Un sistema di gestione della proprietà, o sistema PMS in breve, è uno strumento sempre più utile all'interno degli hotel moderni, che assiste i proprietari e altro personale con varie attività. Tuttavia, con più software PMS sul mercato che mai, è anche essenziale sapere quali sono le caratteristiche più importanti per prendere la decisione giusta.

Che cos'è un sistema PMS?

Un sistema di gestione della proprietà è una soluzione software che assiste hotel, resort e proprietà simili nelle attività e nelle operazioni quotidiane. Questi includeranno in genere attività di gestione e amministrative, con esempi tra cui prenotazioni, elaborazione dei pagamenti, analisi delle prestazioni e gestione dell'inventario. Nell'articolo "5 consigli essenziali per scegliere il giusto sistema di gestione della proprietà" impari di più sui sistemi PMS e su come scegliere quello giusto per la tua proprietà.

Perché ogni hotel ha bisogno di un sistema PMS?

Una soluzione alberghiera PMS è sempre più importante perché moderna settore dell'ospitalità è guidato dalla tecnologia. Con le prenotazioni provenienti da più canali, i prezzi che devono essere regolati in modo intelligente ai fini della gestione delle entrate e il servizio clienti attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, avere un software PMS può aiutare a far fronte a queste sfide.

Un buon sistema di gestione della proprietà consentirà al personale dell'hotel di eliminare le scartoffie e svolgere compiti importanti in modo più efficiente. Inoltre, un sistema PMS può aiutare a ridurre i posti vacanti e le doppie prenotazioni.

Quali sono le caratteristiche più importanti di un sistema PMS?

Sebbene esistano diversi sistemi di gestione della proprietà sul mercato, è importante identificarne uno con le caratteristiche giuste per il tuo hotel. Con questo in mente, di seguito troverai undici delle caratteristiche più importanti da cercare.

1) Prenotazioni

La prima e forse più ovvia caratteristica che dovrebbe avere il tuo sistema di gestione della proprietà è la capacità di gestire le prenotazioni alberghiere. Questo sistema di prenotazione dovrebbe essere in grado di integrarsi con tutti i canali in cui i clienti possono effettuare prenotazioni e fornire al proprio personale l'accesso a informazioni aggiornate sull'inventario.

Ciò significa che i dipendenti dovrebbero essere in grado di utilizzare il sistema PMS per determinare quali camere sono prenotate e quando. Alcuni sistemi PMS forniscono anche funzionalità simili per altri servizi alberghieri. Al contrario, gli hotel che fanno parte di una catena potrebbero aver bisogno di accedere alle informazioni sulle prenotazioni dell'intero portafoglio di proprietà.

2) Operazioni di front-desk

Il tuo software PMS dovrebbe anche consentire al personale della reception di svolgere diverse funzioni importanti. In particolare, il personale dovrebbe essere in grado di utilizzare il software dell'hotel per accedere a informazioni aggiornate sulle prenotazioni e sullo stato di camere specifiche all'interno della proprietà, e questo tipo di informazioni dovrebbe poter essere aggiornato manualmente.

Quindi, ad esempio, dovrebbe essere possibile per gli addetti alla reception aiutare gli ospiti a cambiare stanza e ad aggiornare le informazioni sulla stanza. Dovrebbe anche essere possibile per il personale effettuare il check-in e il check-out manualmente degli ospiti e rilasciare le chiavi magnetiche.

3) Gestore di canale

Affinché gli hotel rimangano competitivi, in genere devono distribuire gli hotel su vari canali. In effetti, le camere d'albergo possono essere vendute tramite il sito Web dell'hotel, le prenotazioni telefoniche, tramite le agenzie di viaggio online e altro ancora. Ciò rende assolutamente essenziale che i vari canali possano essere gestiti in modo efficace.

Il migliore gestione alberghiera il software includerà funzioni di gestione dei canali, assicurando che le camere siano disponibili su più canali e che le informazioni sull'inventario siano sempre aggiornate. Alcuni sistemi PMS offrono funzionalità di gestione diretta del canale, mentre altri si integrano con sistemi di distribuzione globale di terze parti.

4) Gestione delle entrate

Un'altra caratteristica importante del tuo software di gestione alberghiera è gestione delle entrate funzionalità. Questo può aiutare i gestori degli hotel e altro personale a valutare le prestazioni dell'hotel, utilizzando indicatori di prestazioni chiave come ADR (tariffa media giornaliera), RevPAR (ricavo per camera disponibile), e GOPPAR (margine operativo lordo per camera disponibile).

In relazione a questo, un buon sistema PMS offrirà anche la gestione del piano tariffario. In poche parole, ciò consentirà agli hotel di creare rapidamente piani tariffari e di metterli in atto, consentendo ai gestori di rispondere più facilmente ai cambiamenti della domanda. Questi cambiamenti possono essere legati alla stagione, agli eventi locali e ad altri fattori esterni.

5) Funzionalità di check-in

La funzionalità di check-in digitale è un'offerta relativamente nuova nel mercato PMS, ma che sta diventando sempre più popolare. Ciò consente di autorizzare in anticipo le carte di pagamento, consentendo agli ospiti di arrivare e quindi effettuare il check-in utilizzando un'app mobile sul proprio telefono o utilizzando una macchina per il check-in self-service nell'area della reception.

Quindi il PMS si sincronizza automaticamente, mantenendo aggiornate le informazioni sul check-in e sull'occupazione. I vantaggi includono maggiore velocità, comunicazione con i clienti tramite l'app e opportunità di up-selling e cross-selling. Anche nei sistemi PMS che non includono direttamente questa funzionalità, molti offrono l'integrazione con sistemi di check-in esterni.

6) Dati del cliente

Il settore alberghiero è sempre più basato sui dati, il che significa mantenere le informazioni sui clienti. Per questo motivo, il tuo sistema PMS deve includere una funzione di gestione dei dati dei clienti, che consenta al personale di ottenere i dettagli di contatto, le date in cui i clienti hanno soggiornato in hotel, informazioni su quali ospiti si trovano in quale camera, ecc.

I programmi di fidelizzazione dei clienti dovrebbero poter essere gestiti tramite il software, mentre il PMS dovrebbe poter essere utilizzato per supportare le attività di marketing. Le informazioni sui clienti possono quindi essere consolidate in un unico luogo, ottenute online o di persona, e il sistema PMS può persino essere integrato con il software CRM.

7) Servizio di pulizia

I migliori sistemi di gestione della proprietà consentiranno anche di gestire efficacemente le attività di pulizia. Questo tipo di funzionalità potrebbe essere semplice come consentire al personale del front office di tenere traccia dello stato delle stanze e se sono state pulite o meno, ma può anche consentire l'assegnazione di compiti specifici al personale addetto alle pulizie.

Alcuni dei moderni soluzioni software per la gestione alberghiera consentirà anche a tablet o dispositivi mobili di connettersi al sistema principale. Il vantaggio è che il personale addetto alle pulizie può aggiornare i propri progressi man mano che procede, offrendo più di un rapporto sullo stato aggiornato, mentre anche la comunicazione con la reception può essere semplificata.

8) Integrazioni di terze parti

Mentre un sistema PMS è progettato per essere una soluzione all-in-one, la realtà è che molti hotel utilizzeranno anche altre soluzioni software insieme al loro PMS. Pertanto, le integrazioni di terze parti sono importanti quando si seleziona il miglior software di gestione alberghiera per la propria struttura.

Alcune delle integrazioni di terze parti più comuni che i proprietari di hotel cercano sono sistemi di distribuzione globale, agenzie di viaggio online, sistemi di prenotazione centralizzata e soluzioni di contabilità alberghiera.

9) Fattura e opzioni di pagamento

Successivamente, un sistema di gestione della proprietà deve fornire varie opzioni di pagamento. Ciò dovrebbe includere le opzioni di elaborazione dei pagamenti per il personale della reception e l'elaborazione dei pagamenti elettronici per le prenotazioni effettuate online utilizzando una carta di credito o di debito. Il software dovrebbe anche consentire l'invio rapido di e-mail di conferma.

Inoltre, il software dovrebbe essere in grado di creare fatture o ricevute per i clienti, in modo che queste possano essere facilmente emesse al momento del check-out, o dopo aver usufruito di eventuali servizi alberghieri aggiuntivi a pagamento.

10) Servizi punto vendita

Gli hotel moderni hanno spesso una serie di strutture, servizi e punti vendita extra e le varie transazioni che si verificano dovranno spesso essere aggiunte al conto di un ospite, che verrà presentato al momento del check-out. Per questo motivo, un sistema di gestione della proprietà che includa i servizi del punto vendita può essere un'aggiunta fondamentale.

Il personale del ristorante, della palestra o della spa dell'hotel dovrebbe essere in grado di utilizzare il software per gestire le transazioni e aggiornare il conto per i singoli ospiti. Lo stesso dovrebbe valere anche per il servizio in camera. Le migliori soluzioni consentiranno di applicare anche sconti e questo vantaggio è che le transazioni possono essere gestite ora, riducendo gli errori.

11) Rapporti

Infine, il tuo software di gestione alberghiera dovrebbe includere anche funzionalità di report automatizzati. Ciò consentirà al personale dell'hotel di accedere rapidamente ai report basati sui dati più recenti e questi report potrebbero essere collegati alle prestazioni dell'hotel, alle informazioni finanziarie o alle attività e ai processi di gestione dell'hotel.

Ad esempio, se la direzione richiede un report sui tassi di occupazione dell'hotel negli ultimi due anni o sulle prestazioni di uno specifico canale di distribuzione, il software sarà in grado di produrre tale report. Allo stesso modo, i rapporti finanziari possono essere necessari a fini contabili e fiscali o per assistere nel processo decisionale.

Selezione di un Channel Manager dell'hotel

A parte il tuo sistema PMS, molti altri pacchetti software possono essere utili per gli hotel, ma un channel manager per hotel si classificherà tra i più vantaggiosi. Una buona soluzione di gestione del canale alberghiero ti consentirà di mantenere aggiornate le informazioni su hotel, inventario e prezzi su tutti i tuoi canali di distribuzione online.

Guardare “Responsabile del canale alberghiero: nr. 1 Guida alla gestione del canale alberghiero!” per molto di più su cosa serve questo software, come può esserti d'aiuto e consigli sulle caratteristiche principali che dovresti cercare.

Un sistema di gestione della proprietà, o sistema PMS, è essenziale nel moderno settore dell'ospitalità, ma trovare il software giusto per le tue esigenze è altrettanto vitale. In particolare, le undici funzionalità citate in questo articolo sono importanti da tenere d'occhio, se si desidera anche una soluzione software affidabile e di facile utilizzo.

Ulteriori informazioni sul software di gestione alberghiera

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.