Una società di gestione dei viaggi d'affari offre numerosi vantaggi a grandi e piccole imprese. Dal risparmio sui costi di viaggio all'organizzazione di più itinerari, nessuna azienda o viaggiatore aziendale può permettersi di ignorare i servizi di un'agenzia di viaggi d'affari, soprattutto se viaggia spesso. Ma dato l'enorme numero di società di gestione dei viaggi d'affari, come si fa a selezionare la compagnia giusta? Continuate a leggere per scoprirlo.

Sommario:

Che cos'è la gestione dei viaggi d'affari?

Funzioni di gestione dei viaggi di lavoro per gestire le esigenze di viaggio dei dipendenti di un'azienda e i relativi costi e aderire alle politiche di viaggio aziendali.

Una società dedicata alla gestione dei viaggi d'affari è responsabile della gestione di tutti gli aspetti dei viaggi d'affari per il personale dell'azienda, dalla firma dei contratti con compagnie aeree, catene alberghiere e società di autonoleggio all'organizzazione di altri servizi correlati. Le organizzazioni più grandi di solito impiegano agenti di viaggio interni, mentre le aziende più piccole esternalizzano le loro esigenze di viaggio d'affari a società esterne di gestione dei viaggi d'affari.

Perché utilizzare una società di gestione dei viaggi d'affari?

Dopo stipendi e bonus, i viaggi e le spese associate sono il costo di controllo più elevato di un'azienda. Pertanto, la funzione di business travel management per le aziende è di importanza strategica.

Una società di gestione dei viaggi d'affari stabilisce contratti con compagnie aeree e hotel per garantire che i dipendenti di un'azienda possano sempre trovare voli, mezzi di trasporto e camere d'albergo adeguati ogni volta che ne hanno bisogno. È attraverso questi agenti che le aziende possono ottenere sconti di viaggio significativi. Se il viaggiatore aziendale ha prenotato il volo o la camera d'albergo, non sarebbe così.

Come selezionare una buona società di gestione dei viaggi d'affari?

Poiché esistono molte società di gestione dei viaggi d'affari, dovrai determinare quale agenzia soddisferà le esigenze specifiche della tua azienda. Di seguito, troverai sei domande essenziali che ti aiuteranno a rendere più facile la tua selezione.

1. Quali sono i costi e i risparmi?

Ogni agenzia di viaggi d'affari deve addebitare una commissione per i suoi servizi, ma è necessario determinare in che modo le loro commissioni possono essere compensate dai risparmi che otterrai grazie a tariffe migliori. Per la maggior parte delle aziende, le tariffe compensano i potenziali risparmi e tali servizi sono molto utili a lungo termine, soprattutto se il personale deve viaggiare regolarmente per lavoro.

Poiché le società di gestione dei viaggi d'affari affermate hanno ottimi contatti nel viaggi e turismo settore, possono trasferire gli sconti su voli, trasporti e camere d'albergo ai tuoi dipendenti. Inoltre, quando un'agenzia in outsourcing gestisce tutte le tue esigenze di viaggio, i tuoi dipendenti possono concentrarsi sulle loro attività quotidiane piuttosto che cercare voli e camere d'albergo.

2. Offrono personalizzazione?

Non esistono due compagnie con le stesse esigenze di viaggio. Pertanto, alcune agenzie di viaggi d'affari forniscono servizi di personalizzazione per quelle aziende in settori specifici.

Se operi in un settore specializzato, ad esempio, nell'informatica, nel diritto, nel no profit, nelle vendite, ecc., devi considerare di scegliere un'agenzia specializzata per il tuo supporto ai viaggi aziendali. Ci sono anche agenzie più grandi con dipartimenti dedicati per soddisfare il tuo settore.

3. Quanto sono esperte le società di gestione dei viaggi d'affari?

Oltre alla personalizzazione, devi anche considerare quanto spesso e dove viaggiano i tuoi dipendenti. Alcune agenzie di viaggi aziendali sono specializzate solo in viaggi all'estero o nazionali. Per selezionare quello giusto, devi determinare se i tuoi dipendenti viaggiano solo verso destinazioni locali o all'estero. Supponiamo di utilizzare una società di gestione dei viaggi che non ha un'esperienza adeguata nella gestione dei viaggi internazionali. In tal caso, probabilmente dovrai affrontare problemi quando si tratta di modifiche all'itinerario dell'ultimo minuto, ritardi o emergenze. Hai bisogno di un agente di viaggio di grande esperienza per fornire ai tuoi dipendenti assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 in tutto il mondo.

Sebbene alcune piccole agenzie di viaggi aziendali si concentrino solo sui viaggi nazionali, potrebbero far parte di una rete più ampia che può offrirti voli internazionali gestione dei viaggi. Questo va bene finché possono ancora fornirti lo stesso livello di supporto attraverso la rete.

4. Quali tecnologie vengono utilizzate?

Quando un'azienda utilizza una tecnologia all'avanguardia per offrire un servizio ai propri clienti, generalmente si riflette bene su di loro. Le agenzie innovative che stanno al passo con le ultime tendenze tecnologiche hanno maggiori probabilità di avere successo in settori competitivi. Ti consigliamo di collaborare con quelle agenzie che dispongono di team di esperti di tecnologia che implementano interfacce utente fluide e un design intuitivo per la prenotazione dei viaggi.

Ogni azienda moderna dovrebbe essere automatizzata e semplificata. Trovare un'agenzia che sfrutti le ultime tendenze e sistemi tecnologici è la cosa migliore. Chiedi loro del loro sistema di distribuzione globale e di qualsiasi app o software che possono fornire per la tua attività.

5. Che tipo di rapporti offrono?

C'è di più da gestione dei viaggi aziendali che semplicemente organizzare un viaggio d'affari. I compiti di una società di gestione dei viaggi d'affari comportano la definizione di obiettivi, l'assunzione di decisioni importanti e il monitoraggio dei risultati su base continuativa. Per stabilire connessioni a lungo termine con un'agenzia di viaggi, devono fornirti una strategia che funzioni per entrambi.

Quando cerchi la giusta società di gestione dei viaggi d'affari, scopri che tipo di rapporti hanno a disposizione per i loro clienti e se puoi accedervi ogni volta che ne hai bisogno. L'agenzia giusta dovrebbe aiutarti a valutare i rapporti e apportare le modifiche necessarie.

6. Possono soddisfare o superare le tue aspettative?

Infine, devi assicurarti che l'agenzia prescelta offra un servizio e una comunicazione eccezionali. Prima di firmare il contratto, chiarisci loro perfettamente le tue aspettative. Crea un piano per incontri e revisioni regolari con la società di gestione dei viaggi d'affari. Dovresti anche delineare i tuoi obiettivi aziendali nel contratto di servizio. Questo può essere fatto creando metriche e dettagli specifici della politica di viaggio della tua azienda.

Comunicando regolarmente con il tuo agente di viaggio aziendale, avrai buone possibilità di tracciare e monitorare le loro prestazioni. Tuttavia, per risparmiare il tempo e il fastidio di apportare modifiche mirate al miglioramento delle prestazioni, dovresti optare per un'agenzia altamente affidabile e ben consolidata con molti feedback positivi dei clienti.

Vantaggi dell'utilizzo di società di gestione dei viaggi d'affari

Come accennato in precedenza, le aziende possono beneficiare di risparmi a lungo termine quando optano per i servizi di un'agenzia di viaggi aziendale per gestire i propri viaggi d'affari. Ma ci sono molti altri vantaggi di cui potresti non essere a conoscenza.

Il seguente articolo, "Società di gestione dei viaggi: vantaggi dell'utilizzo di una società TMC" fornisce tutti i dettagli di tutti i principali motivi e vantaggi dell'utilizzo di una società di viaggi d'affari.

In che modo le aziende di viaggio possono trarre vantaggio dalle agenzie di gestione dei viaggi d'affari

Le compagnie di viaggio come hotel, compagnie aeree e autonoleggi possono aumentare significativamente le loro prenotazioni se sfruttano l'opportunità unica offerta dalle società di gestione dei viaggi d'affari. Possono farlo collegandosi con lo stesso sistema delle società di travel management: a sistema di distribuzione globale. GDS aiuterà gli hotel a stabilire relazioni vantaggiose con le società di gestione dei viaggi d'affari e, quindi, ad attrarre più viaggiatori aziendali.

"Gli agenti di viaggio aziendali per gli hotel per guadagnare più viaggiatori d'affari" è un articolo approfondito che spiega in che modo le società di gestione dei viaggi d'affari possono aiutare gli hotel ad acquisire più viaggiatori aziendali. L'articolo rivela anche un elenco delle migliori agenzie di viaggi d'affari.

Il tuo agente di viaggi d'affari non deve solo condividere gli obiettivi della tua azienda e supportare le esigenze di viaggio del tuo personale, ma deve anche riflettere la tua politica di viaggio. Scegliere la migliore agenzia farà risparmiare sui costi di viaggio e renderà la tua attività più attraente per i fornitori.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi d'affari

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono di più per i loro viaggi, soprattutto quando il loro datore di lavoro copre i costi. Tuttavia, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli troverai maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

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