Strategie e suggerimenti utili per calcolare le tariffe di gruppo

“I gruppi di prezzo si differenziano dalla tariffa transitoria, non il contrario. Ti metterai all'angolo se metti il carro davanti ai buoi. La tua attività di base sarà in genere un driver RevPAR e non un driver ADR. Con un’attività di base solida, è possibile colmare il divario rispetto agli obiettivi ADR con una struttura ridotta e tariffe transitorie più elevate”.

“Nel complesso è importante comprendere la natura del gruppo per poter fare una proposta pertinente che sia adatta alle esigenze degli ospiti e sfruttare le opportunità di up-selling o cross-selling. Inoltre, nel caso in cui sia coinvolto un rivenditore di qualche tipo nella prenotazione, dobbiamo capire cosa guida la decisione del cliente e qual è la sua motivazione. Avranno bisogno di una commissione o di un tasso netto? Il prezzo effettivo indicato per un gruppo varia in base a diversi fattori.

A.) Spese accessorie. Valuta la possibilità di sovvenzionare ADR per i gruppi con annessa grande ristorazione, tenendo presente però la redditività. Nella maggior parte dei casi, le stanze hanno il margine di profitto più alto.

B.) Domanda stagionale e finestra di prenotazione anticipata. Le richieste effettuate con largo anticipo per una bassa stagione possono garantire il business di base e offrire opportunità di rendimento per segmenti transitori. Le richieste per l'alta stagione dovrebbero essere quotate a tariffe transitorie o superiori per evitare spostamenti da segmenti di mercato con rating più elevato. Ricorda che c'è sempre il rischio di cancellazione e di non poter sostituire l'attività.

C.) Volume. Le richieste dei tour operator per una serie di gruppi a volte richiedono una valutazione complessiva poiché spesso le date del viaggio rientrano nella bassa e nell'alta stagione. Inoltre, i tour operator di solito richiedono un breve periodo di rilascio per vendere il più a lungo possibile ai propri clienti e spesso le richieste per la bassa stagione non si concretizzano. È necessaria un’analisi approfondita dei rischi. Idealmente, il volume dell'intera serie dovrebbe essere fissato contrattualmente e non ogni gruppo individualmente.

D.) Frequenza e fedeltà. I tour operator o i grossisti di gruppi che utilizzano frequentemente l'hotel dovrebbero concordare un accordo quadro per formalizzare prezzi e allocazioni. Anche in questo caso, idealmente, dovrebbe esserci un impegno formale rispetto al volume concordato.

È anche importante tenere presente che le agenzie che organizzano grandi eventi aziendali o incentivi probabilmente prenoteranno nuovamente un hotel con cui hanno avuto una buona esperienza. Pertanto, ogni gruppo convertito con successo può anche portare ad attività successive. Ricorda che la flessibilità è fondamentale ed è importante trattare ciascun gruppo come un'entità unica. Essere reattivi alle loro esigenze e aspettative per costruire relazioni durature e garantire affari ripetuti.

“Forse il mio primo consiglio è quello di assumere un eccellente revenue manager. Il calcolo del prezzo di gruppo è senza dubbio uno dei compiti più complessi che un revenue manager deve affrontare, poiché un gruppo quotato male può minare i risultati di un determinato mese. In questo processo, il revenue manager deve padroneggiare perfettamente il calcolo dello spostamento di quell’attività. Credo che sia qui che risieda una delle maggiori differenze tra un buon revenue manager e uno eccellente: calcolare uno spostamento corretto.

Migliori pratiche generali per il calcolo delle tariffe di gruppo:

A) Analisi dei dati storici e dei modelli di domanda:
Studia i modelli storici di prenotazione e le tendenze della domanda per le date che il gruppo desidera prenotare. Utilizza i dati passati per prevedere la domanda futura e la probabilità di vendere camere a tariffe regolari se il gruppo non viene accettato.

B) Valutazione della durata del soggiorno del gruppo:
I gruppi con soggiorni più lunghi potrebbero essere più desiderabili, poiché riempiono stanze che potrebbero essere più difficili da vendere. Considera la flessibilità del gruppo in termini di date, che può aiutare a massimizzare l'occupazione durante i periodi di bassa richiesta.

C) Considerando i Ricavi Totali del Gruppo:
Oltre al reddito della camera, valutare altri potenziali ricavi che il gruppo potrebbe generare (sale riunioni, catering, servizi aggiuntivi). Calcola il valore totale del gruppo, compresi tutti i servizi che utilizzeranno.

D) Utilizzo degli strumenti di analisi degli spostamenti:
Utilizza un software specializzato per la gestione delle entrate che possa aiutarti a eseguire analisi di spostamento più accurate. Questi strumenti possono aiutare a calcolare l’impatto netto dell’accettazione di un gruppo rispetto al reddito potenziale derivante dagli ospiti a tariffa regolare”.

“Se c’è spostamento, segui il risultato dello spostamento indipendentemente dal segmento. Se non c'è spostamento, puoi anche vendere in pareggio. Sì, pareggio se necessario in modo da poter ottenere un extra dalla vendita. Coloro che negano i gruppi quando non c’è spostamento sono generalmente quelli in cui l’ego ha preso la decisione”.

“Il calcolo delle tariffe per gruppi è veramente soggettivo in base alla situazione dell'hotel in un determinato momento, agli obiettivi, al mercato, alla concorrenza, all'occupazione, al giorno della settimana, alla durata del soggiorno e molto altro ancora.

Nella valutazione generale dell'attività vanno sempre considerati il ricavo complessivo generato (quindi se il gruppo richiede servizi aggiuntivi oltre alle camere), lo spiazzamento (potenziale perdita di domanda da altri segmenti a maggiore redditività) e i costi. In poche parole, una valutazione della redditività complessiva del gruppo che deve inserirsi nella strategia complessiva”.