Il momento del check-in in hotel si riferisce al momento in cui gli ospiti possono effettuare il check-in in una stanza o effettuare il check-out dopo il loro soggiorno. Spesso è meglio considerarlo come una finestra in cui il personale e gli ospiti possono allineare le loro esigenze. Il momento è importante per gli ospiti perché può limitare o controllare il loro programma. Allo stesso tempo, è importante per gli albergatori perché consente le pulizie, la soddisfazione degli ospiti e la gestione complessiva di una proprietà. In questo articolo, scoprirai le varie profondità nascoste dei tempi di check-in. Ciò include come trarne il massimo vantaggio.

Sommario:

Cos'è il check-in in hotel?

A un livello di base, il check-in è semplicemente la configurazione pratica per il soggiorno di un ospite. Il processo di check-in comporta la verifica delle informazioni dell'ospite dell'hotel nel sistema e la fornitura dell'accesso carte o chiavi. Tuttavia, uno dei motivi per cui il momento del check-in in hotel è così importante è che il check-in va oltre l'utilitarismo.

Il check-in è il momento in cui gli ospiti si fanno la prima impressione della loro prossima esperienza. L'importanza di questa prima impressione è la stessa di quando si incontra qualcuno per la prima volta. La reception assicura che i nuovi ospiti si sentano accolti in modo adeguato.

A che ora è il check-in negli hotel?

L'orario del check-in in hotel solitamente funziona come una finestra di disponibilità tra le 14:00 e le 16:00. È importante perché consente agli albergatori e agli ospiti di stabilire le aspettative per il servizio al fine di garantire un'esperienza fluida. Una finestra di due ore può essere piuttosto limitante, soprattutto per i viaggiatori internazionali. Allo stesso modo, gli ospiti potrebbero sentirsi di fretta quando cercano di arrivare o partire in orari specifici.

Gli albergatori hanno diverse opzioni per aggirare questi problemi. Una possibilità è una reception aperta 24 ore su 24, anche se ciò comporta un costo aggiuntivo ovvio per il personale per gestirla. Allo stesso modo, avere tempi di distribuzione può comportare ulteriori sfide per le pulizie. I chioschi self-check-in, in particolare, sono una tendenza in crescita nel settore alberghiero. I chioschi possono funzionare tutto il giorno e con un piccolo costo aggiuntivo. La sfida principale è bilanciare la soddisfazione del cliente con la sua autonomia e le significative piacevolezze dell'interazione umana.

Aspetti da considerare quando si imposta l'orario del check-in in hotel

Il check-in in hotel solitamente comporta l'interazione tra l'ospite e il personale alla reception. Tuttavia, ci sono altri dettagli da tenere a mente che possono fare la differenza nell'esperienza complessiva dell'ospite. Le pulizie sono probabilmente la più significativa di queste connessioni nascoste a operazioni alberghiere.

Le pulizie possono funzionare al meglio quando il reparto può prevedere quando gli ospiti arriveranno o partiranno. È molto più facile farlo con una finestra fissa per l'orario di check-in dell'hotel. L'orario di check-out può presentare sfide aggiuntive poiché fattori esterni possono causare un esodo di massa. Ad esempio, se una convention finisce prima, molti ospiti faranno il check-out prima. Queste sfide possono essere mitigate in una certa misura mantenendo alcune camere disponibili per i check-in anticipati. Il costo può essere in qualche modo bilanciato con le tariffe per il check-in anticipato.

Nuove tendenze nei processi di check-in in hotel

Bilanciare le esigenze del personale, degli ospiti e della proprietà nel suo complesso implica la gestione attenta di molti elementi in movimento. Tuttavia, le seguenti nuove tecnologie possono semplificare notevolmente il processo di check-in.

Conoscenza dell'alloggio – Gestione del check-in degli ospiti

I chioschi self-check-in semplificano la flessibilità

Il chiosco self-check-in è un pezzo di tecnologia che consente agli ospiti di effettuare il check-in da soli. In genere è sotto forma di touch screen. È uno strumento importante per la tempistica del check-in in hotel perché elimina le ripetizioni dalla reception. I chioschi semplificano anche il processo di raccolta dei dati degli ospiti. Ad esempio, l'ospite della reception in genere chiederà informazioni come l'indirizzo dell'ospite, il numero di telefono e le informazioni sulla carta di credito. Un chiosco può gestire tutto questo utilizzando anche tecnologie cloud per rimanere conforme allo standard PCI DSS. L'automazione aiuta anche a garantire la conformità con la sicurezza dei pagamenti.

Il check-in mobile è semplice come usare un telefono

Il check-in mobile è una convergenza della tendenza sociale dell'uso degli smartphone con tendenze alberghiere. È un concetto che consente il check-in tramite il telefono dell'ospite. I telefoni cellulari sono importanti per la tempistica del check-in in hotel perché automatizzano e semplificano gli elementi del processo. Ciò aumenta l'autonomia dell'ospite mentre il personale può concentrare gli sforzi altrove. Un altro vantaggio significativo derivante dall'affidarsi agli smartphone è che consente agli ospiti più giovani di lavorare con gli strumenti che conoscono. Le generazioni che sono cresciute con gli smartphone sono abituate a usarli per pagamenti, programmazione, intrattenimento, affari e altro ancora.

Le app assicurano che l'hotel funzioni per l'ospite

Le app sono un altro elemento del check-in tramite smartphone, ma sono comunque distinte. Le soluzioni basate su app sono strettamente integrate, spesso al punto da offrire funzionalità di check-in offline. Le app sono particolarmente importanti perché si estendono oltre il check-in e nel più ampio attività alberghiera. Ad esempio, un'app potrebbe gestire il check-in e i comfort della camera. Immagina che gli ospiti utilizzino un'app per il check-in, aprano la loro camera, accendano la TV e impostino il controllo del clima in base alle proprie preferenze. Tuttavia, ci sono alcuni problemi. Ad esempio, gli ospiti devono scaricare e installare l'app del telefono.

Il check-in biometrico è dove tutti conoscono il tuo volto

La biometria è una vasta categoria che si riferisce alle tecnologie in grado di leggere i dati dal tuo corpo. In questo caso, riconoscerti dai tuoi lineamenti facciali. Gran parte del processo di check-in è incentrato solo sulla dimostrazione della tua identità. L'importanza della biometria deriva essenzialmente dal fatto che consente all'hotel stesso di riconoscere gli ospiti. Immagina quanto sarebbe più semplice per un ospite semplicemente camminare fino a una stanza e accedervi tramite biometria. Non ci sarebbe bisogno di tessere magnetiche o swipe. Sbloccare la porta è come sbloccare un telefono con la biometria.

Video: check-in touchless all'Hilton Norfolk THE MAIN

Il check-in flessibile consente una maggiore autonomia

Il check-in flessibile modifica la metodologia di tempistica del check-in dell'hotel per soddisfare esigenze diverse. In sostanza, crea tempi di check-in non standard come nuovo standard per l'hotel. Si tratta di un cambiamento importante in quanto proprietario dell'albergo può pubblicizzare la sua proprietà come molto diversa dalla concorrenza. Questa opzione flessibile è spesso attraente. Alcuni viaggiatori amano pianificare le cose con attenzione. Ma altri vogliono che la loro vacanza sia libera da orari e orologi. L'opzione di check-in flessibile consente loro di avere piena autonomia durante il viaggio. Ciò rende l'esperienza più personalizzata e i clienti di ritorno.

La comunicazione automatizzata automatizza ulteriormente il processo di check-in

La comunicazione automatizzata potrebbe sembrare misteriosa, ma probabilmente l'hai già usata prima. È essenzialmente una tecnica che ti consente di parlare con un sistema automatizzato come un chatbot. Questo è un aspetto importante tecnica perché aiuta essenzialmente a creare un sistema di escalation. L'automazione può consentire agli esseri umani di rispondere alle domande più importanti di un ospite. Nel frattempo, le domande semplici a cui potrebbero rispondere le FAQ, la documentazione o il sito Web possono essere gestite da risposte automatiche. Un grande vantaggio del tempismo del check-in in hotel è che l'automazione può controllare lo stato in tempo reale. Alcuni utilizzano persino notifiche automatiche.

Gli sportelli per il check-in saranno sempre importanti

I banchi del check-in potrebbero non sembrare una nuova tendenza nel settore alberghiero o per i tempi di check-in degli hotel. Ma l'elemento umano è ancora importante. Le persone dovranno sempre essere in grado di fare domande e ottenere risposte da un rappresentante amichevole. Il personale felice funge da ambasciatore del tuo hotel. Oltre a questi punti, gli esseri umani sono sempre necessari per quegli eventi imprevedibili. Un ospite spesso desidera qualcosa che può essere facilmente risolto da una persona ma che non può gestire da solo. E sono quei momenti che rimangono impressi nell'ospite.

Nuove tendenze nei processi di check-in in hotel

Quali sono i processi coinvolti nel check-in in hotel?

Hai molta libertà nella progettazione complessiva del momento del check-in del tuo hotel. Tuttavia, dovrai considerare come implementare i seguenti processi vitali nell'esperienza.

  • Verifica e conferma della prenotazione: Gli ospiti forniscono nomi e documenti d'identità per comprovare la loro identità.
  • Pagamento e sicurezza: Solitamente l'ospite fornisce il numero della sua carta di credito sia per il pagamento sia come possibile risarcimento per eventuali danni arrecati alla camera.
  • Assegnazione della stanza: All'ospite viene assegnata una stanza. La categoria e la designazione della stanza si basano sulla disponibilità, sul tipo di prenotazione e sulle preferenze dichiarate dall'ospite.
  • Emissione della tessera magnetica: I mezzi di accesso vengono forniti all'ospite dopo le conferme precedenti. Solitamente si tratta di una tessera magnetica o di una chiave fisica.
  • Condivisione delle informazioni: È qui che entra in gioco l'elemento umano. La reception fornirà agli ospiti tutto ciò di cui hanno bisogno per sapere sull'hotel. Ma saranno anche in grado di riempire il ospiti dell'hotel con informazioni su attrazioni come ristoranti o attività divertenti per arricchire il loro soggiorno.

Elementi fondamentali del tempismo del check-in in hotel

Gli orari del check-in in hotel comportano sia vantaggi che sfide. Comprendere i vantaggi e l' tecnologia alberghiera che possono essere implementate apriranno molte nuove strade verso il successo. Tecnologia e i vantaggi del check-in anticipato vanno di pari passo. In un certo senso, fa sì che l'intero hotel funzioni sia per te che per i tuoi ospiti. Ad esempio, considera il sollievo di qualcuno che arriva la mattina presto ma può fare il check-in.

Nell'articolo "Hotel con check-in anticipato: ottimizza l'esperienza degli ospiti e le entrate dell'hotel"Troverai tutto, dai motivi per cui i check-in anticipati sono utili alle tecnologie che li facilitano.

Orari di check-in in hotel per gli ospiti in anticipo o in ritardo

Il rovescio della medaglia del check-in anticipato in hotel è il check-in posticipato. I due hanno molto in comune. In particolare, offrono tranquillità e comfort agli ospiti potenzialmente stressati. Gestione alberghiera implementandone uno, in genere si può aggiungere anche l'altro. Tuttavia, ci sono alcuni elementi unici notturni da considerare. Ad esempio, potrebbero esserci potenziali problemi di sicurezza che derivano dall'attività notturna.

Puoi saperne di più sulle linee guida utilizzate per creare una politica di check-in tardivo nell'articolo "Guida al check-in posticipato in hotel: strategie chiave per gli albergatori”.

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Il check-in in hotel pone sfide significative. Ma ora hai gli strumenti necessari per raccogliere benefici altrettanto significativi. Si tratta semplicemente di applicare ciò che hai imparato.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.