Molte organizzazioni esternalizzano la responsabilità della gestione delle diverse esigenze relative ai viaggi d'affari a società di gestione dei viaggi dedicate. In molti modi, le aziende TMC operano in modo simile alle agenzie di viaggio e possono aiutare le aziende a risparmiare tempo e denaro. In questo articolo imparerai di più sull'importanza della gestione dei viaggi d'affari e su come scegliere la migliore compagnia di gestione dei viaggi.

Sommario:

Che cos'è la gestione dei viaggi?

Travel management è il termine utilizzato per descrivere la gestione strategica delle esigenze di viaggio. Ciò può includere la ricerca e la prenotazione di voli, la negoziazione con i fornitori, l'organizzazione del trasporto e la prenotazione dell'alloggio. Può anche comportare la gestione delle spese e l'adozione delle misure necessarie per garantire la sicurezza dei viaggiatori.

La gestione dei viaggi può essere svolta da o per conto di aziende, organizzazioni o individui. La forma più comune di gestione dei viaggi è gestione dei viaggi aziendali, che viene svolto per conto di un'impresa.

Cosa sono le società di gestione dei viaggi?

Una società di gestione dei viaggi è una società specializzata nella fornitura di servizi di gestione dei viaggi per clienti o clienti. Nella maggior parte dei casi, i loro clienti saranno aziende, organizzazioni o gruppi che desiderano esternalizzare la responsabilità della gestione dei viaggi. Tuttavia, anche le persone potrebbero rivolgersi a un travel manager.

Le società TMC di solito addebitano un abbonamento o una tariffa fissa per i servizi specifici che utilizzi. Le aziende si rivolgono alle società di gestione dei viaggi per comodità, esperienza nel settore, risparmio di tempo e gestione completa delle esigenze di viaggio. Questo può essere particolarmente importante nelle grandi aziende, con molti viaggiatori d'affari.

Società di gestione dei viaggi: come selezionarne una?

Esiste un'ampia gamma di società di gestione dei viaggi, ognuna delle quali si propone come la migliore opzione per le aziende che desiderano esternalizzare la gestione dei viaggi aziendali. Quindi come puoi scegliere tra loro? Di seguito sei consigli pratici per restringere le varie società TMC.

1. Le commissioni e i risparmi

Per la maggior parte delle aziende, è probabile che le commissioni coinvolte e i possibili risparmi siano la considerazione più importante quando si sceglie tra le società di gestione dei viaggi. Tutte le società di gestione dei viaggi richiedono il pagamento per i loro servizi, ma è necessario considerare come il denaro speso possa essere compensato dal potenziale denaro risparmiato.

Ad esempio, le aziende TMC tendono ad avere eccellenti industria del turismo contatti, consentendo loro di sbloccare sconti su camere d'albergo e trasporti che altrimenti potrebbero non essere disponibili. È anche importante considerare che il denaro risparmiato dalle esigenze di viaggio venga gestito esternamente, consentendo ai dipendenti di concentrarsi invece sul lavoro quotidiano.

2. Quanta personalizzazione?

Successivamente, è necessario iniziare a guardare la quantità di personalizzazione diverse società di gestione dei viaggi offrono. Devi esternalizzare le responsabilità della gestione dei viaggi a un'azienda disposta a lavorare con te, piuttosto che cercare di adattarti alle loro preferenze.

In che misura adatteranno i loro servizi per soddisfare le vostre esigenze specifiche? Possono aiutarti a creare una politica di viaggio aziendale che funzioni per la tua azienda e per i tuoi viaggiatori d'affari? Possono utilizzare i dati per formulare consigli intelligenti, in base alle tue preferenze? Evita le aziende che offrono un servizio standardizzato a tutti i clienti.

3. L'esperienza del cliente

Il servizio clienti offerto e l'esperienza del cliente che può essere fornita è un altro importante elemento di differenziazione competitiva per le aziende TMC. I viaggi aziendali possono essere complessi anche con le migliori politiche e processi in atto. Possono verificarsi ritardi, potrebbero essere necessarie modifiche al piano dell'ultimo minuto e devi sapere che un'azienda può intensificare.

Considera cosa potrebbe andare storto con i viaggi di lavoro e trova una società di gestione dei viaggi che ti aiuti non solo a risolvere i problemi, ma anche a evitarli quando possibile. Sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 se un viaggiatore aziendale ne ha bisogno? Quali consigli o intuizioni di esperti possono offrire? Possono rispondere alle richieste dell'ultimo minuto?

4. Tecnologia in offerta

La gestione dei viaggi aziendali è importante, quindi vuoi sapere che stai lavorando con un'azienda che la prende sul serio. Per questo motivo, vale la pena dedicare del tempo a informarsi sulla tecnologia utilizzata dalle diverse società di gestione dei viaggi. In generale, la tecnologia all'avanguardia e di alta qualità si riflette bene su di loro.

Parla con loro dei loro sistemi di distribuzione globale, ma concentrati su ciò che è disponibile anche per la tua azienda. Hanno un'app mobile? Offrono software client? Cosa lo rende speciale o unico? I sistemi di prenotazione online sono vitali, ma un'azienda che offre sistemi di chiamata può essere preferibile per molte aziende.

5. Disponibilità di segnalazione

La gestione dei viaggi è più che una semplice organizzazione di viaggi d'affari quando necessario. La componente gestionale prevede la definizione degli obiettivi, l'assunzione di decisioni strategiche e il monitoraggio continuo dei risultati. Affinché funzioni correttamente, devi avere accesso alle informazioni su come sta funzionando la tua strategia di viaggio.

Quando si confrontano le società TMC, esaminare la disponibilità dei rapporti. Che tipo di reportistica offrono? Con quale frequenza riceverai i rapporti? Puoi richiedere informazioni quando ne hai bisogno? Dovresti provare a lavorare con un agente di viaggio aziendale per aiutarti ad analizzare i rapporti, trarre conclusioni e formulare raccomandazioni.

6. Recensioni e feedback dei clienti

Infine, non dovete semplicemente prendere in parola le aziende TMC. Devi sapere che possono mantenere ciò che hanno promesso, il che significa cercare feedback. Le recensioni online possono servire come utile punto di partenza, indicando cosa pensano le persone, ma è necessario scavare più a fondo.

Le migliori società di gestione dei viaggi forniranno volentieri le referenze dei clienti, quindi non esitate a chiedere. La mancanza di disponibilità a fornire referenze potrebbe essere una bandiera rossa. Vale anche la pena chiedere direttamente l'opinione di altre aziende, quindi se conosci un'organizzazione che ha utilizzato il TMC in questione, parla con loro della loro esperienza.

Vantaggi dell'utilizzo di società di gestione dei viaggi

Ora dovresti capire cosa cercare in una buona compagnia di gestione dei viaggi. Detto questo, potresti ancora chiederti alcuni dei vantaggi specifici di intraprendere questo percorso.

Nell'articolo "Società di gestione dei viaggi: vantaggi dell'utilizzo di una società TMC" potrai saperne di più sulle società di gestione dei viaggi e sul loro ruolo. Inoltre, capirai meglio perché così tante organizzazioni esternalizzano la responsabilità della gestione dei viaggi, con nove vantaggi specifici.

Elenco delle società di gestione dei viaggi

Le società di gestione dei viaggi offrono agli hotel un'opportunità unica per attrarre più viaggiatori d'affari. I proprietari di hotel possono raggiungere questo obiettivo collegandosi con i principali sistemi di distribuzione globale e stringendo relazioni strette e reciprocamente vantaggiose con specifiche società di gestione dei viaggi.

Nell'articolo "Gli agenti di viaggio aziendali per gli hotel per ottenere più viaggiatori d'affari" imparerai di più su come le società di gestione dei viaggi possono aiutare gli hotel e trovare otto dei migliori agenti di viaggio aziendali.

Le società di gestione dei viaggi offrono numerosi vantaggi per le aziende con esigenze di viaggio aziendali, ma trovare la compagnia giusta richiede un processo attento. In particolare, è necessario considerare aspetti come il costo, i potenziali risparmi, il livello di servizio e personalizzazione del cliente e il track record dell'azienda.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi aziendali

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono di più per i loro viaggi, soprattutto quando il loro datore di lavoro copre i costi. Tuttavia, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli troverai maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.