I sistemi di gestione degli ostelli sono soluzioni software utilizzate all'interno degli ostelli per svolgere compiti manageriali chiave e supervisionare le operazioni. In questo articolo puoi conoscere questi sistemi, come funzionano, perché sono così utili, le loro caratteristiche principali e quanto costano.

Sommario:

Perché gli ostelli hanno bisogno di sistemi di gestione degli ostelli?

I sistemi di gestione degli ostelli consentono a coloro che sono coinvolti nella gestione degli ostelli, così come ai loro dipendenti, di centralizzare informazioni e dati importanti. Ciò, a sua volta, consente alle persone di svolgere un'ampia gamma di attività comuni da un unico luogo, il che può essere particolarmente prezioso per migliorare l'efficienza.

Come con altre attività all'interno del settore dell'ospitalità, gli ostelli sono luoghi di lavoro affollati in cui molti elementi devono essere supervisionati contemporaneamente. Ciò potrebbe includere qualsiasi cosa, dalla gestione dell'inventario e delle prenotazioni all'elaborazione dei pagamenti e alla vendita di prodotti o servizi aggiuntivi ai clienti.

I migliori sistemi di gestione degli ostelli non solo consentono ai proprietari di ostelli e ai membri del personale di gestire questi vari aspetti dell'attività da un'unica posizione, ma offrono anche la possibilità ai dipendenti di accedere al sistema da remoto e le informazioni aggiornate all'interno del sistema si aggiorneranno automaticamente per tutti lo usano.

Molte parti del industria del turismo sono stagionali, il che a volte può significare gestire improvvisi picchi di domanda con personale limitato. I sistemi di gestione degli ostelli possono rendere il lavoro all'interno di un ostello più semplice ed efficiente, mentre le opzioni di automazione disponibili possono anche aiutare il personale a concentrarsi su altre parti del proprio lavoro.

Quali sono le funzioni principali dei sistemi di gestione degli ostelli?

Diversi sistemi di gestione degli ostelli offriranno una diversa gamma di funzioni. Tuttavia, ci sono diverse funzionalità di base che potresti aspettarti di trovare nella maggior parte dei pacchetti software di questo tipo, come la capacità di tenere traccia delle prenotazioni e della disponibilità attuale o la possibilità di gestire diversi canali di distribuzione.

La maggior parte dei sistemi di gestione degli ostelli vede anche l'elaborazione dei pagamenti e la capacità di tenere traccia dei dati aziendali critici. Allo stesso tempo, alcune offerte top di gamma possono includere funzionalità che potresti aspettarti di trovare in un sistema di punti vendita, come l'elaborazione dei pagamenti e la centralizzazione delle metriche delle prestazioni e dei dati aziendali.

Di seguito, puoi saperne di più su alcune delle funzionalità più importanti:

Prenotazioni e gestione dell'inventario

La gestione dell'inventario è una parte importante della gestione di qualsiasi alloggio, ma può essere particolarmente vitale all'interno degli ostelli, perché queste proprietà possono vendere singoli letti e dormitori privati. Ciò richiede che i responsabili controllino attentamente come vengono gestite le prenotazioni in modo da massimizzare le entrate.

Oltre a ciò, le prenotazioni devono essere gestite in modo che le tariffe possano essere adeguate in base agli attuali livelli di domanda, si evitino doppie prenotazioni e tutti i canali di distribuzione mostrino le informazioni corrette sulla disponibilità. Questo può aiutare a evitare il tipo di errori costosi che incidono sulla reputazione di un ostello.

I sistemi di gestione degli ostelli generalmente includono opzioni per gestire le prenotazioni, vedere i dati nei libri e regolare i prezzi. Inoltre, potrebbero esserci anche opzioni per gestire altro inventario, come attrezzature o cibo e bevande, per evitare situazioni in cui prodotti o articoli importanti sono esauriti.

Gestione del canale

Molti sistemi di gestione di ostelli includono le funzioni primarie associate a un ostello o gestore del canale dell'hotel. Ciò significa che gli utenti possono in genere supervisionare gli elenchi su vari canali di distribuzione, tra cui agenzie di viaggio online, motori di meta-ricerca di hotel, piattaforme di social media e altro ancora.

La funzionalità di channel manager all'interno del software di gestione dell'ostello ti consentirà di automatizzare alcune delle attività chiave associate alla gestione di questi canali di distribuzione, come l'adeguamento dei prezzi in base alla disponibilità.

Le soluzioni di alta qualità forniranno l'integrazione con centinaia di canali di distribuzione e la capacità di monitorare le prestazioni. Inoltre, utilizzando i sistemi di gestione degli ostelli, dovrebbe essere possibile aggiornare informazioni come disponibilità e prezzi e applicare queste modifiche su tutta la linea.

Video: cos'è un Channel Manager? 

 

Gestione delle operazioni

Un'altra caratteristica importante vista nella maggior parte dei sistemi di gestione degli ostelli è la gestione delle operazioni, che consente agli ostelli e a forme simili di alloggio di supervisionare molte delle operazioni fondamentali che devono essere eseguite quotidianamente affinché l'azienda funzioni con successo.

Utilizzando questa particolare funzione, di solito è possibile aggiungere attività specifiche che devono essere completate a un programma di lavoro e allocare tali attività a diversi reparti o diversi singoli membri del personale. Questo può essere particolarmente utile per gestire e coordinare le varie attività di pulizia.

In situazioni con più ostelli da gestire, le diverse proprietà possono essere suddivise all'interno della piattaforma in modo che tutte le operazioni siano gestite in modo efficiente. Le metriche delle prestazioni possono anche essere disponibili per la visualizzazione qui, il che può aiutare ad avvisare i dipendenti delle aree in cui l'ostello potrebbe non riuscire a raggiungere gli obiettivi.

Quali sono alcune delle funzioni aggiuntive dei sistemi di gestione degli ostelli?

Quando si confrontano e si confrontano diversi sistemi di gestione degli ostelli sul mercato, ci sono alcune funzionalità aggiuntive che potresti voler prendere in considerazione, come le seguenti:

Sistema di prenotazione diretta

Come altre parti del settore dell'ospitalità, gli ostelli tendono a utilizzare più canali di distribuzione per massimizzare la copertura. Tuttavia, le prenotazioni dirette saranno il canale più redditizio perché queste prenotazioni non sono soggette alle commissioni comunemente associate alle prenotazioni delle agenzie di viaggio online.

Con questo in mente, alcuni dei migliori sistemi di gestione degli ostelli includono una piattaforma di prenotazione diretta, che può essere utilizzata per attirare clienti su Internet. La pagina di prenotazione principale può essere inserita nel sito web dell'ostello, promossa sui social media e collegata all'email marketing e ad altri contenuti di marketing.

I sistemi di prenotazione possono offrire agli ostelli eccellenti opportunità di upsell o cross-sell nei momenti più opportuni e possono anche essere forniti strumenti di assistenza clienti. Inoltre, attirare prenotazioni dirette può aiutare gli ostelli ad avere un maggiore controllo sui dati dei clienti, semplificando notevolmente gli sforzi di re-marketing.

Sistema POS

UN sistema del punto vendita, o sistema POS, viene utilizzato per elaborare i pagamenti. Questo è essenziale per qualsiasi ostello che vende prodotti o servizi aggiuntivi, che si tratti di cibo, bevande o accesso a strutture aggiuntive. Un sistema di gestione degli ostelli con funzionalità POS consentirà agli ostelli di elaborare e tenere traccia dei pagamenti dei clienti.

Un moderno sistema POS dovrebbe essere sempre connesso a un sistema di gestione della proprietà perché questo crea una maggiore coerenza con i dati e garantisce che le informazioni siano sempre aggiornate. Anche quando il sistema di gestione dell'ostello non dispone di un sistema POS integrato, dovrebbe essere in grado di integrarsi con un'applicazione esterna.

Responsabile CRM e marketing

I sistemi di gestione degli ostelli più completi possono offrire strumenti di gestione delle relazioni con i clienti. Ciò potrebbe includere i profili dei clienti, consentendo di acquisire, archiviare e fare riferimento alle comunicazioni tra le persone e il personale del servizio clienti dell'ostello. I profili potrebbero anche includere le preferenze personali degli ospiti precedenti.

Nel frattempo, questa funzionalità CRM può integrarsi anche con strumenti di gestione del marketing più ampi. In pratica, ciò potrebbe consentire a un ostello di inviare messaggi di marketing personalizzati ai clienti in modo che vengano presentati loro offerte che hanno maggiori probabilità di attirarli sulle piattaforme verso le quali è più probabile che siano ricettivi.

Quanto costano i sistemi di gestione degli ostelli?

Il prezzo dei sistemi di gestione degli ostelli può variare in modo significativo, soprattutto in un'epoca in cui il modello Software as a Service (SaaS) sta diventando più comune. Ciò significa che, in alcuni casi, il software non viene acquistato a titolo definitivo ma viene pagato tramite un canone di abbonamento mensile o annuale continuativo.

Il software di fascia alta pagato in abbonamento costerà probabilmente da $20 a $70 al mese nella regione. Per l'implementazione on-premise, in cui il software viene acquistato a titolo definitivo, le soluzioni costeranno probabilmente più di $50 e potrebbero essere ben oltre $100. Esistono opzioni gratuite e possono essere abbastanza buone per chi ha requisiti di base, ma queste opzioni tendono ad avere funzionalità limitate ed è probabile che anche la qualità del supporto offerto sia inferiore.

Sistemi POS e software per la gestione degli ostelli

I sistemi di gestione degli ostelli spesso condividono funzionalità o offrono l'integrazione con i sistemi POS utilizzati principalmente per elaborare i pagamenti dei clienti. Tuttavia, l'importanza e il valore complessivi dei sistemi POS nel settore dell'ospitalità si estendono ulteriormente, soprattutto perché possono essere utilizzati per aggiornare e centralizzare dati aziendali cruciali.

Puoi esplorare l'argomento dei sistemi POS e come sono preziosi per ostelli, hotel e proprietà simili leggendo "Sistemi POS: panoramica e importanza nel settore dell'ospitalità".

Sistemi di gestione degli ostelli e il valore del CRM

Un'altra area chiave in cui i sistemi di gestione degli ostelli possono contribuire al successo quotidiano di un'azienda è la gestione delle relazioni con i clienti. Questo è essenziale per gestire le comunicazioni con i clienti, comprendere le esigenze e i desideri del pubblico di destinazione e offrire l'esperienza personalizzata che le persone desiderano.

Questo argomento e le questioni correlate vengono approfonditi nell'articolo, con approfondimenti di esperti e opinioni di professionisti che lavorano nel settore "Un CRM è essenziale per fornire esperienze alberghiere personalizzate?".

Sistemi di gestione degli ostelli e altri software essenziali

Sebbene i sistemi di gestione degli ostelli svolgano molteplici funzioni, è improbabile che siano l'unica soluzione software utilizzata da una struttura di successo di questo tipo. Alcune altre applicazioni o pacchetti che potrebbero essere necessari includono un gestore del canale di distribuzione, un sistema di gestione delle entrate e un software di gestione della reputazione.

Molte più informazioni sui software essenziali per la gestione delle proprietà e la soddisfazione dei clienti si possono trovare nell'articolo intitolato “5 soluzioni software di gestione alberghiera di cui ogni hotel ha bisogno”.

I vantaggi del software di gestione di hotel e ostelli

Per quanto riguarda l'uso del software di gestione degli ostelli e delle soluzioni software equivalenti per la gestione degli hotel, ci sono molti vantaggi notevoli, come la riduzione dei costi di manodopera, l'aumento del potenziale di guadagno, l'ottimizzazione dei processi comuni e l'offerta di un'esperienza superiore per gli ospiti.

Puoi leggere questo argomento e conoscere i vantaggi dell'utilizzo del software di gestione di hotel o ostelli nel "Software di gestione alberghiera: quali sono i vantaggi per gli hotel?" articolo.

I sistemi di gestione degli ostelli funzionano come soluzioni software multiuso per coloro che gestiscono ostelli o forme simili di alloggio per gli ospiti. In genere includono varie funzionalità, come strumenti di gestione delle operazioni, opzioni POS, funzionalità CRM e la capacità di gestire più canali di distribuzione.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.