In che modo l'overbooking degli hotel influisce sulle tue entrate?

L'overbooking è una pratica comune nel settore alberghiero, strategicamente utilizzata per garantire la massima occupazione e garantire il tutto esaurito delle camere. Sebbene questo approccio comporti innegabili vantaggi per gli albergatori, presenta anche degli svantaggi, come gli ospiti insoddisfatti nel caso in cui si ricevano doppie prenotazioni o mancate opportunità di guadagno derivanti da upgrade gratuiti delle camere.

Perché gli hotel prenotano in eccesso: 4 motivi principali

Se gestito correttamente e con poche tattiche, puoi rendere la tua strategia di overbooking più efficace e fruttuosa. In questo articolo troverai i pro e i contro dell'overbooking e le possibili soluzioni per mitigare i rischi e massimizzare le entrate.

L’overbooking non è così controintuitivo come sembra. Adottare un approccio proattivo alla gestione intelligente delle entrate significa considerare molteplici fattori che potrebbero influire sulle entrate del tuo hotel. Di seguito troverai quattro ragioni principali per cui gli hotel ritengono necessario effettuare prenotazioni in eccesso:

1. Prevenire la perdita di entrate dovuta alle cancellazioni

L'overbooking viene spesso implementato per mitigare il rischio di perdita di entrate derivante dalle cancellazioni. Prenotando intenzionalmente più camere di quelle che l'hotel possiede fisicamente, gli hotel mirano a trovare un equilibrio tra massimizzare l'occupazione e accogliere potenziali cancellazioni.

Questa strategia funge da misura proattiva per garantire che, anche se alcuni ospiti annullano la prenotazione, l’hotel possa comunque raggiungere livelli di occupazione ottimali. Aiuta a ridurre al minimo l'impatto finanziario delle cancellazioni impreviste sulle entrate complessive.

2. Garantire prezzi competitivi

Un’altra logica alla base dell’overbooking è mantenere prezzi competitivi nel settore dell’ospitalità. L'overbooking ti consente di creare un buffer per tenere conto di potenziali cancellazioni e fluttuazioni della domanda. In questo modo eviterai di gonfiare le tariffe delle camere per coprire potenziali perdite di entrate dovute a cancellazioni e mancate presentazioni, mantenendo i prezzi delle camere attraenti per i potenziali ospiti.

3. Ottieni l'occupazione 100%

Con una strategia di overbooking in atto è infatti possibile vantare un'occupazione di 100%. L'overbooking ti consente di compensare le potenziali stanze libere, garantendo che ogni stanza venga utilizzata.

Sebbene ciò comporti la gestione del rischio di ospitare un numero di ospiti superiore al numero effettivo di camere, l'obiettivo è massimizzare i ricavi e l'efficienza operativa riducendo al minimo i casi di camere non occupate e raggiungendo la piena occupazione quando possibile.

4. Raggiungimento degli obiettivi di fatturato

Come hotel, hai sicuramente degli obiettivi di fatturato da raggiungere e l'overbooking può aiutarti a raggiungere questi obiettivi. Vendendo più camere di quelle disponibili e gestendo accuratamente le cancellazioni, gli hotel possono avvicinarsi ai propri obiettivi di fatturato.

La strategia di overbooking ti aiuta a garantire che il tuo hotel sia in una posizione migliore per raggiungere o superare i suoi obiettivi di fatturato riducendo al minimo l'impatto di posti vacanti imprevisti.

Quali sono gli svantaggi dell’overbooking?

Sebbene l'overbooking sia fondamentale per garantire un'elevata occupazione e avvicinarti al raggiungimento dei tuoi obiettivi finanziari, questa pratica non è perfetta. Ecco a cosa devi prestare attenzione quando lo implementi:

1. Perdita di entrate

Analogamente a come l’overbooking può essere una strategia per evitare perdite di entrate, può anche finire per causare perdite di entrate.

Sebbene ciò possa sembrare contraddittorio, l’implementazione di una strategia di overbooking può occasionalmente richiedere l’offerta di upgrade gratuiti in caso di doppie prenotazioni.

In genere, le camere di livello inferiore vengono esaurite per prime, lasciando libere quelle di livello superiore. Ciò implica che per accogliere gli ospiti in overbooking, potrebbe essere necessario fornire queste camere di livello superiore gratuitamente. Infatti, i revenue manager delle catene alberghiere a 5 stelle rivelano che l’overbooking comporta una perdita di fatturato di circa 1.622 euro per camera all’anno.

2. Sfide operative

L’implementazione di una strategia di overbooking in un hotel introduce sfide operative che possono ostacolare l’efficienza e la soddisfazione degli ospiti. Questo approccio può portare a problemi logistici riguardanti la gestione dell'assegnazione delle camere e dei programmi di pulizia.

Oltre a ciò, è necessario uno sforzo ben coordinato da parte del personale dell’hotel per gestire le situazioni di overbooking. L’aumento del carico di lavoro necessario per gestire le modifiche dell’ultimo minuto e affrontare le preoccupazioni degli ospiti può mettere a dura prova le risorse operative e incidere sul morale del personale. Errori come doppie prenotazioni o problemi di comunicazione diventano più probabili con un volume di prenotazioni più elevato. Inoltre, la costante necessità di affrontare i problemi di overbooking può portare al burnout del personale alberghiero, influenzando la soddisfazione lavorativa complessiva.

3. Interruzione degli ospiti

Uno degli svantaggi più significativi è il rischio di insoddisfazione degli ospiti se l'hotel non riesce a soddisfare tutte le prenotazioni. Nel peggiore dei casi, potresti dover accogliere i tuoi ospiti in un hotel partner nelle vicinanze.

Anche se la sistemazione sarebbe simile, gli ospiti potrebbero essere scontenti se non vedono l'ora di soggiornare specificatamente nel tuo hotel. Anche se sono flessibili riguardo al luogo di soggiorno, potrebbero comunque verificarsi alcuni inconvenienti.

4. Perdita di fedeltà del cliente

Se gli ospiti hanno un'esperienza negativa a causa dell'overbooking, potrebbero scegliere di non ritornare in albergo in futuro, perdendoci fedeltà del cliente. Inoltre, se gli ospiti dovessero alloggiare presso un concorrente, potrebbero decidere di prenotare lì la prossima volta che saranno in città.

Come gestire gli overbooking in modo efficace e trasformarli in opportunità di guadagno

La chiave per far sì che l'overbooking funzioni a tuo favore sta nel raccogliere e fare affidamento sui dati e nel formare il personale dell'hotel. Ecco come:

1. Utilizza i dati per prevedere cancellazioni e mancate presentazioni

Guarda la cronologia delle prenotazioni del tuo hotel. Quante cancellazioni ricevi in media? Quanti ospiti non si prendono il tempo per cancellare?

Per precisione, assicurati di filtrarlo in base alla stagione. Il comportamento degli ospiti può variare in modo significativo tra la bassa, la media e l'alta stagione.

Oltre a tenere traccia dell'andamento delle mancate presentazioni e delle cancellazioni in tutte le stagioni, dovrai anche dare un'occhiata alle tue finanze. Se hai bisogno di risarcire un ospite, quale sarebbe la cifra giusta che il tuo hotel potrebbe permettersi? Potete aggiungere un pasto e un massaggio gratuiti o limitarvi solo a un drink di benvenuto in omaggio?

2. Forma il tuo personale all'upsell

La buona notizia è che l’upselling può aiutare a prevenire la perdita di molte opportunità di guadagno. Invece di dover regalare una camera di alto livello del valore di 400 euro a chi prenota per la prima volta solo perché hai prenotato in eccesso, puoi venderla in anticipo a un ospite fedele che è incline a spendere di più per servizi aggiuntivi.

L'utilizzo di tattiche di upselling prima dell'arrivo o presso la reception garantisce la promozione di successo delle camere di livello superiore. Effettuando un upselling efficace di queste camere premium, le tue camere standard rimangono disponibili per nuove prenotazioni, permettendoti di attirare ospiti con tariffe competitive.

Se eseguito in modo coerente e strategico, l’upselling si trasforma in una fonte affidabile di entrate accessorie, consentendoti di generare le entrate aggiuntive precedentemente menzionate di 1.622 EUR per camera all’anno. Ciò è particolarmente vero se il tuo hotel offre camere di vari livelli, rendendo queste strategie proattive eccezionalmente redditizie.

3. Assicurati che il tuo team della reception sappia come gestire gli overbooking

Oltre a formare il personale su come effettuare un upselling efficace, assicurati che sappiano cosa devono fare in caso di overbooking. Dovranno essere efficienti nella tenuta dei registri e nella comunicazione.

Ad esempio, dovranno garantire un elenco aggiornato degli ospiti che potrebbero essere interessati e che potrebbero aver bisogno di una sistemazione alternativa. Dovranno anche essere in grado di pensare in modo analitico a questo elenco e sapere quali ospiti sono più preziosi per il tuo hotel. Ad esempio, gli ospiti che hanno già speso per l’upselling prima dell’arrivo offriranno più valore. Pertanto, avrà più senso spostare un ospite che non ha ancora mostrato interesse per altre offerte e pacchetti.

Quindi, dovranno anche essere formati su come comunicare in una situazione del genere. Ad esempio, informare in anticipo gli ospiti che nessuna camera è garantita a meno che non garantiscano il loro arrivo può aiutare a ridurre al minimo la delusione.

È buona norma creare una politica scritta per gestire gli overbooking. Non solo garantirà che nulla venga trascurato, ma aiuterà il personale a gestire ogni caso di overbooking in modo coerente.

Per implementare con successo l'overbooking degli hotel, avrai bisogno di personale qualificato che eccella nella tenuta dei registri, nella comunicazione, nei dati e in una strategia di upselling. Quando questi tre sono attivi, sei pronto per ottimizzare le entrate del tuo hotel.

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