I rischi di ignorare la consulenza sul budget del Revenue Management

“Mentre attraversiamo un anno con un budget scarso, la proprietà attraversa le 7 fasi del dolore. Mentre attraversano le prime quattro fasi (Shock/Negazione, Dolore/Colpa, Rabbia/Contrattazione e Depressione), i revenue manager spesso ricevono il peso maggiore di queste emozioni dalla proprietà. In molti casi la pressione al ribasso sulle prestazioni di un RM è insostenibile e un hotel perderà un buon dipendente, in cattivi rapporti. Questo problema avrebbe potuto essere evitato fissando budget realistici che mirassero alla precisione piuttosto che ad aspirazioni elevate.

La conclusione: ascolta il tuo RM, probabilmente capiscono le tue prospettive di entrate meglio di te. Dopotutto, sono loro che lo guardano ogni giorno.

“Se i proprietari di hotel o i membri del consiglio di amministrazione non ascoltano i revenue manager (RM) durante la preparazione del budget per il prossimo anno, è molto probabile che verranno fissati obiettivi di fatturato e costi di marketing non realistici. In tal caso, è importante gestire le aspettative delle parti interessate ed essere molto trasparenti nella valutazione del rischio.

Per evitare che ciò accada, i Revenue Manager dovrebbero presentare raccomandazioni di budget con un approccio basato sui dati e mostrare prove concrete o casi di studio costituiti da dati storici, prezzi competitivi, pianificazione degli scenari e tendenze di mercato. Per ottenere il consenso dei proprietari è anche importante educarli e incoraggiarli in un dialogo aperto sull’andamento dei ricavi in corso e sulle ultime tendenze. Una serie allineata di KPI semplificherà il monitoraggio della strategia concordata”.

“La preparazione del budget è uno dei momenti più importanti dell'anno e segna l'inizio della strategia dell'hotel. Dobbiamo tenere presente che il budget dovrebbe essere il piano d'azione seguito dall'hotel, come una dichiarazione di ciò che intendiamo fare.

Se il revenue manager non è coinvolto avremo alcuni problemi chiave:

A) Budget disallineati: se il documento non include la visione del revenue manager, i budget potrebbero non corrispondere al mercato reale, portando a obiettivi non realistici o a fondi insufficienti per aree importanti.

B) Tendenze di mercato mancate: i revenue manager conoscono le tendenze del mercato e cosa fanno i clienti; ignorare le loro idee può portare a perdere occasioni o a non vedere problemi.

Consigli per i Revenue Manager:
Un consiglio per i revenue manager sarebbe quello di lavorare sulle loro capacità di parlare in pubblico e di comunicazione. Questo è molto importante perché vendere bene le tue idee e la tua visione spesso dipende da come le presenti. Molti revenue manager potrebbero avere difficoltà a condividere le proprie strategie in modo convincente perché non dispongono di queste competenze. Migliorando in questo, potranno supportare in modo più efficace le loro idee e i loro piani”.

“Le proiezioni di bilancio in molti casi potrebbero essere più “ambiziose” e talvolta anche “emotive” che realistiche. Il compito dei Revenue Manager è quello di mettere in discussione i budget raccomandando strategie basate sui dati e facendo le proprie “previsioni”. Tuttavia oggi questo non basta… Oltre ai dati che i Revenue Manager hanno a supporto della loro visione, la partita vincente è influenzare il tuo pubblico.

Per fare ciò è necessario concentrarsi su alcune competenze “soft” chiave come una grande capacità di spiegare situazioni complesse in modo semplice e chiaro, applicare tecniche di data storytelling quando si mostrano i dati, utilizzare un modo efficace di visualizzazione dei dati, comprendere profondamente i propri stakeholder, e agire come team leader strategico.

“Ci sono alcune cose da considerare qui:

1. C'è sempre un numero, quindi sappilo. Sicuramente c’è spazio di manovra, ma da qualche parte c’è ancora un numero.
2. Pianta un seme presto. Inizia a parlare di tendenze, ecc., anche prima che arrivi la stagione dei budget.
3. La tua previsione H2 determina il successo del tuo budget.
4. Guida il pubblico verso gli elementi anomali e concentrati su quelli.
5. Soprattutto: conosci il tuo pubblico.

“Il Revenue Management è la chiave per gli albergatori. Consente loro di massimizzare ricavi e rendimenti utilizzando la tecnologia intelligente e l'analisi dei dati. Una buona pianificazione del budget è sempre il primo passo per la gestione delle tariffe. La crescita in base alle condizioni di mercato si baserà sui dati dell'anno precedente. Tuttavia, aumentare le entrate di una percentuale prestabilita senza l'intervento dei Revenue Manager porta al disastro poiché è necessario prendere in considerazione molti fattori che sono disponibili con il team delle entrate. La definizione del budget aggressivo viene solitamente condotta da professionisti non del settore alberghiero che entrano nell'attività in tempi favorevoli con una mancanza di conoscenza. Ciò porta ad un calo dei ricavi e della redditività, nonché ad un impatto negativo complessivo sull’attività esistente.

Osserva sempre la domanda e l'offerta (cosa è andato bene l'anno scorso? Cosa è andato storto l'anno scorso? Cosa avresti potuto fare e non hai fatto?) e agisci di conseguenza mentre definisci i tuoi budget. I Revenue Manager dispongono di dati accurati per analizzare e giustificare i numeri di conseguenza."

“La sfida principale è che si concentrano solo sulle vendite e non sulla redditività. Molto spesso il Direttore Commerciale impone – o era solito imporre – la propria visione in materia di budget, fissando una quota o un target di vendita. Tuttavia, è molto diverso raggiungere tale obiettivo di vendita tramite un grossista, ad esempio OTA o un canale diretto.

Prima di parlare con i proprietari di hotel, i Revenue Manager dovrebbero allinearsi con i responsabili delle vendite, perché le vendite potrebbero voler aumentare i numeri in base ai loro obiettivi e alle aspettative sui bonus. Tuttavia, le entrate potrebbero avere un approccio e una visione diversi.

Inoltre, per raggiungere i dati di produzione attesi dalle Vendite, l'Hotel potrebbe sostenere alcuni costi che lo rendono sconsigliabile. Ecco perché diventa sempre più importante passare alla gestione della Profitability quando si tratta di decidere il budget.”

“Il detto “Discutere con uno sciocco dimostra solo che ce ne sono due” implica che impegnarsi in una discussione inutile con qualcuno che non è ricettivo alla ragione o alla logica è controproducente.

Allo stesso modo, nel contesto della gestione alberghiera e del revenue management (RM), se i proprietari degli hotel non ascoltano i revenue manager durante la preparazione del budget, ciò può portare a varie insidie e sfide, ad esempio:

• Opportunità di guadagno perse
• Proiezioni di bilancio imprecise
• Svantaggio competitivo
• Scarsa pianificazione operativa

Per dimostrare con forza i propri numeri e giustificare il budget, i team di gestione delle entrate dovrebbero considerare quanto segue:

• Fornisci approfondimenti basati sui dati
• Comunicare gli obiettivi strategici
• Evidenzia i risultati
• Educare tutte le parti interessate
• Collaborare e costruire relazioni

Seguendo quanto sopra, i team di Revenue Management possono aumentare le loro possibilità di essere ascoltati, rispettati e influenti durante la preparazione del budget, contribuendo in definitiva al successo finanziario dell’hotel”.

“La preparazione del budget è sempre un processo molto delicato che richiede di trovare un punto di incontro tra gli obiettivi presentati dal team e le aspettative della proprietà. È chiaro che il revenue manager è il padrone dei dati e per questo il discorso deve partire dai numeri, dalle previsioni, dal mercato e dalle ipotesi data-proof. Se mancano coerenza, trasparenza e soprattutto fatti e cifre che forniscano una visione oggettiva e non soggettiva, la fiducia e la credibilità crolleranno e la presentazione del Bilancio fallirà.

In anni di esperienza ho imparato che bisogna sempre mettersi nei panni del titolare e anticipare il più possibile eventuali domande o dubbi che possono sorgere (anche quelli più assurdi a volte!). Solo attraverso risposte chiare e sempre basate sui dati si può acquisire fiducia e quindi sostegno e sarà molto difficile per il titolare argomentare senza prove oggettive”.