della gestione dei viaggi per le aziende?

Uno dei principali vantaggi della gestione dei viaggi è la capacità di ridurre i costi associati ai viaggi. Questo può includere tutto, dai biglietti aerei, alle tariffe delle camere d'albergo e all'assicurazione di viaggio. In generale, gli specialisti della gestione dei viaggi avranno contatti nel settore e un'esperienza sufficiente per trovare o negoziare le migliori offerte.

Affidando la responsabilità di questo a un travel manager dedicato oa un team di gestione dei viaggi, i singoli dipendenti possono dedicare molto più tempo alle attività quotidiane fondamentali e meno tempo alla pianificazione dei viaggi.

Una volta definita una strategia di viaggio, coloro che offrono servizi di gestione dei viaggi possono anche aiutarti a migliorare continuamente tale strategia, segnalando le spese di viaggio d'affari e suggerendo modifiche utili.

Agenti di viaggio interni contro agenti di viaggio esterni

Esistono due approcci principali che le aziende possono adottare: gestire la gestione dei viaggi internamente o esternalizzarla a un'agenzia di viaggi esterna, ed entrambi gli approcci presentano vantaggi e svantaggi.

Agente di viaggio interno

L'utilizzo di un agente di viaggio interno per la gestione dei viaggi significa che la responsabilità della gestione della tua strategia di viaggio rimane all'interno della tua attività. Impiegherai qualcuno specifico per il ruolo o qualcuno già sotto il tuo impiego si assumerà queste responsabilità.

In termini di vantaggi, questo ti permette di esaminare il lavoro dell'agente di viaggio più facilmente che con un agente esterno, ed eviti anche di pagare la commissione o la quota di abbonamento che un agente esterno richiederebbe. D'altra parte, devi assumere qualcuno per il ruolo o avere un dipendente attuale che divide il proprio tempo.

Agenzie di viaggio aziendali esterne

L'alternativa è lavorare con un'agenzia esterna di gestione dei viaggi aziendali. Ciò significa esternalizzare la responsabilità della gestione dei viaggi a un'altra azienda specializzata in questa disciplina. Non assumerai la persona che gestisce la tua strategia di viaggio, ma la pagherai tramite una commissione sulle prenotazioni o una quota di abbonamento.

I vantaggi di questo approccio includono la libertà dei propri dipendenti di fare altre cose e l'acquisizione di informazioni esperte da un'azienda che si concentra esclusivamente sulla gestione dei viaggi. C'è anche la probabilità di ottenere tariffe di viaggio più economiche. Tuttavia, può essere più difficile esaminare l'esatto lavoro che svolgono, quindi è necessario un livello di fiducia.

Quali sono i compiti di un agente di viaggio?

Sia che tu assuma un travel manager o un agente o scelga di esternalizzare a una società esterna, le attività principali saranno molto simili. Di seguito sono illustrate alcune delle funzioni e responsabilità più importanti:

1. Pianificazione del viaggio

A livello di base, i viaggi d'affari devono essere pianificati in anticipo, in modo da coprire tutte le basi. Ciò comporta, tra le altre cose, la selezione delle date giuste per il viaggio, l'identificazione degli orari migliori per i voli, la posizione migliore per l'alloggio, la necessità o meno dei trasferimenti aeroportuali e così via.

Lasciare la pianificazione del viaggio nelle mani esperte di un travel manager, o di una società di gestione dei viaggi, contribuirà a garantire che nulla venga dimenticato. La loro profonda conoscenza del industria del turismo può anche essere prezioso.

2. Negoziazione

Una gran parte di gestione dei viaggi aziendali comporta l'organizzazione di viaggi d'affari al miglior prezzo possibile. Per raggiungere questo obiettivo, è probabile che sia necessaria la negoziazione con vari fornitori.

Le società di gestione dei viaggi sono idealmente attrezzate per gestire questa responsabilità perché il loro personale sarà esperto nelle trattative. È anche molto più probabile che abbiano stretti contatti in diverse parti del settore dei viaggi, consentendo loro di assicurarsi tariffe speciali che altrimenti potrebbero essere irraggiungibili per te.

3. Organizzare l'alloggio

Un'altra responsabilità chiave nella gestione dell'organizzazione del viaggio è l'organizzazione di alloggi adeguati per i viaggiatori d'affari. Ciò significa esaminare tutte le opzioni disponibili, inclusi hotel, bed and breakfast e alloggi condivisi. Significa anche prenotare il giusto numero di camere al giusto prezzo per il giusto periodo e numero di giorni.

Quando le aziende non hanno tempo a sufficienza, cercano alloggi economici o alloggi nella giusta posizione. Tuttavia, un travel manager sarà in grado di prendersi il tempo per soppesare tutte le diverse esigenze, valutarle e trovare una sistemazione che soddisfi il maggior numero possibile di caselle, pur rimanendo al di sotto del budget.

4. Trasporto

Il trasporto è una parte enorme della pianificazione del viaggio e un bene società di gestione dei viaggi o un professionista può aiutarti a gestire in anticipo tutte le tue esigenze di trasporto. Ciò potrebbe includere la prenotazione di voli, l'assicurazione di un'auto a noleggio, l'organizzazione di trasferimenti aeroportuali, l'acquisto di biglietti del treno o la prenotazione di abbonamenti di viaggio scontati.

L'ottimizzazione della tua strategia di viaggio aziendale richiede che tutte queste cose siano organizzate in anticipo, al miglior prezzo possibile, garantendo al contempo a tutti i viaggiatori d'affari di arrivare dove devono essere puntuali.

5. Pianificazione di riunioni ed eventi

In generale, i viaggi di lavoro saranno incentrati sulla partecipazione a riunioni o eventi aziendali; c'è molto lavoro da fare per organizzarlo. Ad esempio, dovrai assicurarti che tutti i partecipanti a un evento abbiano le credenziali giuste per entrare e sappiano dove stanno andando e cosa stanno facendo.

Se organizzi un evento aziendale, il processo di pianificazione diventa ancora più complicato. In ogni caso, i servizi di gestione dei viaggi di alta qualità saranno vantaggiosi, aiutandoti a far fronte al lato logistico.

6. Gestire le spese di viaggio

Infine, la gestione delle spese di viaggio è senza dubbio la parte principale del lavoro e un travel manager professionista sarà molto meglio attrezzato per gestirle rispetto a qualcuno senza esperienza reale. Anzi, bene società di gestione dei viaggi ti aiuterà a semplificare le spese, in modo che alloggio ed extra siano tutti in un'unica fattura.

Lavorare con un'azienda professionale può anche aiutarti a gestire le finanze della tua azienda. I report finanziari consolidati facilitano la lettura e il tuo travel manager può analizzare questi report e individuare le aree di miglioramento.

In che modo le aziende di viaggio possono trarre vantaggio dalle aziende di gestione dei viaggi

Nel mondo globalizzato di oggi, i viaggi aziendali regolari sono ormai un semplice dato di fatto per molte organizzazioni. Tuttavia, sta diventando sempre più comune per le aziende rivolgersi ad agenzie di viaggio aziendali o società di gestione dei viaggi professionali per assistenza. Un agente può quindi aiutare un'azienda a ottimizzare la propria strategia di viaggio in diversi modi, spesso assumendosi la responsabilità di prenotare voli, autonoleggi, alloggi ed eventi. Per i proprietari di hotel, gli agenti di viaggio aziendali sono un collegamento inestimabile con i viaggiatori d'affari.

La maggior parte degli agenti di viaggio aziendali si rivolge a un sistema di distribuzione globale, o sistema GDS in breve, per prenotare alloggi, voli e trasporti per i clienti aziendali. Con questo in mente, è importante che le aziende che operano nel settore dei viaggi, come compagnie aeree, autonoleggi o hotel che cercano di massimizzare il loro appeal per i viaggiatori d'affari, si connettono anche con i principali sistemi GDS. Ciò consentirà agli agenti di viaggio di accedere a informazioni in tempo reale su, ad esempio, tariffe e disponibilità delle camere d'albergo, aumentando le possibilità che si rivolgano al tuo hotel per le loro esigenze di viaggio d'affari e aumentando le tue entrate.

I nostri “Sistema di distribuzione globale (GDS): quali sono i vantaggi per gli hotel?“ L'articolo fornisce maggiori informazioni sui principali sistemi GDS, su come funzionano e su come possono avvantaggiare le aziende che operano nel settore dei viaggi.

Elenco delle società di gestione dei viaggi

Un numero crescente di aziende esternalizza la responsabilità della gestione dei viaggi d'affari a società di gestione dei viaggi, beneficiando dei loro contatti nel settore, delle conoscenze specialistiche e del supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Per gli hotel, il collegamento con i sistemi di distribuzione globale utilizzati da questi agenti di viaggio può aiutare ad attirare più ospiti in viaggio d'affari.

Nell'articolo "Agenzie di viaggio aziendali per hotel per acquisire più viaggiatori d'affari", imparerai di più sul ruolo degli agenti di viaggio aziendali, scoprirai perché le aziende esternalizzano sempre di più la gestione dei viaggi a loro e capirai perché questi agenti di viaggio sono preziosi per gli hotel che cercano di attrarre viaggiatori d'affari.

Comprendere Bleisure Travel come Travel Manager

Per chi si occupa di travel management è importante stare al passo con tutte le tendenze emergenti, e una delle più significative è quella dei viaggi bleisure. In sostanza, questo descrive un viaggio che combina elementi di lavoro e di piacere e spesso coinvolge i viaggiatori d'affari che prolungano la durata di un soggiorno per godersi altre attività.

Nel "Cos'è Bleisure Travel? Cosa cercano i viaggiatori Bleisure?” articolo, puoi approfondire l'argomento del viaggio bleisure, per capire cos'è, perché sta crescendo e cosa vogliono questi viaggiatori.

Le migliori bacheche di lavoro per trovare lavori di gestione dei viaggi

Le persone che cercano lavoro nella gestione dei viaggi devono utilizzare i canali giusti durante la loro ricerca di lavoro. Le bacheche di lavoro di viaggio rappresentano una delle migliori opzioni per questo, ma ci sono molte bacheche di lavoro tra cui scegliere, quindi è importante concentrare gli sforzi su coloro che hanno maggiori probabilità di pubblicizzare queste posizioni.

Nell'articolo "Lavori di viaggio: le migliori bacheche di lavoro nel settore dei viaggi per la tua carriera“, puoi esplorare alcune delle bacheche di lavoro più popolari incentrate sul settore dei viaggi e trovare il posto vacante ideale per la gestione dei viaggi.

I viaggi aziendali sono una componente chiave della gestione di un'azienda moderna e rappresentano una delle maggiori spese, insieme agli stipendi e ai costi di marketing. Per questo motivo, devi ottenere il massimo dal tuo denaro. La gestione dei viaggi può aiutare in questo garantendo al contempo che tutti gli elementi logistici siano gestiti correttamente.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi aziendali

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono di più per i loro viaggi, soprattutto quando il loro datore di lavoro copre i costi. Tuttavia, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli troverai maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.