La struttura organizzativa dell'hotel è la gerarchia attraverso la quale vengono prese le decisioni e le azioni all'interno degli hotel. Può essere pensato come un flusso continuo di comunicazione all'interno di un rigido sistema gerarchico che garantisce la coerenza del messaggio. L'organizzazione alberghiera è un elemento importante del sistema dell'ospitalità, in gran parte a causa della complessità del settore. Un hotel deve soddisfare le esigenze di numerose interazioni frenetiche all'interno di una base di clienti in continua evoluzione. In questo articolo imparerai come analizzare la struttura organizzativa di un hotel, interpretare gli organigrammi, comprendere i vari ruoli e altro ancora.

Sommario:

Che cos'è l'industria alberghiera?

Il settore alberghiero è esso stesso una parte vitale della più ampia struttura organizzativa alberghiera. Il termine si riferisce essenzialmente a un elemento specifico del settore dell'ospitalità: i servizi relativi ai pernottamenti ed elementi correlati. All'inizio questo potrebbe sembrare un obiettivo ristretto. Tuttavia, un hotel, un motel, un bed and breakfast, un centro benessere di lusso o anche un alloggio su una barca rientrerebbero sotto la bandiera del settore.

Ha anche una portata globale, con molti marchi che si estendono in tutto il mondo. Anche il settore non è solo popolare; è uno dei principali fornitori di lavoro. Per ulteriori informazioni sul settore alberghiero, leggi "Industria alberghiera: tutto ciò che devi sapere sugli hotel!"

Cos'è la gestione alberghiera?

La gestione alberghiera è l'elemento organizzativo principale responsabile del funzionamento su larga scala di un hotel. È essenzialmente il vertice della struttura organizzativa dell'hotel ed è la persona che ne stabilisce la direzione. Tuttavia, il termine è utilizzato più specificamente per il direttore generale dell'hotel. Questa posizione non si limita a dirigere il personale, ma implica anche l'elaborazione del feedback dei capi dipartimento che gestiscono i propri compiti.

Il livello di delega dipende spesso dalle dimensioni di un particolare hotel. Un grande franchising potrebbe richiedere una catena di comunicazione più ampia tra manager, capi dipartimento e dipendenti. Per ulteriori informazioni sulla gestione alberghiera, leggi "Gestione alberghiera: tutto quello che devi sapere sulla gestione di un hotel."

Cos'è l'organigramma di un hotel?

L’organigramma di un hotel può essere pensato come una mappa dei reparti dell’hotel e dei loro componenti. Ogni elemento è mostrato in relazione agli altri e indica come possono lavorare tutti insieme. Alcuni degli elementi presenti in questi grafici includono la leadership dei dipartimenti, i ruoli, i lavori assegnati quotidianamente e le responsabilità per progetti grandi e piccoli. Anche se i grafici sono sempre orientati visivamente, la metodologia esatta può variare caso per caso. I grafici ad albero sono il formato più comune. Tuttavia, è possibile utilizzare qualsiasi sistema in grado di designare gerarchie.

Perché è importante l’organigramma di un hotel?

L'importanza di un organigramma alberghiero deriva dalla complessità della struttura organizzativa di un albergo. Spesso è piuttosto difficile pianificare, discutere e implementare strategie all'interno di sistemi complessi senza una rappresentazione visiva del tutto. Operazioni alberghiere sono normalmente difficili da descrivere in dettaglio a causa delle linee di autorità, delle gerarchie, dei ruoli mutevoli e della struttura generale. Un organigramma può rendere chiari a colpo d’occhio molti di questi elementi normalmente difficili da comprendere. Questi grafici dettagliati forniscono chiarezza sulle operazioni e sul ruolo dei singoli individui all'interno della struttura dell'hotel. Ciò consente una migliore pianificazione.

Video: struttura operativa dell'hotel

Organigramma alberghiero – Funzioni gestionali alberghiere

Scoprirai spesso che ce n'è uno più grande significato dell'hotel alle frasi usate nel settore. E i seguenti termini hanno particolare importanza nel contesto delle funzioni manageriali.

Proprietario e Direttore Generale

Il direttore generale e il proprietario sono al vertice della catena di comando dell'hotel. Questi due ruoli sono ricoperti solo occasionalmente da un singolo individuo. Queste sono due delle posizioni più importanti poiché da esse discendono la politica generale e la strategia aziendale, così come i piani per qualsiasi implementazione. IL proprietario dell'albergo di solito crea la politica, l'obiettivo e gli standard iniziali per l'azienda. Il direttore generale gestirà quindi il lavoro quotidiano necessario per trasformare queste idee in realtà. Tieni presente che gli hotel più piccoli di solito hanno una sola persona che ricopre entrambi i ruoli.

Responsabili di reparto

I responsabili di dipartimento sono le persone che gestiscono le operazioni quotidiane di dipartimenti specifici, come le pulizie o le risorse umane. Sfruttano le competenze all’interno della loro nicchia. I responsabili di reparto sono una parte importante del attività alberghiera poiché conoscono un'area in dettaglio preciso. Allo stesso modo, i manager di dipartimento forniscono responsabilità dipartimentali su scala più ampia. Il successo o il fallimento di un dipartimento specifico dipende dalle spalle del suo manager. Tuttavia, anche la delega è una parte importante del ruolo manageriale. Non solo delegare compiti e responsabilità verso il basso, ma anche portare questioni importanti all'attenzione dei vicedirettori.

Dipendenti operativi

I dipendenti operativi sono le persone che lavorano direttamente con le attività, come i fattorini o il personale della reception. Sono le persone che solitamente lavorano per trasformare la strategia in realtà. Sono responsabili della realizzazione del alloggio sentirsi come a casa per gli ospiti. Allo stesso modo, sono un'importante fonte di informazioni sulle opinioni generali degli ospiti. Anche se si trovano più in basso nella struttura organizzativa dell'hotel, sono un pezzo vitale del puzzle. I dipendenti operativi spesso pensano a modi semplici per aumentare notevolmente la soddisfazione degli ospiti. Quando gli ospiti pensano all'hotel, spesso ricordano i dipendenti operativi che hanno offerto aiuto.

Tipologie di organigrammi alberghieri

  • Organigramma gerarchico dell'hotel: Dipartimenti come le vendite o la logistica sono classificati, con la leadership senior al vertice. E' tra le strutture più tradizionali.
  • Organigramma Funzionale dell'Hotel: Le posizioni sono definite attraverso funzioni e requisiti. Tuttavia, ciò comporta il rischio di interrompere la comunicazione tra i dipartimenti.
  • Organigramma dell'Hotel Matrix: Evita la possibile confusione vista nei grafici gerarchici e consente alle strutture di enfatizzare la funzionalità interdipartimentale.
  • Organigramma del Flat Hotel: Riduce al minimo la rappresentazione dei livelli di gestione dal dirigente al dipendente. Promuove l’autogestione ed è quindi favorito dalle start-up.

5 passaggi per creare un organigramma di un hotel

La struttura organizzativa dell'hotel è in genere piuttosto complessa. Tuttavia, i cinque passaggi seguenti forniscono un modo semplice per scomporlo in parti gestibili.

Definire la struttura e gli obiettivi dell'hotel

Definire la struttura organizzativa dell'hotel è la base del tuo grafico. Questa è una descrizione generale del tipo di grafico e del tuo intento. Le definizioni ti assicurano che tu capisca bilancio dell'hotel allocazione, importanza e intenzione. È la chiave che dice a tutto il personale esattamente a cosa serve il grafico. Dovrai indagare su tutte le posizioni all'interno dell'hotel, nei reparti e su come funziona la comunicazione tra loro. Inoltre, è di vitale importanza definire i tuoi obiettivi in modo da poter sviluppare un'analisi accurata per verificare se li stai raggiungendo. Ciò aiuta anche l'implementazione del dipendente.

Struttura Organizzativa dell'Hotel - Definire la struttura e gli obiettivi dell'Hotel

Descrivere i ruoli chiave e i dipartimenti all'interno dell'hotel

La descrizione dei ruoli chiave e dei dipartimenti coinvolti fornirà informazioni su ciò che ciascun dipartimento può fornire. Dovrebbero essere evidenti anche le posizioni del senior management. L'importanza di questo elemento deriva dal fatto che elenca gli elementi dinamici della struttura organizzativa del tuo albergo. Sono i componenti fondamentali del grafico. I punti principali da considerare in questa fase sono le relazioni di comunicazione e reporting. Mostra la funzione di ciascun elemento insieme alla gerarchia e come si collega al tutto. Alcuni esempi degli elementi elencati potrebbero essere le pulizie o il front office.

Progettare l'organigramma

La progettazione dell'organigramma della struttura organizzativa del tuo hotel viene in genere eseguita tramite computer tecnologia alberghiera. Dovrebbe produrre una rappresentazione visiva pulita e facilmente comprensibile. Questo passaggio è di vitale importanza poiché è il punto in cui l'elemento visivo viene solidificato. Questo è il punto in cui migliori il modo in cui le informazioni vengono comunicate. Dovresti iniziare dai vertici con il senior management e poi scendere fino ai capi dipartimento. Successivamente, elenca i ruoli individuali di ciascun dipartimento. Allo stesso modo, illustra team interdipartimentali e altri elementi unici. È importante sottolineare le linee di comunicazione e le relazioni di reporting. Punta a un design visivo autoesplicativo.

Rivedi e convalida il tuo lavoro

Quando rivedi e convalidi il tuo lavoro, non stai semplicemente correggendo errori minori. Piuttosto, questo passaggio ti dà anche la possibilità di adattarti al feedback. È una fase importante per verificare l'implementazione complessiva del tuo concetto. Sfrutta le revisioni del personale e modifica i dati e la presentazione per creare un organigramma ottimizzato. Dovresti anche dedicare più tempo ad esaminare tutto con il senior management e i capi dipartimento. Il tuo obiettivo è sfruttare il feedback delle persone rappresentate nella classifica e dei responsabili della delega delle attività per raggiungere gli obiettivi dell'hotel.

Struttura organizzativa dell'hotel: rivedi e convalida il tuo lavoro

Distribuire e aggiornare il grafico

Distribuisci e aggiorna il tuo lavoro una volta terminato attraverso qualunque metodo possa garantire al meglio la piena disponibilità. Assicurati che le persone comprendano anche che sarà continuamente aggiornato. La distribuzione non è un evento isolato ma qualcosa che accadrà ogni volta che la struttura organizzativa dell'hotel cambierà. Allo stesso modo, quando vengono messi in atto nuovi piani, gli elementi potrebbero cambiare in qualsiasi momento, ad esempio durante manutenzione alberghiera. Aggiornare continuamente l'organigramma e garantire che le persone sappiano come accedere a tali aggiornamenti è una parte vitale della creazione di un organigramma. Il grafico dovrebbe rimanere sempre dinamico ed evidenziare la crescita dell'hotel.

La struttura organizzativa dell'hotel è costruita su singoli dipartimenti

La struttura organizzativa dell'hotel è composta da individui, posizioni e dipartimenti. Una corretta organizzazione e documentazione del tuo hotel significa comprenderli appieno tutti. Tuttavia, i dipartimenti meritano un’attenzione particolare poiché spesso fungono da hub per compiti particolari e impressioni degli ospiti. Dovresti prenderti del tempo per imparare come funzionano reparti come la reception o le pulizie. Allo stesso modo, traccia tendenze alberghiere e come possono migliorare i dipartimenti. Puoi scoprire di più sulle divisioni di un hotel nell'articolo "Dipartimenti dell'hotel: scopri tutte le sezioni di un hotel."

Esempio: Organigramma dell'hotel per il reparto F&B

Struttura organizzativa dell'hotel e processo di assunzione

Il personale dell'hotel ha alcuni evidenti legami con elementi come finanziamento alberghiero. Tuttavia, dovresti anche considerare in che modo il processo di assunzione influenza la struttura organizzativa complessiva del tuo hotel. Uno dei vantaggi degli organigrammi è che puoi vedere facilmente le aree in cui potresti utilizzare più persone. È una base solida su cui procedere con i colloqui di lavoro. Saprai perché e dove hai bisogno di persone e potrai discuterne con i candidati. Nell'articolo scoprirai come funziona il processo di assunzione nel settore dell'ospitalità "Personale nel settore dell'ospitalità: come assumere i migliori dipendenti nel settore dell'ospitalità!"

La struttura organizzativa dell'hotel è complessa, ma è una complessità gestibile. Se utilizzi le informazioni che hai trovato qui, puoi creare un grafico, un piano e un obiettivo. Successivamente, approfondisci i punti organizzativi più interessanti.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.