Una lettera di benvenuto dell'hotel è un messaggio che gli ospiti ricevono all'arrivo presso la struttura. La lettera può essere collocata nella camera prima dell'arrivo dell'ospite, inviata in camera dopo l'arrivo o consegnata tramite e-mail o SMS. Creare una lettera di benvenuto per un hotel di alta qualità è importante, perché dà il tono al soggiorno e consente al tuo hotel di dimostrare il proprio impegno per un ottimo servizio. Le migliori lettere di benvenuto forniscono anche informazioni utili per aiutare gli ospiti. In questo articolo imparerai come scrivere una fantastica lettera di benvenuto per l'hotel, completa di otto modelli gratuiti.

Tabella dei contenuti:

Che cos'è una lettera di benvenuto dell'hotel?

Una lettera di benvenuto dell'hotel è un breve messaggio, scritto dall'hotel a un ospite, che esprime gratitudine per la sua visita e fornisce informazioni utili. Può includere una panoramica dei servizi e dettagli su come gli ospiti possono chiedere aiuto.

Una lettera di benvenuto per gli ospiti dell'hotel può essere lasciata in anticipo nella camera d'albergo, pronta per l'arrivo dell'ospite, oppure può essere consegnata in camera dopo che hanno effettuato il check-in. Alcuni hotel inseriscono la lettera di benvenuto sotto la porta dell'ospite, mentre altri la consegnano il messaggio di benvenuto in formato digitale, sia via email che via SMS.

Inviare una lettera di questo tipo fa sentire gli ospiti apprezzati e può aiutare a creare una prima impressione positiva. Gli hotel utilizzano spesso il software CRM (Customer Relationship Management) per assistere nella scrittura di una lettera di benvenuto in hotel, consentendo di personalizzare la lettera per i singoli ospiti e persino di inviarla automaticamente al momento del check-in.

Vantaggi di una lettera di benvenuto in hotel

Scrivere una lettera di benvenuto per gli ospiti dell'hotel lo consente gestione alberghiera e il personale della reception per prendere contatto iniziale con l'ospite e fargli sapere cosa aspettarsi durante il soggiorno. Aiuterà l'ospite a sentirsi benvenuto e ad apprezzare la sua visita da parte dell'hotel, ma può anche aiutarlo a comprendere i servizi disponibili.

Ad esempio, una lettera di benvenuto in un hotel può far sapere loro dove trovare strutture chiave, come il ristorante o i servizi spa. Potrebbe anche indicare i modi migliori per contattare il personale dell'hotel. Quando le lettere sono personalizzati, possono spiegare dettagli più fini, come cosa è incluso in una prenotazione all-inclusive o come utilizzare le funzionalità della camera.

In definitiva, uno dei maggiori vantaggi di scrivere e inviare una lettera di benvenuto all’hotel è fornire una prima impressione positiva, che si spera sia supportata dalle interazioni iniziali con il personale della reception. Quando un soggiorno in hotel inizia bene, è più probabile che gli ospiti si divertano e abbiano una visione positiva del tuo hotel.

Perché dovresti scrivere lettere di benvenuto per l'hotel?

Aiuta a creare sensazioni positive, stabilisce aspettative e fornisce informazioni utili per migliorare il loro soggiorno. La lettera fa anche sapere agli ospiti che tu e i tuoi dipendenti siete felici di assisterli se dovessero riscontrare problemi.

Una lettera di benvenuto amichevole può aiutare a creare l'impressione che il personale dell'hotel sia disponibile, disposto ad aiutare e che si preoccupi sinceramente di offrire un'esperienza positiva agli ospiti. Può anche offrire alcuni suggerimenti su come ottenere il massimo da un soggiorno e può essere consultato se gli ospiti hanno bisogno di sapere come funziona qualcosa.

La tua lettera di benvenuto offre anche l'opportunità di esprimere i valori del tuo marchio e dare il tono al soggiorno. Può far parte di una strategia più ampia per migliorare la reputazione del tuo hotel. Infine, puoi anche utilizzare la tua lettera di benvenuto per richiedere un feedback o per chiedere agli ospiti di lasciare una recensione online dopo il loro soggiorno.

Il modo migliore per accogliere gli ospiti nel tuo hotel

6 consigli su come scrivere lettere di benvenuto per l'hotel

Come un proprietario dell'albergo o responsabile del front office, è importante capire come scrivere una lettera di benvenuto per un hotel efficace. Di seguito avrai accesso a sei suggerimenti che possono migliorare la tua scrittura delle lettere.

1. Utilizzare tecniche di personalizzazione

La personalizzazione è il processo di personalizzazione dell'esperienza degli ospiti per le singole persone. Una lettera di benvenuto per un hotel può essere personalizzata utilizzando le informazioni della prenotazione e i dati del cliente per arricchire i dettagli.

La personalizzazione dei messaggi è importante perché fa sentire il cliente apprezzato come individuo. Inoltre, consente ai clienti di sapere che conosci le loro esigenze e preferenze specifiche.

Rivolgetevi a loro per nome e fate riferimento al tipo di prenotazione che hanno effettuato. Ad esempio, se hanno prenotato un soggiorno all-inclusive, potresti voler fare riferimento al cibo e alle bevande inclusi. In alternativa, potresti creare modelli di messaggio per diversi tipi di ospiti, come turisti o viaggiatori d'affari.

2. Mantieni la tua lettera di benvenuto breve

Mantieni la lettera di benvenuto dell'hotel quanto più breve possibile, pur trasmettendo il messaggio principale. Usa la tua lettera per condividere informazioni chiave e dare il tono al soggiorno dell'ospite.

La brevità è essenziale, perché vuoi assicurarti che i tuoi ospiti leggano effettivamente il messaggio di benvenuto. Una lettera chiara e concisa è molto più efficace di un messaggio lungo.

Accogli l'ospite, ringrazialo per aver scelto il tuo hotel e poi passa a fornire i dettagli più critici su servizi, comfort e tecnologia alberghiera. Metti in chiaro che il personale è felice di aiutarti. Anche se può essere forte la tentazione di includere quanti più dettagli possibili, devi evitare di sovraccaricare i tuoi ospiti con troppe informazioni.

3. Richiedi feedback agli ospiti

Richiedi feedback nella tua lettera di benvenuto per ospiti dell'hotel, così puoi sentire cosa gli piace e cosa non gli piace. Effettuare una richiesta di feedback aumenterà le possibilità di generare recensioni online.

Il feedback è importante perché ti aiuta a identificare le aree di forza e di debolezza. Le recensioni online, in particolare, sono essenziali anche per modellare la tua reputazione e generare prenotazioni.

Puoi incoraggiare gli ospiti a lasciare recensioni su piattaforme specifiche, permettendo a queste di far parte di un contesto più ampio marketing alberghiero strategia. Naturalmente è necessario combinare questa richiesta di feedback con la fornitura di un servizio eccellente.

4. Evidenzia Contatti e Luoghi di interesse

La lettera di benvenuto dell'hotel dovrebbe anche evidenziare i principali punti di contatto nel tuo hotel. Inoltre, puoi fare riferimento ad alcuni luoghi di interesse che potrebbero voler visitare nelle vicinanze.

Spiegare come gli ospiti possono contattare i dipendenti può rassicurarli sulla disponibilità dell'assistenza e far loro sapere il modo migliore per contattarli. Nel frattempo, evidenziare le attrazioni locali può aumentare il esperienza di viaggio complessiva.

Fai sapere che il personale è sempre disponibile ad aiutare. L'industria del turismo e settore alberghiero spesso lavorano mano nella mano, quindi promuovere le attrazioni e le attività locali nella tua lettera di benvenuto può aiutare a costruire relazioni positive.

5. Adotta un tono di voce positivo

Adotta un tono di voce positivo, amichevole e ottimista. Vuoi che sia chiaro il più possibile che i dipendenti del tuo hotel sono cordiali, accoglienti e disposti ad aiutare gli ospiti.

Un tono positivo è fondamentale, perché la lettera di benvenuto dell'hotel aiuterà gli ospiti a farsi le prime impressioni. La lettera deve anche essere coinvolgente per la lettura degli ospiti.

Usare un linguaggio accogliente e ottimista può incoraggiare gli ospiti a sfruttare al meglio il loro soggiorno. In definitiva, vuoi che gli ospiti trascorrano un viaggio fantastico, quindi se ne vanno con ricordi positivi. Questo inizia quando arrivano per la prima volta.

6. Includere regole e politiche dell'hotel

Considera l'idea di includere le regole di base e le politiche dell'hotel nella lettera di benvenuto dell'hotel. Possono essere cose semplici, come le regole sull'uso della piscina o gli orari di apertura delle strutture ricreative.

Definire le proprie aspettative nei confronti degli ospiti può aiutare a prevenire che si verifichino problemi. Chiarisce cosa gli ospiti possono e cosa non possono fare e aiuta a mantenere l'ordine di base.

Alcuni hotel temono che evidenziare regole e politiche in una lettera di benvenuto possa sembrare troppo rigido, ma gli ospiti apprezzano la trasparenza. È importante ricordare che qualsiasi violazione delle regole nel tuo hotel avrà un impatto anche sugli altri ospiti e sul loro godimento del soggiorno. Sii chiaro, conciso e cerca di mantenere un tono amichevole mentre stabilisci le politiche.

8 modelli di lettere di benvenuto per hotel

Di seguito troverai otto modelli di lettere di benvenuto per hotel. Puoi utilizzarli come base per la tua lettera di benvenuto per gli ospiti dell'hotel o combinare elementi di più modelli, in base alle tue esigenze.

Video: Lettere di benvenuto? Lettera di benvenuto nella camera degli ospiti dell'hotel @Taj Krishna Hyderabad.

1. Modello di messaggio di benvenuto dell'hotel del servizio clienti

Caro signor/signora/signorina/signora. [Nome ospite],

Siamo lieti di darti il benvenuto a [Nome Hotel]. Grazie per aver scelto di stare con noi!

Qui a [Nome Hotel], miriamo a fornire una camera pulita, ordinata e confortevole, con un servizio cordiale da parte del personale dell'hotel. Ci impegniamo a offrire un'esperienza positiva durante tutto il tempo trascorso con noi.

Se hai bisogno di assistenza in qualsiasi momento, il nostro team è sempre pronto ad aiutarti. È possibile contattare il front office telefonicamente all'interno [Numero interno]. In alternativa, è sufficiente recarsi alla reception dell'hotel.

Siamo certi che apprezzerai il tuo soggiorno, ma accogliamo sempre con favore il feedback degli ospiti. Se avete suggerimenti su come migliorare, fatecelo sapere. Ci piacerebbe anche se potessi trovare un momento per lasciare una recensione su TripAdvisor o Google dopo il check-out, poiché ciò aiuta gli altri ospiti a fare la scelta migliore.

Grazie ancora per aver scelto [Nome Hotel]. Che tu sia in visita per affari o per piacere, confidiamo che avrai un'esperienza positiva e speriamo che ci sceglierai di nuovo se tornerai a [Destinazione] in futuro.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Responsabile del Front Office

[Nome dell'hotel]

2. Modello di messaggio di benvenuto per l'hotel per chi arriva per la prima volta

Caro signor/signora/signorina/signora. [Nome ospite],

Benvenuto a [Nome Hotel]! Siamo entusiasti che tu ci abbia scelto!

Poiché è la prima volta che soggiorni presso [Nome hotel], siamo determinati a offrire ai nostri ospiti un'esperienza piacevole, divertente e senza intoppi. Se hai bisogno di aiuto o hai domande, non esitare a contattare un membro dello staff. Il nostro team è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per assisterti in caso di domande o problemi.

Qui a [Hotel Name] ci impegniamo a fornire una camera pulita, ordinata e piacevole, insieme a un servizio di prima classe. Saremo inoltre lieti di ascoltare eventuali suggerimenti o feedback che potresti avere.

Vogliamo che tu tragga il massimo dal tuo tempo qui, quindi ti invitiamo a scoprire l'intera gamma di servizi e strutture che offriamo, dalla nostra connessione Wi-Fi gratuita all'eccellente bar e ristorante dell'hotel.

Grazie ancora per averci scelto. Faccia come se fosse a casa sua; speriamo che questa sia la prima di molte visite.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Responsabile del Front Office

[Nome dell'hotel]

3. Modello di lettera di benvenuto per hotel di prossima apertura

Caro signor/signora/signorina/signora. [Nome ospite],

Benvenuto a [Nome Hotel]! Siamo lieti di averti con noi.

Il nostro team amichevole si impegnerà a garantire che il vostro soggiorno sia confortevole, piacevole e divertente. Tuttavia, poiché siamo in una fase di pre-apertura in vista della nostra inaugurazione più avanti nel corso dell'anno, ti invitiamo a fare alcune concessioni extra mentre ottimizziamo i nostri standard di servizio e diamo gli ultimi ritocchi ai nostri servizi e strutture.

Ci auguriamo che apprezzerai il tuo soggiorno con noi. Mentre risolviamo eventuali problemi rimanenti, ci piacerebbe sentire il tuo feedback. Non esitate a contattarci all'indirizzo [Indirizzo e-mail] per eventuali suggerimenti, raccomandazioni o pensieri che desideri condividere.

Ancora una volta, tutto il nostro team ti ringrazia infinitamente per aver scelto di soggiornare presso [Hotel Name]. Se hai bisogno di assistenza, non esitare a visitare la reception o chiamarla all'interno [Numero interno].

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Responsabile del Front Office

[Nome dell'hotel]

lettera di benvenuto in una stanza d'albergo

4. Lettera di benvenuto all'hotel per prenotazioni all-inclusive

Caro signor/signora/signorina/signora. [Nome ospite],

Siamo lieti di darvi il benvenuto a [Nome Hotel]! Ci auguriamo che tu abbia un soggiorno fantastico.

Hai scelto di rendere la tua visita "Tutto compreso", quindi insieme a questa lettera abbiamo allegato un elenco degli articoli inclusi come parte di questo pacchetto. Sei più che benvenuto a provare anche tutti gli articoli che non sono elencati qui, ma tieni presente che tali articoli verranno addebitati al prezzo normale.

Se hai domande, dubbi o pensieri che desideri condividere, contatta un membro del nostro staff. Il nostro team sarà disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Saremo lieti di ricevere qualsiasi tuo feedback e ci farebbe piacere se potessi dedicare del tempo a lasciare una recensione del cliente su Google o TripAdvisor dopo la tua partenza.

Grazie ancora per aver scelto [Nome Hotel].

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Responsabile del Front Office

[Nome dell'hotel]

5. Lettera di benvenuto per gli ospiti dell'hotel che ritornano

Caro signor/signora/signorina/signora. [Nome ospite],

Siamo onorati di riaverti a [Hotel Name] e siamo così lieti che tu abbia scelto di soggiornare di nuovo con noi. Ci auguriamo davvero che la tua ultima visita sia stata piacevole e faremo del nostro meglio per garantire che questa visita sia ancora migliore.

Dalla tua ultima visita, abbiamo aggiornato il menu del ristorante del nostro hotel e apportato miglioramenti a [Strutture/Servizi/Dotazioni]. Siamo sicuri che adorerai esplorare queste nuove opzioni durante il tuo soggiorno.

Come sempre, non esitate a contattarci se avete domande o avete bisogno di assistenza di qualsiasi tipo.

Grazie ancora per la tua visita di ritorno. Siamo lieti di riaverti.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Responsabile del Front Office

[Nome dell'hotel]

6. Modello di lettera di benvenuto per l'hotel che evidenzia le caratteristiche della camera

Caro signor/signora/signorina/signora. [Nome ospite],

Grazie per aver scelto [Nome Hotel]! Siamo entusiasti di averti con noi.

Ci impegniamo a offrire una camera confortevole, un servizio di prima classe e un'esperienza eccezionale per gli ospiti.

Le nostre camere sono dotate di smart TV, telefono, minibar e connessione Wi-Fi gratuita. Le condizioni della vostra camera possono essere controllate anche utilizzando il nostro sistema di climatizzazione. Sentiti libero di goderti una qualsiasi delle bevande nel frigorifero ben fornito. Tieni presente che tutti gli articoli consumati verranno aggiunti al conto finale.

Abbiamo progettato le nostre camere pensando all'accessibilità, quindi i nostri bagni sono spaziosi e dotati di cabina doccia.

Se hai bisogno di aiuto durante il tuo soggiorno, non esitare a contattarci.

Ancora una volta, grazie per aver scelto di soggiornare presso [Nome Hotel].

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Responsabile del Front Office

[Nome dell'hotel]

7. Lettera di benvenuto in hotel per ospiti VIP

Caro signor/signora/signorina/signora. [Nome ospite],

Siamo lieti di darti il benvenuto come nostro VIP e non vediamo l'ora di assisterti in qualsiasi modo tu abbia bisogno.

Siamo grati che tu abbia scelto [Nome hotel] e il nostro staff sarà disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se hai domande, dubbi, dubbi, suggerimenti o pensieri che desideri condividere. Ci impegniamo a garantire che il tuo soggiorno sia il più piacevole e privo di stress possibile, quindi non esitare a contattarci. È possibile contattare la reception all'interno [Numero interno].

In qualità di ospite VIP, puoi anche accedere a [Elenco di accessori o servizi esclusivi].

Grazie ancora per aver scelto [Nome hotel]. Confidiamo che il tuo soggiorno sarà piacevole.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Responsabile del Front Office

[Nome dell'hotel]

8. Lettera di benvenuto per gli ospiti dell'hotel in un'occasione speciale

Caro signor/signora/signorina/signora. [Nome ospite],

Benvenuti a [Nome Hotel]. Siamo assolutamente onorati che tu abbia scelto di trascorrere [Nome dell'occasione] con noi. Ci auguriamo che la stanza sia di tuo gradimento e ti invitiamo a contattare un membro dello staff se hai ulteriori richieste.

Il personale è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e puoi anche contattare la reception all'interno [Numero interno].

Per aiutarti a celebrare l'occasione, trova una bottiglia di champagne in omaggio nel secchiello del ghiaccio in camera.

Grazie ancora per aver scelto di soggiornare presso [Nome Hotel].

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Responsabile del Front Office

[Nome dell'hotel]

Linee e frasi comuni delle lettere di benvenuto in hotel

Le linee e le frasi comuni delle lettere e delle frasi di benvenuto in hotel possono aiutarti a creare un messaggio tutto tuo. In generale, vorrai avere più modelli da utilizzare per diversi tipi di ospiti e situazioni. Avere provato e testato linee e frasi su cui fare affidamento renderà molto più semplice la creazione di questi modelli:

  • Siamo lieti che tu abbia scelto di soggiornare presso [Nome Hotel] e speriamo che la tua esperienza sia piacevole.
  • Benvenuto a [Nome Hotel]! Siamo entusiasti che tu abbia scelto di restare con noi.
  • Il nostro team amichevole è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Non esitare a contattarci in caso di problemi.
  • Facci sapere se c'è qualcosa che possiamo fare per rendere il tuo soggiorno più confortevole.
  • Ci impegniamo a fornire un servizio eccellente, ma siamo sempre felici di ricevere feedback. Se avete suggerimenti o raccomandazioni, fatecelo sapere contattandoci all'indirizzo [Indirizzo e-mail].
  • Grazie ancora per aver scelto di soggiornare presso [Nome Hotel]. Ci auguriamo che il tuo soggiorno sia tutto ciò che speravi.

Tutto quello che devi sapere sull'email marketing per hotel

A seconda di come viene inviata la lettera di benvenuto dell'hotel, potrebbe far parte della tua strategia di email marketing. Tuttavia, è importante comprendere gli altri componenti dell’email marketing strategia, comprese e-mail promozionali, e-mail transazionali ed e-mail inviate durante la fase di pre-arrivo del percorso del cliente.

Nel "Email marketing per hotel: tipologie, strategie e consigli utili“ In questo articolo puoi trovare un'analisi dei diversi tipi di email che compongono una strategia di successo e leggere alcuni suggerimenti che dovrebbero migliorare il tuo ROI.

Creazione di una strategia di marketing alberghiero di alta qualità

Una lettera di benvenuto per un hotel è ottima per salutare gli ospiti, ma devi anche generare quante più prenotazioni possibile e questo significa utilizzare strategie di marketing per l'hotel. Le opzioni qui vanno dal content marketing e dal social media marketing, alla gestione di una campagna pubblicitaria per hotel o alla creazione di un programma di fidelizzazione dei clienti.

Nel "Strategie di marketing alberghiere essenziali per più prenotazioni", puoi leggere tutto sulle strategie più importanti da adottare e comprendere il motivo per cui sono così popolari.

Una lettera di benvenuto dell'hotel aiuta a far sentire gli ospiti apprezzati, offrendo allo stesso tempo informazioni importanti sul loro soggiorno. L'utilizzo di modelli che consentono di personalizzare queste lettere è emerso come uno dei più importanti tendenze alberghiere degli ultimi tempi e utilizzando i suggerimenti e i modelli forniti, potresti essere in grado di migliorare l'esperienza degli ospiti.

Altri suggerimenti per far crescere la tua attività

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.