I migliori consigli per il marketing e la vendita di spazi per conferenze ed eventi

“Vendi esperienza. Non spazio.

Utilizza il tuo team di vendita per spiegare ai potenziali clienti come organizzare il miglior evento possibile. È il tuo biglietto d'oro per distinguerti dal mare di splendide proprietà là fuori.

Hotel indipendenti, questa è la vostra occasione di brillare. A differenza delle catene di marca, avete la flessibilità di evidenziare ciò che vi distingue davvero: l'esperienza del vostro team sul vostro sito web.

Troppi hotel perdono entrate perché non mettono in mostra le conoscenze del loro team. Molti dei nostri partner scoprono che oltre la metà delle loro piccole opportunità di incontro provengono da pianificatori con poca o nessuna esperienza. Questi novellini hanno un sacco di domande e hanno bisogno di una mano che li guidi, ma la maggior parte dei siti web degli hotel sono orientati verso pianificatori esperti che sono pronti a presentare una RFP.

Ecco una sfida:

• Visita il tuo sito web come se fossi un pianificatore alle prime armi che sta iniziando la sua ricerca. Quanto è intuitivo?
• Offrite risorse, FAQ, un semplice modulo per le richieste o video didattici?

I potenziali clienti vogliono lavorare con persone di cui si fidano. Incoraggia il tuo team di vendita a condividere la propria competenza e personalità sui social media, in particolare su LinkedIn, che sta lanciando una scheda di feed video simile a TikTok. È uno strumento incredibile per gli esperti in materia per istruire i potenziali clienti.

Le vendite diventano molto più facili quando i potenziali clienti sanno già chi sei. Quindi, sii audace, sii istruttivo e lascia che l'esperienza del tuo team sia il fattore differenziante."

"Puntare ai decisori delle aziende che potrebbero essere interessati ad affittare spazi per conferenze ed eventi può essere una bella sfida. Inoltre, la concorrenza può essere agguerrita, soprattutto nelle città più grandi.

In termini di canali di marketing digitale, LinkedIn è il punto di riferimento per la maggior parte, poiché ci sono possibilità di targeting a livello di lavoro e azienda, e gli annunci hanno spazio per elementi visivi. Tuttavia, dovrai avere un budget ragionevole e un pubblico di destinazione abbastanza ampio. Per far sì che il budget speso valga la pena, sarebbe fantastico se anche gli ospiti aziendali rimanessero per la notte. Pensa a questo nel tuo packaging e nel tuo messaggio.

Poiché LinkedIn è di proprietà di Microsoft, la pubblicità tramite Bing con targeting LinkedIn potrebbe essere un'alternativa.

Se vuoi attrarre solo attività commerciali locali, potresti organizzare un evento in cui inviti le aziende che vuoi raggiungere. Puoi far loro fare un giro della proprietà e fare networking a livello personale."

"Inizia raggruppando i pacchetti per semplificare il processo di pianificazione ed evidenziare un valore chiaro. Offrire prezzi all-inclusive che coprono camere, cibo, AV e spazio per riunioni rende più facile per i clienti comprendere e apprezzare le tue offerte. Quando ero a Dolce Hotels and Resorts, i nostri pacchetti completi per riunioni semplificavano il processo decisionale e rendevano i nostri servizi più interessanti. Inoltre, eventi unici a valore aggiunto come le competizioni Iron Chef, i tavoli degli chef e le competizioni culinarie mantengono i partecipanti coinvolti e li spingono a spendere di più nella proprietà, migliorando la loro esperienza e generando entrate aggiuntive.

Concentrarsi sulle attività di team building può aggiungere un valore significativo a qualsiasi evento. Fornire una varietà di esercizi di team building personalizzati soddisfa le esigenze specifiche dei clienti e arricchisce la loro esperienza complessiva. In Dolce, le nostre attività di team building personalizzate sono state un fattore chiave del nostro successo, offrendo ai clienti ulteriori motivi per scegliere le nostre sedi. È anche fondamentale sottolineare la tua capacità di offrire soluzioni flessibili e personalizzate. Mostra gli eventi passati per illustrare la tua flessibilità e creatività, aiutando i potenziali clienti a visualizzare le possibilità.

Sfruttare testimonianze e casi di studio di clienti passati è essenziale per creare credibilità e fiducia. Condividere storie di successo e feedback positivi mette in evidenza il tuo track record di fornitura di servizi impeccabili ed esperienze memorabili. In Dolce, le testimonianze di clienti soddisfatti hanno svolto un ruolo cruciale nell'attrarre nuovi affari. Inoltre, un efficace marketing digitale e l'uso dei social media sono potenti. Gestisci campagne online mirate e coinvolgi potenziali clienti tramite piattaforme di social media per mostrare le tue offerte uniche e gli eventi di successo passati. Aggiornamenti in tempo reale e contenuti dietro le quinte generano notevole interesse e coinvolgimento.

Infine, offrire tour dettagliati del sito e visite virtuali dei tuoi spazi per eventi può avere un impatto sostanziale. Queste anteprime immersive aiutano i potenziali clienti a visualizzare i loro eventi nella tua sede, rendendoli più propensi a impegnarsi. In Dolce, fornire tour virtuali ha permesso ai clienti di esplorare i nostri spazi da remoto, facilitando il loro processo decisionale. Raggruppando pacchetti, creando eventi coinvolgenti, concentrandosi sul team building, offrendo personalizzazione, sfruttando le testimonianze, utilizzando il marketing digitale e fornendo tour immersivi del sito, puoi commercializzare e vendere efficacemente i tuoi spazi per conferenze ed eventi, costruendo relazioni durature con i clienti."

"Mostra che l'offerta è unica. Quando crei contenuti, immergi il lettore nell'esperienza che apprezzerà. Fornisci immagini e assicurati che i tuoi social riflettano l'esperienza che stai vendendo."

"Dipende dal tuo mercato di riferimento. Dal punto di vista del marketing, assistere le vendite con la loro portata e le comunicazioni è fondamentale. Il marketing può aiutare a creare newsletter B2B esportando segmenti dal CRM di vendita, eseguire campagne Google Ads/PPC mirate, eseguire campagne sui social media (in particolare per eventi sociali come matrimoni/eventi della vita), campagne EproDirect o ConventionPlanIt mirate, organizzare una partnership con HotelPlanner e creare volantini/video correlati allo spazio per riunioni".

"Pianificare un evento aziendale è un processo molto complesso con molte parti in movimento. Puoi semplificare il lavoro di organizzatore di meeting/eventi:

• Avere un ottimo contenuto del sito web sui tuoi meeting ed eventi. Rendilo il più descrittivo possibile, includendo elementi come planimetrie, diverse configurazioni, apparecchiature audiovisive, informazioni sul WiFi, ecc.
• Disponendo della funzionalità RFP sul sito web con capacità di risposta immediata alle informazioni.
• Mostra il calendario di disponibilità degli spazi per eventi e degli alloggi per gruppi collegato al PMS della proprietà e al suo modulo di vendita e ristorazione.
• Con capacità di creazione di Meeting/Event page alimentate dal sito web CMS (Content Management System) per abilitare eventi page personalizzati con un motore di prenotazione incorporato con tariffe di gruppo negoziate. Un nostro cliente aveva oltre 5.000 di questi eventi page, consentendo ai meeting planner di inviare un evento page ai partecipanti con l'ordine del giorno, le informazioni sull'evento, le capacità di prenotazione, ecc.
• Per gruppi aziendali più piccoli, gli albergatori dovrebbero abilitare un motore di prenotazione di gruppo come GroupSync Engage sul sito web della loro proprietà. GroupSync di Groups360 è stato creato in modo che gli hotel potessero offrire la prenotazione diretta delle camere e degli spazi per riunioni dell'hotel ed è utilizzato da molti marchi indipendenti, piccoli, medi e grandi come Accor, IHG, Hilton e Marriott.

Il marketing dei tuoi spazi per meeting ed eventi e dei tuoi prodotti è molto semplice:

• Come accennato, crea una sezione Riunioni ed Eventi efficace sul sito web della struttura e ottimizzala per la SEO.
  Avvia campagne di marketing di ricerca attorno al tuo prodotto per meeting. Gli organizzatori di meeting cercano una serie di parole chiave correlate ai meeting, ad esempio "Conference hotel downtown Houston", ecc.
• Avvia iniziative di marketing dei contenuti B2B incentrate sul tuo prodotto per riunioni per coinvolgere gli organizzatori di gruppi aziendali: post su LinkedIn e case study, white paper, relatori di conferenze e partecipazioni a panel, annunci di premi, concorsi a premi, ecc.
• Partecipa alle iniziative di marketing di Cvent.

Simile ai tentacoli di un polipo, il tuo marketing B2B diffonde la notizia dell'hotel, del suo prodotto per meeting e della sua proposta di valore, e svolge un ruolo importante nel coinvolgere e convincere gli organizzatori di meeting ed eventi a scegliere il tuo hotel."

"In RevenYou lavoriamo con piccoli e indipendenti fornitori di alloggi. L'errore più grande che li vediamo fare è non avere fotografie o averle datate. Gli esseri umani sono molto visivi e come tali vogliono vedere cosa stanno pensando di acquistare.

Se le tue foto sono vecchie, obsolete e sfocate, nessuno smetterà di scorrere per guardare il tuo annuncio. Quando organizzi un servizio fotografico, prenditi il tempo di allestire le tue stanze. Organizzale come faresti per una varietà di eventi. Sala riunioni, Cabaret, Teatro, Cena. Aggiungi i fiori e i centrotavola. Prenditi il tempo di stirare le tovaglie e aggiungere l'illuminazione. Nascondi i cavi, abbassa i sedili del water e rimuovi i bidoni della spazzatura.

Assicurati che il tuo fotografo scatti una varietà di foto. Paesaggio per gli agenti di viaggio online e ritratto per i social media. Aggiorna la tua brochure ogni anno e assicurati che possa essere scaricata sul tuo sito web in modo che le persone che scorrono alle 21:00 di sera possano trovare risposte immediatamente e non debbano aspettare che tu arrivi in ufficio il giorno dopo.

Una volta che hai un ottimo materiale collaterale e foto fantastiche: investi nella formazione del personale. La persona che risponde al telefono sa vendere? A RevenYou, abbiamo recentemente completato una serie di chiamate alla concorrenza basate esclusivamente sugli eventi e siamo rimasti scioccati dal modo in cui è stato risposto al telefono. Su dieci hotel chiamati, abbiamo ricevuto brochure solo da cinque. Uno ci ha detto che la persona con cui dovevamo parlare era in riunione (così tante riunioni), un altro non sapeva come trasferire la nostra chiamata e un terzo poteva aiutarci solo se avessimo inviato la nostra richiesta via e-mail. Due non hanno risposto al telefono o non hanno risposto ai messaggi vocali. Avremmo prenotato solo una sede a causa della fiducia, dell'entusiasmo e del genuino interesse che il venditore aveva nel nostro evento. Sappi con chi stai competendo e come puoi superarlo nelle vendite.

Successivamente, crea un elenco di potenziali clienti in base a utenti passati, richieste perse, eventi futuri, tour e gruppi, agenzie chiave e aziende chiave che viaggiano nella tua zona. Chiama il tuo miglior venditore al telefono per iniziare a chiamare e assicurati che ogni chiamata venga seguita dall'invio del tuo materiale collaterale. Tieni traccia delle tue chiamate e delle conversazioni che hai avuto in modo da poter rivedere l'elenco delle chiamate la prossima settimana e il mese prossimo."

"Fai un reverse engineering di chi avrebbe effettivamente bisogno del tuo spazio. Le dimensioni e la sensazione di uno spazio spesso determinano chi sarebbe più adatto a usarlo.

Dopo averlo fatto, scopri il tuo TAM (mercato totale indirizzabile): qual è il mercato più grande a cui puoi rivolgerti per usare questo spazio? Ad esempio matrimoni, eventi aziendali, piccole esposizioni di boutique? Determina il mercato di massa.

Ora sviluppa un landing page su misura per affrontare i problemi e le esigenze di quel TAM. Potresti avere uno o più "TAM", quindi sviluppa alcuni landing page che parlino a quel mercato.

Ora esegui un test: sfrutta gli annunci di Facebook (e Google Ads se la ricerca di parole chiave è elevata per un termine di ricerca specifico che corrisponde a ciò che il tuo TAM sta cercando su Google). Inserisci un annuncio con targeting basato su ZERO interessi (per darti la massima portata con il costo per clic più basso) con un annuncio che chiama specificamente un TAM per usare il tuo spazio per il suo uso finale previsto (funzione d'ufficio, expo, gala ecc.). Qualifica il mercato a livello di annuncio.

Ora osserva il Click Through Rate e il Conversion Rate su una landing page. Chiunque abbia avuto le conversioni e il click-through rate più alti sull'annuncio ti darà un indizio su chi potrebbe trovare il tuo spazio più desiderabile. Quando sei alla chiamata di vendita, non dire solo sciocchezze. Fai domande mirate come "Cosa ti ha spinto a cliccare sull'annuncio e a chiedere informazioni?", "Per cosa intendi usare lo spazio?", "Perché vuoi usare il nostro spazio invece di un altro", ecc. Queste sono informazioni vitali che ti aiuteranno a comprendere meglio il tuo mercato di riferimento per ottimizzare la tua campagna.

Ora sfrutta questi dati per concentrarti ulteriormente su quella nicchia e creare un'offerta irresistibile che si sentirebbero stupidi a rifiutare.

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Se hai pochi soldi per la pubblicità, potresti voler contattare gli organizzatori di eventi su siti come meetup.com e fornire il tuo spazio in affitto con qualcosa incluso gratuitamente per addolcire un affare che faccia circolare la voce sul tuo spazio. Puoi quindi registrare il contenuto di questi eventi e semplicemente promuovere i tuoi post per $1 al giorno con zero targeting basato sugli interessi per darti la più ampia portata.

Chiunque guardi i tuoi contenuti per più di 50% dovrebbe ricevere un altro video di testimonianze.

Chiunque guardi questo video su 50% dovrebbe ricevere un video con un'offerta di vendita irresistibile che inizia con le parole esatte "Ehi, vedo che hai guardato i nostri video e abbiamo pensato che forse sei interessato ad affittare lo spazio... [presenta l'offerta]... [aggiungi un invito all'azione]".

"Una buona pratica sarebbe quella di evidenziare caratteristiche uniche come la posizione, la tecnologia e la flessibilità.

Quindi, usa tour virtuali per mostrare lo spazio online e semplificare la visualizzazione degli eventi da parte dei potenziali clienti, particolarmente utile quando sono basati da remoto. Questo sta diventando un dato di fatto, quindi se non lo fai, sei fuori dalla gara per cominciare."