Il software di gestione della proprietà, o software PMS, è ampiamente utilizzato nel settore dell'ospitalità, aiutando i proprietari a gestire molte delle loro operazioni quotidiane da un'unica posizione. Tuttavia, è anche importante che il tuo sistema PMS offra l'integrazione con altre soluzioni software, che potrebbero essere più specializzate. In questo articolo, imparerai di più sulle opzioni di integrazione più importanti che il tuo software per hotel dovrebbe avere.

Che cos'è il software PMS?

Un sistema di gestione della proprietà, o software PMS, è un tipo di software di gestione alberghiera, che funge da punto di controllo centrale, consentendo agli hotel e ai resort di gestire facilmente le operazioni quotidiane. Ad esempio, potrebbe aiutare a gestire le prenotazioni, i pagamenti, la gestione dell'inventario, l'analisi delle prestazioni e le attività di pulizia.

Perché ogni hotel ha bisogno del software PMS

Avere il giusto software per hotel è più importante che mai, perché il settore alberghiero fa sempre più affidamento sui dati digitali e molti aspetti di gestione alberghiera si verificano in linea. Inoltre, il servizio clienti dovrebbe ora essere fornito 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e le prenotazioni vengono effettuate direttamente, tramite il sito Web dell'hotel, dalle OTA e altri canali. La giusta soluzione per hotel PMS dovrebbe consentire ai gestori e ai dipendenti dell'hotel di affrontare facilmente queste varie sfide. Inoltre, il software può aiutare a rendere i processi più efficienti, migliorando i risultati finanziari.

Nell'articolo "5 consigli essenziali per scegliere il giusto sistema di gestione della proprietà" impari di più sui sistemi PMS e su come scegliere quello giusto per la tua proprietà.

Caratteristiche principali di un sistema di gestione della proprietà

Sebbene ogni sistema di gestione della proprietà offrirà funzioni leggermente diverse, le caratteristiche principali sono legate a prenotazioni, operazioni di front-desk, check-in e check-out degli ospiti, elaborazione dei pagamenti e attività alberghiere quotidiane, come le pulizie. In questo senso, un sistema PMS può essere considerato una soluzione all-in-one.

Quale integrazione dovrebbe avere il software PMS?

Sebbene le caratteristiche specifiche di un pacchetto software PMS siano importanti, è anche essenziale per chi opera nel settore dell'ospitalità cercare soluzioni che consentano l'integrazione di altri sistemi. Per questo motivo, dovresti cercare un sistema di gestione della proprietà che faciliti l'integrazione con i seguenti sistemi o fornitori di terze parti.

1. Gestori di canale

I sistemi di gestione dei canali sono progettati per consentire agli hotel di gestire facilmente la distribuzione delle camere d'albergo su più canali diversi. È comune per quelli in settore dell'ospitalità vendere camere attraverso il sito web dell'hotel, OTA, sistemi di distribuzione globale, direttamente per telefono e altro ancora. Con i channel manager, le informazioni sull'inventario possono essere mantenute aggiornate su tutti i canali, è possibile impostare tariffe speciali per canali specifici ed evitare doppie prenotazioni. L'integrazione con il tuo PMS ti farà risparmiare tempo.

2. App per il check-in

Le funzionalità di check-in sono una parte importante della maggior parte delle soluzioni software PMS e un'estensione logica di ciò è l'integrazione con sistemi o app di check-in self-service. Ciò fornirà ai tuoi ospiti una maggiore libertà e può anche migliorare l'esperienza del cliente che offri, riducendo le code alla reception. Quando questi sistemi self-service sono collegati al tuo PMS, puoi facilmente migliorarlo, consentendo agli ospiti di scegliere la propria camera dall'inventario disponibile e pagare il conto finale senza bisogno dell'assistenza del personale.

3. Software di gestione delle entrate

Il software di gestione delle entrate può aiutare gli hotel a monitorare le prestazioni finanziarie della loro proprietà, calcolando automaticamente i KPI come le entrate per camera disponibile (RevPAR), tariffa media giornaliera (ADR), e altro ancora. In genere offrirà anche opzioni di gestione del piano tariffario, consentendo di regolare più facilmente le tariffe delle camere in risposta alle prestazioni. Il tuo software PMS dovrebbe offrire l'integrazione del software di gestione delle entrate, con il PMS che inserisce le informazioni sui prezzi e sulla disponibilità nel software RMS, che può regolare cose come le tariffe delle camere consigliate.

4. Sistemi di gestione della reputazione

Molti clienti controllano le recensioni online prima di prenotare un hotel, motivo per cui i sistemi di gestione della reputazione sono importanti. Questi consentono agli hotel di monitorare e gestire il recensioni lasciato su varie piattaforme. Uno degli aspetti più importanti della gestione della reputazione è incoraggiare gli ospiti a lasciare un feedback sui social media o sulle piattaforme di recensioni online. Un PMS con integrazione della gestione della reputazione può farlo automaticamente, inviando la richiesta di feedback via SMS o e-mail, a seconda delle informazioni che l'ospite ti ha fornito.

5. Software di marketing

Marketing alberghiero il software è progettato per assistere nella gestione e distribuzione di contenuti promozionali. L'integrazione di questo software con il tuo sistema PMS può aiutare rendendo il processo di distribuzione più automatizzato e più rilevante per gli ospiti che soggiornano presso il tuo hotel. Ciò significa che puoi configurare i tuoi sistemi per inviare offerte speciali agli ospiti immediatamente prima del loro arrivo o per inviare un sondaggio nei giorni successivi al check-out, senza richiedere un intervento manuale.

6. Sistemi di carte magnetiche

I moderni sistemi di chiave elettronica possono essere configurati in modo tale che agli ospiti venga fornita una chiave magnetica che funziona sulla stanza specifica che hanno prenotato, nelle date in cui l'hanno prenotata. In alcuni casi, il sistema di key card può persino consentire agli ospiti di controllare la serratura della propria camera da un'app sul proprio smartphone, eliminando completamente le chiavi fisiche. Questo aiuta ad aggirare i problemi associati alle tessere magnetiche smarrite o rubate, che possono essere annullate elettronicamente. L'integrazione del tuo sistema di key card con il tuo sistema PMS significa che il software PMS sarà in grado di inviare le informazioni rilevanti su ciascun ospite al tuo sistema di key card, aggirando la necessità di inserire manualmente i dettagli.

7. Sistemi di gestione dell'energia

Con la moderna attenzione all'efficienza energetica, i sistemi di gestione dell'energia sono diventati molto più diffusi nel settore alberghiero, consentendo di controllare a distanza cose come il riscaldamento e l'aria condizionata. Ciò non solo può comportare un notevole risparmio sui costi, ma può anche migliorare notevolmente l'esperienza del cliente. Il tuo software PMS può integrarsi con il tuo sistema di gestione dell'energia per facilitare una maggiore automazione. Ad esempio, il riscaldamento può essere acceso automaticamente quando gli ospiti effettuano il check-in e spento quando escono.

8. Software per punti vendita

All'interno della maggior parte degli hotel, agli ospiti vengono offerti diversi servizi di punto vendita, che vanno da ristoranti e bar a spa, palestre e negozi di hotel. Un sistema di punto vendita consente di elaborare i pagamenti in modo rapido e semplice al momento e queste informazioni possono quindi essere integrate nel software principale dell'hotel PMS. In pratica, ciò significa che una vendita può essere effettuata al momento, le informazioni di tale vendita possono essere sincronizzate con il tuo PMS e il conto finale dell'ospite può essere aggiornato in modo rapido, accurato e automatico.

9. Sistemi di intrattenimento

Come per i servizi dei punti vendita, molti hotel offrono sistemi di intrattenimento a pagamento, inclusi servizi Internet, film pay-per-view e musica in streaming. L'integrazione di questi sistemi con il tuo software PMS presenta numerosi vantaggi, con una maggiore precisione ed efficienza all'avanguardia. Quando è possibile l'integrazione con i sistemi di intrattenimento, gli addebiti possono essere aggiunti automaticamente al conto finale di un ospite, eliminando la necessità di regolazioni manuali e riducendo al minimo le possibilità di errori.

10. Sistemi di pagamento

Gli hotel richiedono sistemi di pagamento per elaborare pagamenti con carta di credito e di debito alla reception e pagamenti online. Inoltre, molti sistemi di pagamento sono configurati in modo che le fatture possano essere create automaticamente per gli ospiti e le e-mail di conferma possano essere inviate automaticamente quando vengono effettuati i pagamenti. Quando hai la gestione della proprietà software alberghiero che si integra con il tuo sistema di pagamento, beneficerai di un'elaborazione dei pagamenti più rapida, errori ridotti e processi di pagamento più automatici.

11. Software di analisi aziendale

Infine, gli hotel utilizzano software di analisi aziendale per monitorare le prestazioni complessive della struttura. Questi sistemi software possono gestire notevoli quantità di dati non strutturati e aiutare il personale dell'hotel a dar loro un senso. Consentono inoltre ai proprietari di hotel di tenere traccia delle prestazioni nel tempo e di creare report aziendali automatizzati. Ancora una volta, l'integrazione con il tuo sistema PMS può essere preziosa, assicurando che il software di analisi possa accedere ai dati in tempo reale relativi all'occupazione delle camere, alle tariffe delle camere, alle entrate, alle spese e altro ancora.

In definitiva, il tuo sistema di gestione della proprietà farà molto per semplificarti la vita e migliorare la gestione delle operazioni alberghiere quotidiane. Tuttavia, anche l'integrazione con software di terze parti è essenziale per prestazioni ottimali e gli 11 tipi di software elencati in questo articolo sono tra i più importanti da tenere d'occhio.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.