Un PMS per hotel è un sistema di gestione della proprietà progettato per l'uso all'interno di hotel e simili forme di alloggio. Tale software offre numerosi vantaggi, ma due dei più significativi sono la personalizzazione e l'automazione. In questo articolo, puoi scoprire perché questi sono preziosi e come possono essere utilizzati.

Sommario:

Che cos'è un hotel PMS?

Un PMS per hotel, o sistema di gestione della proprietà, è il nome dato a una soluzione software utilizzata per varie attività di gestione alberghiera e processi amministrativi, che vanno dall'elaborazione dei pagamenti e dalla gestione dei canali alla gestione delle prenotazioni, alla gestione delle camere e allo svolgimento di altre attività di front-desk e back -operazioni d'ufficio.

In sostanza, un PMS per hotel mira a fornire agli utenti la possibilità di svolgere il maggior numero possibile di attività fondamentali associate alla gestione della proprietà senza passare da un pacchetto software all'altro. Per questo motivo, quasi tutti gli hotel moderni utilizzeranno un PMS e integreranno quante più procedure possibili.

Perché un hotel PMS è importante?

Le esigenze del settore alberghiero moderno richiedono agli albergatori di ottimizzare la generazione di entrate, gestire grandi quantità di dati e utilizzarli per fornire il tipo di personalizzazione che gli ospiti si aspettano. Un PMS per hotel può fornire assistenza automatizzando attività prevedibili o ripetitive e consolidando i processi in un'unica applicazione.

Di conseguenza, è possibile accedere facilmente a informazioni importanti, come le informazioni sugli ospiti e le informazioni su quali camere d'albergo sono prenotate e quali libere, e queste informazioni possono essere mantenute aggiornate su tutta la linea. Allo stesso tempo, le attività chiave come l'invio di conferme e fatture ai clienti possono essere gestite automaticamente.

Importanza della personalizzazione di un PMS per hotel

Mentre un PMS alberghiero ha un ruolo cruciale da svolgere per coloro che operano nel settore ricettivo, è anche importante che i sistemi di gestione della proprietà siano personalizzati in modo rilevante per massimizzarne l'utilità.

Personalizzazione del front-end

Quelli nella gestione dell'hotel spesso trascurano la personalizzazione del frontend, ma ha diversi vantaggi significativi. La creazione di un'interfaccia intuitiva, che è stata contrassegnata in modo intelligente, può aiutare a dare ai dipendenti un maggiore senso di orgoglio per il luogo in cui lavorano e contribuire a garantire l'adozione universale del PMS.

Concentrarsi su elementi di design intelligenti e rendere il front-end il più intuitivo possibile può aiutare a ridurre al minimo la quantità di tempo e denaro che deve essere speso per le sessioni di formazione e significherà anche che i dipendenti possono risolvere più problemi all'interno dei propri team piuttosto che richiedere supporto tecnico.

Personalizzazione del back-end

Il backend o il livello di accesso ai dati di un PMS per hotel può anche essere personalizzato per rendere i dati raccolti il più pertinenti possibile. Ad esempio, è possibile impostare una dashboard per contenere le metriche di performance più rilevanti e questa dashboard può essere completamente centralizzata in modo che le modifiche ai dati vengano mostrate a chiunque acceda al PMS.

Questo può essere fatto un ulteriore passo avanti personalizzando il back-end in modo che i report pertinenti per i diversi reparti dell'hotel possano essere prodotti rapidamente in qualsiasi momento. La personalizzazione del back-end può anche creare un sistema di prenotazione delle camere di alta qualità, che viene mantenuto aggiornato e imposta le tariffe delle camere in base alla domanda.

Perché l'automazione PMS dell'hotel può avvantaggiare la tua attività

I migliori sistemi di gestione delle proprietà alberghiere forniscono una gamma di strumenti per automatizzare alcune delle attività più ripetitive, prevedibili o inutilmente dispendiose in termini di tempo, che possono essere importanti per diversi motivi. In primo luogo, l'automazione può aiutare a far risparmiare tempo ai dipendenti, il che significa che possono concentrare i propri sforzi su attività più complesse.

In secondo luogo, l'automazione può consentire l'esecuzione istantanea di determinate azioni, come l'invio di e-mail di conferma, in qualsiasi momento, anche se nessun dipendente è presente. In terzo luogo, l'automazione può aiutare a migliorare la comunicazione tra i reparti dell'hotel. Ad esempio, le pulizie potrebbero essere notificate automaticamente quando un ospite effettua il check-out, il che significa che la sua camera è libera e pronta per essere pulita per l'arrivo del prossimo ospite.

Cosa puoi automatizzare in un hotel PMS?

Diversi componenti chiave di un PMS per hotel possono essere automatizzati e coloro che operano nel settore dell'ospitalità spesso scelgono di farlo per migliorare l'efficienza e ridurre le richieste del personale. Alcuni degli esempi più comuni di aree che possono essere automatizzate sono delineati nelle seguenti sezioni:

Rapporti commerciali

I report sono una delle attività più comuni automatizzate utilizzando un PMS per hotel. Con la maggior parte delle migliori soluzioni in quest'area, puoi configurare il PMS in modo che produca regolarmente report utilizzando le metriche scelte mentre estrai i dati da varie fonti e questi report possono essere inviati a indirizzi e-mail specifici o archiviati all'interno del PMS.

Usando tecnologia alberghiera per assistere con la creazione di report può aiutare a eliminare l'errore umano perché il computer esegue i calcoli. Questo tipo di automazione può anche aiutare a migliorare la velocità di scrittura dei report e portare a una formattazione più standardizzata, rendendo i report più facili da interpretare.

Richieste di revisione

Il successo degli hotel moderni si basa sull'eccellenza esperienza del cliente e guadagnando una solida reputazione. Uno dei modi in cui gli hotel possono raggiungere questo obiettivo è mantenere i clienti felici e quindi incoraggiarli a lasciare recensioni positive su piattaforme come TripAdvisor, Facebook e Google.

Le richieste di revisione vengono generalmente inviate via e-mail e un buon PMS per hotel ti consentirà di automatizzarlo. Quando i clienti effettuano il check-out alla fine del loro soggiorno, ciò può attivare l'invio di un'e-mail all'indirizzo e-mail che hanno fornito, assicurandosi che ricevano l'e-mail il prima possibile dopo il loro soggiorno. In alternativa, puoi strategicamente optare per un ritardo, ad esempio inviando l'e-mail 24 ore dopo il check-out o una settimana dopo.

Attività di pulizia

Infine, gestione alberghiera i sistemi possono anche consentirti di automatizzare varie attività e attività associate alle pulizie in modo che il tuo hotel sia sempre nel miglior stato possibile. Gli esempi più ovvi sono gli avvisi automatici inviati al reparto pulizie quando si verificano determinati eventi all'interno dell'hotel.

Ad esempio, è possibile inviare una notifica quando un ospite effettua il check-in o il check-out. È inoltre possibile impostare avvisi programmati regolarmente per incoraggiare la pulizia frequente delle aree pubbliche. Al contrario, a lungo termine, è anche possibile impostare avvisi per i controlli di manutenzione delle apparecchiature, che possono contribuire a ridurre la necessità di riparazioni.

Video: esempio di automazione delle attività di pulizia

 

Hotel PMS: esplorazione delle caratteristiche principali

La sindrome premestruale di un hotel è uno degli esempi più importanti di software alberghiero per la maggior parte delle proprietà in tutto il mondo, ma sono disponibili diverse opzioni. Ciò significa che i decisori all'interno del settore devono esplorare le opzioni disponibili, confrontare le funzionalità che offrono e quindi selezionare la soluzione giusta per le loro esigenze.

Per saperne di più sulla gestione delle proprietà alberghiere, sulle soluzioni software PMS e sulle funzionalità più importanti a cui prestare attenzione, leggi il "Sistema PMS: quali sono le caratteristiche più importanti?" articolo.

Suggerimenti per la scelta del miglior hotel PMS

Quando si seleziona il giusto PMS per hotel, è necessario soppesare diversi aspetti, tra cui le esigenze specifiche dell'hotel e del suo personale, il budget disponibile per l'acquisizione del software e la formazione del personale, il feedback degli utenti esistenti e il livello di supporto offerto.

Puoi approfondire questi fattori e visualizzare altri suggerimenti per selezionare la soluzione di gestione della tua proprietà leggendo il "5 consigli essenziali per scegliere il giusto sistema di gestione della proprietà" inviare.

Integrazione software per un hotel PMS

Sebbene il software PMS per hotel sia progettato per consentire di controllare il maggior numero possibile di attività diverse da un unico posto, la maggior parte degli hotel dovrà comunque utilizzare anche vari altri strumenti software. Ciò significa che il PMS dell'hotel che hai scelto dovrebbe essere in grado di integrarsi con queste altre soluzioni per un'esperienza senza soluzione di continuità.

Ciò può includere l'integrazione con app di check-in, channel manager, software di marketing, software di gestione delle entrate e altro ancora. Per saperne di più, leggi "Software PMS: quale integrazione software dovrebbe avere un PMS?".

Hotel PMS e altri software di gestione alberghiera

Le soluzioni Hotel PMS sono solo un esempio di software gestionale per hotel. Tuttavia, altri strumenti possono aiutare gli hotel e il loro personale, con esempi tra cui strumenti di gestione del canale di distribuzione e sistemi di gestione delle entrate. Combinate, queste soluzioni possono aiutare gli hotel a migliorare l'efficienza e i risultati in diverse aree chiave.

Se desideri approfondire l'argomento del software di gestione alberghiera e leggere i vantaggi dell'adozione di diversi pacchetti software, dai un'occhiata "Software di gestione alberghiera: quali sono i vantaggi per gli hotel?".

Un PMS per hotel può essere personalizzato per renderlo il più user-friendly possibile, con i dati rilevanti resi facilmente accessibili. Allo stesso tempo, il software può anche essere utilizzato per automatizzare alcuni dei lavori più ripetitivi o prevedibili che sarebbero altrimenti svolti dal personale dell'hotel, con conseguente maggiore efficienza e precisione.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.