A carta de boas-vindas do hotel é uma mensagem que os hóspedes recebem na chegada ao estabelecimento. A carta poderá ser colocada no quarto antes da chegada do hóspede, enviada para o quarto após a chegada ou entregue por e-mail ou SMS. Criar uma carta de boas-vindas de hotel de alta qualidade é importante porque dá o tom da estadia e permite que seu hotel demonstre compromisso com um excelente serviço. As melhores cartas de boas-vindas também fornecem informações úteis para ajudar os hóspedes. Neste artigo, você aprenderá como escrever uma ótima carta de boas-vindas para um hotel, completa com oito modelos gratuitos.

Tabela de conteúdo:

O que é uma carta de boas-vindas do hotel?

Uma carta de boas-vindas de hotel é uma mensagem curta, escrita pelo hotel para um hóspede, expressando gratidão pela visita e fornecendo informações úteis. Pode incluir uma visão geral dos serviços e detalhes sobre como os hóspedes podem pedir ajuda.

Uma carta de boas-vindas para os hóspedes do hotel pode ser deixada no quarto do hotel com antecedência, pronta para a chegada do hóspede, ou pode ser entregue no quarto após o check-in. Alguns hotéis colocam a carta de boas-vindas sob a porta do hóspede, enquanto outros entregam a mensagem de boas-vindas digitalmente, por e-mail ou SMS.

Enviar uma carta deste tipo faz com que os hóspedes se sintam valorizados e pode ajudar a criar uma primeira impressão positiva. Os hotéis costumam usar seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para ajudar na redação de uma carta de boas-vindas do hotel, permitindo que a carta seja personalizada para hóspedes individuais e até mesmo enviada automaticamente no momento do check-in.

Benefícios de uma carta de boas-vindas do hotel

Escrever uma carta de boas-vindas para os hóspedes do hotel permite gestão hoteleira e a equipe da recepção para fazer o contato inicial com o hóspede e informá-lo sobre o que esperar durante a estadia. Ajudará o hóspede a sentir-se bem-vindo e a que a sua visita seja apreciada pelo hotel, ao mesmo tempo que pode ajudá-lo a compreender os serviços que estão disponíveis.

Por exemplo, uma carta de boas-vindas do hotel pode informá-los onde encontrar as principais instalações, como o restaurante ou os serviços de spa. Também pode definir as melhores maneiras de entrar em contato com os funcionários do hotel. Quando as letras são personalizados, eles podem explicar detalhes mais sutis, como o que está incluído em uma reserva com tudo incluído ou como usar os recursos do quarto.

Em última análise, um dos maiores benefícios de escrever e enviar uma carta de boas-vindas ao hotel é proporcionar uma primeira impressão positiva, que é apoiada por interações iniciais com a equipe da recepção. Quando uma estadia em um hotel começa bem, é mais provável que os hóspedes aproveitem o tempo e tenham uma visão positiva do hotel.

Por que você deve escrever cartas de boas-vindas para hotéis?

Ela ajuda a criar sentimentos positivos, define expectativas e fornece informações úteis para melhorar a estadia deles. A carta também permite que os hóspedes saibam que você e seus funcionários ficarão felizes em ajudá-los caso eles tenham algum problema.

Uma carta de boas-vindas amigável pode ajudar a criar a impressão de que os funcionários do hotel são acessíveis, estão dispostos a ajudar e que se preocupam genuinamente em proporcionar uma experiência positiva aos hóspedes. Ele também pode oferecer algumas dicas sobre como aproveitar ao máximo uma estadia e pode ser consultado se os hóspedes precisarem saber como algo funciona.

Sua carta de boas-vindas também oferece uma oportunidade de expressar os valores da sua marca e definir o tom da estadia. Pode fazer parte de uma estratégia mais ampla para melhorar a reputação do seu hotel. Por fim, você também pode usar sua carta de boas-vindas para solicitar feedback ou pedir aos hóspedes que deixem uma avaliação on-line após a estadia.

A melhor maneira de receber hóspedes em seu hotel

6 dicas sobre como escrever cartas de boas-vindas em hotéis

Como um proprietário do hotel ou gerente de front office, é importante entender como escrever uma carta de boas-vindas de hotel eficaz. Abaixo, você terá acesso a seis dicas que podem melhorar a redação de suas cartas.

1. Use técnicas de personalização

Personalização é o processo de adaptar a experiência do hóspede aos indivíduos. Uma carta de boas-vindas do hotel pode ser personalizada usando informações de reserva e dados do cliente para detalhar os detalhes.

A personalização da mensagem é importante porque faz com que o cliente se sinta valorizado como indivíduo. Também permite que os clientes saibam que você está familiarizado com suas necessidades e preferências específicas.

Aborde-os pelo nome e faça referência ao tipo de reserva que fizeram. Por exemplo, se eles reservaram uma estadia com tudo incluído, você pode querer fazer referência aos alimentos e bebidas incluídos. Como alternativa, você pode criar modelos de mensagens para diferentes tipos de hóspedes, como hóspedes a lazer ou viajantes a negócios.

2. Mantenha sua carta de boas-vindas breve

Mantenha a carta de boas-vindas do hotel o mais breve possível, ao mesmo tempo que transmite a sua mensagem principal. Use sua carta para compartilhar informações importantes e definir o tom da estadia do hóspede.

A brevidade é essencial, porque você deseja ter certeza de que seus convidados realmente lerão a mensagem de boas-vindas. Uma carta clara e concisa é muito mais eficaz do que uma mensagem longa.

Dê as boas-vindas ao hóspede, agradeça pela escolha do seu hotel e depois passe a fornecer os detalhes mais importantes sobre serviços, comodidades e tecnologia hoteleira. Deixe claro que os funcionários ficarão felizes em ajudar. Embora possa ser tentador incluir o máximo de detalhes possível, você precisa evitar sobrecarregar seus convidados com muitas informações.

3. Solicite feedback dos convidados

Solicite feedback em sua carta de boas-vindas para hóspede do hotel, para que você possa ouvir o que eles gostam e o que não gostam. Fazer uma solicitação de feedback aumentará as chances de gerar avaliações online.

O feedback é importante porque ajuda a identificar áreas fortes e fracas. As avaliações online, em particular, também são essenciais para moldar a sua reputação e gerar reservas.

Você pode incentivar os hóspedes a deixarem comentários em plataformas específicas, permitindo que isso faça parte de uma visão mais ampla. marketing de hotel estratégia. É claro que você precisa aliar essa solicitação de feedback à prestação de um serviço de excelência.

4. Destaque Contatos e Locais de Interesse

A carta de boas-vindas do seu hotel também deve destacar os principais pontos de contato do seu hotel. Além disso, você pode fazer referência a alguns locais de interesse que eles possam querer visitar nas proximidades.

Explicar como os hóspedes podem entrar em contato com os funcionários pode tranquilizá-los de que a assistência está disponível e informá-los sobre a melhor maneira de entrar em contato. Enquanto isso, destacar as atrações locais pode aumentar a experiência geral de viagem.

Que fique claro que os funcionários estão sempre disponíveis para ajudar. A indústria do turismo e Indústria hoteleira muitas vezes trabalham lado a lado, portanto, promover atrações e negócios locais em sua carta de boas-vindas pode ajudar a construir relacionamentos positivos.

5. Adote um tom de voz positivo

Adote um tom de voz positivo, amigável e otimista. Você deseja deixar o mais claro possível que os funcionários do hotel são calorosos, acolhedores e estão dispostos a ajudar os hóspedes.

Um tom positivo é vital, porque a carta de boas-vindas do hotel ajudará os hóspedes a formar as primeiras impressões. A carta também precisa ser envolvente para que os convidados possam lê-la.

Usar uma linguagem acolhedora e otimista pode incentivar os hóspedes a aproveitar ao máximo sua estadia. Em última análise, você deseja que os hóspedes tenham uma ótima viagem, para que saiam com lembranças positivas. Isso começa quando eles chegam.

6. Incluir regras e políticas do hotel

Considere incluir regras básicas e políticas do hotel na carta de boas-vindas do hotel. Podem ser coisas simples, como regras sobre o uso da piscina ou horários de funcionamento das instalações de lazer.

Definir as suas próprias expectativas em relação aos hóspedes pode ajudar a evitar a ocorrência de problemas. Deixa claro o que os hóspedes podem ou não fazer e ajuda a manter a ordem básica.

Alguns hotéis temem que destacar regras e políticas numa carta de boas-vindas pareça demasiado rigoroso, mas os hóspedes apreciam a transparência. É importante lembrar que qualquer violação de regras no seu hotel também afetará outros hóspedes e o aproveitamento da estadia. Seja claro, conciso e tente manter um tom amigável ao definir as políticas.

8 modelos de cartas de boas-vindas de hotéis

Abaixo, você encontrará oito modelos de cartas de boas-vindas de hotéis. Você pode usá-los como base para sua própria carta de boas-vindas aos hóspedes do hotel ou combinar elementos de vários modelos, de acordo com suas necessidades.

Vídeo: Cartas de boas-vindas? Carta de boas-vindas no quarto do hotel @Taj Krishna Hyderabad.

1. Modelo de mensagem de boas-vindas do hotel de atendimento ao cliente

Prezado Sr./Sra./Senhorita/Sra. [Nome do convidado],

Temos o prazer de recebê-lo em [Nome do hotel]. Obrigado por escolher ficar conosco!

Aqui no [Nome do Hotel], nosso objetivo é oferecer um quarto limpo, arrumado e confortável, com serviço amigável da equipe do hotel. Estamos empenhados em proporcionar uma experiência positiva durante todo o seu tempo conosco.

Se você precisar de assistência a qualquer momento, nossa equipe estará sempre disposta a ajudar. Você pode entrar em contato com a recepção por telefone no ramal [Número do ramal]. Alternativamente, basta dirigir-se à recepção do hotel.

Temos certeza de que você aproveitará sua estadia, mas sempre agradecemos o feedback dos hóspedes. Se você tiver sugestões de como melhorar, informe-nos. Também adoraríamos se você encontrasse um momento para deixar um comentário no TripAdvisor ou no Google após o check-out, pois isso ajuda outros hóspedes a fazerem a melhor escolha.

Obrigado mais uma vez por escolher [Nome do hotel]. Quer você esteja nos visitando a negócios ou a lazer, confiamos que você terá uma experiência positiva e esperamos que nos escolha novamente se retornar ao [Destino] no futuro.

Sinceramente,

[Seu nome]

Gerente principal do escritório

[Nome do hotel]

2. Modelo de mensagem de boas-vindas do hotel para um hóspede de primeira viagem

Prezado Sr./Sra./Senhorita/Sra. [Nome do convidado],

Bem-vindo ao [nome do hotel]! Estamos muito felizes por você ter nos escolhido!

Como esta é a primeira vez que você se hospeda no [Nome do hotel], estamos determinados a oferecer uma experiência agradável, agradável e tranquila aos hóspedes. Se precisar de ajuda ou tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato com um membro da equipe. Nossa equipe está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana para ajudá-lo com qualquer dúvida ou problema.

Aqui no [Nome do Hotel], temos o compromisso de oferecer um quarto limpo, arrumado e agradável, além de um serviço de classe mundial. Também teremos o maior prazer em ouvir quaisquer sugestões ou comentários que você possa ter.

Queremos que você aproveite ao máximo o seu tempo aqui, por isso encorajamos você a conferir toda a gama de serviços e instalações que oferecemos, desde o nosso Wi-Fi gratuito até o excelente bar e restaurante do hotel.

Obrigado mais uma vez por nos escolher. Fique à vontade; esperamos que esta seja a primeira de muitas visitas.

Sinceramente,

[Seu nome]

Gerente principal do escritório

[Nome do hotel]

3. Modelo de carta de boas-vindas de hotel para hotéis que serão inaugurados em breve

Prezado Sr./Sra./Senhorita/Sra. [Nome do convidado],

Bem-vindo ao [nome do hotel]! Estamos muito satisfeitos por você ficar conosco.

Nossa simpática equipe se esforçará para garantir que sua estadia seja confortável, agradável e divertida. No entanto, como estamos numa fase de pré-abertura antes da nossa inauguração no final do ano, pedimos-lhe que faça algumas concessões adicionais à medida que optimizamos os nossos padrões de serviço e damos os retoques finais nas nossas comodidades e instalações.

Esperamos que você aproveite sua estadia conosco. Enquanto resolvemos quaisquer problemas restantes, adoraríamos ouvir seus comentários. Sinta-se à vontade para nos contatar em [Endereço de e-mail] com sugestões, recomendações ou pensamentos que você gostaria de compartilhar.

Mais uma vez, toda a nossa equipe agradece muito por ter escolhido se hospedar no [Nome do Hotel]. Se precisar de ajuda, sinta-se à vontade para visitar a recepção ou ligar para a recepção no ramal [Número do ramal].

Sinceramente,

[Seu nome]

Gerente principal do escritório

[Nome do hotel]

carta de boas-vindas em um quarto de hotel

4. Carta de boas-vindas do hotel para reservas com tudo incluído

Prezado Sr./Sra./Senhorita/Sra. [Nome do convidado],

Temos o prazer de recebê-lo no [Nome do hotel]! Esperamos que você tenha uma estadia fantástica.

Você optou por fazer sua visita com tudo incluído, portanto, junto com esta carta, anexamos uma lista dos itens que estão incluídos neste pacote. Você também pode experimentar qualquer um dos itens que não estão listados aqui, mas esteja ciente de que esses itens serão cobrados pelo preço normal.

Se você tiver alguma dúvida, preocupação ou opinião que gostaria de compartilhar, entre em contato com um membro de nossa equipe. Nossa equipe estará disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Teremos o maior prazer em ouvir seu feedback e adoraríamos se você pudesse deixar um comentário de cliente no Google ou no TripAdvisor depois de sair.

Obrigado mais uma vez por escolher [Nome do hotel].

Sinceramente,

[Seu nome]

Gerente principal do escritório

[Nome do hotel]

5. Carta de boas-vindas para hóspedes do hotel que estão retornando

Prezado Sr./Sra./Senhorita/Sra. [Nome do convidado],

Estamos honrados em tê-lo de volta ao [Nome do hotel] e estamos muito satisfeitos por você ter escolhido ficar conosco novamente. Esperamos sinceramente que sua última visita tenha sido agradável e nos esforçaremos para garantir que esta visita seja ainda melhor.

Desde a sua última visita, atualizamos o menu do restaurante do hotel e fizemos melhorias em [Instalações/Serviços/Comodidades]. Temos certeza que você vai adorar explorar essas novas opções durante a sua estadia.

Como sempre, não hesite em entrar em contato se tiver dúvidas ou precisar de assistência de qualquer tipo.

Obrigado mais uma vez pela sua visita de retorno. Estamos muito satisfeitos por ter você de volta.

Sinceramente,

[Seu nome]

Gerente principal do escritório

[Nome do hotel]

6. Modelo de carta de boas-vindas do hotel destacando recursos do quarto

Prezado Sr./Sra./Senhorita/Sra. [Nome do convidado],

Obrigado por escolher [Nome do hotel]! Estamos muito felizes por ter você conosco.

Nós nos esforçamos para oferecer um quarto confortável, serviço de classe mundial e uma experiência excepcional para os hóspedes.

Nossos quartos estão equipados com Smart TV, telefone, frigobar e acesso Wi-Fi gratuito. As condições do seu quarto também podem ser controladas através do nosso sistema de ar condicionado. Sinta-se à vontade para desfrutar de qualquer uma das bebidas na geladeira totalmente abastecida. Observe que todos os itens consumidos serão adicionados à sua conta final.

Projetamos nossos quartos pensando na acessibilidade, por isso nossos banheiros são espaçosos e possuem box amplo.

Se você precisar de ajuda durante sua estadia, não hesite em entrar em contato.

Mais uma vez, obrigado por escolher ficar no [Nome do Hotel].

Sinceramente,

[Seu nome]

Gerente principal do escritório

[Nome do hotel]

7. Carta de boas-vindas do hotel para hóspedes VIP

Prezado Sr./Sra./Senhorita/Sra. [Nome do convidado],

Temos o prazer de recebê-lo como nosso VIP e estamos ansiosos para ajudá-lo no que você precisar.

Agradecemos por você ter escolhido [Nome do hotel] e nossa equipe estará disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, caso você tenha alguma dúvida, dúvida, preocupação, sugestão ou opinião que gostaria de compartilhar. Estamos empenhados em garantir que a sua estadia seja o mais agradável e tranquila possível, por isso não hesite em entrar em contato conosco. Você pode entrar em contato com a recepção no ramal [Número do ramal].

Como convidado VIP, você também pode acessar [Lista de comodidades ou serviços exclusivos].

Obrigado mais uma vez por selecionar [Nome do hotel]. Confiamos que sua estadia será agradável.

Sinceramente,

[Seu nome]

Gerente principal do escritório

[Nome do hotel]

8. Carta de boas-vindas para hóspedes do hotel em uma ocasião especial

Prezado Sr./Sra./Senhorita/Sra. [Nome do convidado],

Bem-vindo ao [nome do hotel]. Estamos absolutamente honrados por você ter escolhido passar [nome da ocasião] conosco. Esperamos que o quarto seja do seu agrado e recomendamos que você entre em contato com um membro da equipe caso tenha alguma solicitação adicional.

A equipe está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, e você também pode entrar em contato com a recepção no ramal [Número do ramal].

Para ajudá-lo a marcar a ocasião, encontre uma garrafa de champanhe de cortesia no balde de gelo do seu quarto.

Obrigado mais uma vez por escolher ficar no [Nome do Hotel].

Sinceramente,

[Seu nome]

Gerente principal do escritório

[Nome do hotel]

Linhas e frases comuns em cartas de boas-vindas de hotéis

Linhas e frases comuns em cartas de boas-vindas em hotéis podem ajudá-lo a criar sua própria mensagem. Em geral, você desejará ter vários modelos para usar em diferentes tipos e situações de hóspedes. Ter linhas e frases experimentadas e testadas tornará muito mais fácil criar estes modelos:

  • Estamos muito satisfeitos por você ter escolhido ficar no [nome do hotel] e esperamos que sua experiência seja agradável.
  • Bem-vindo ao [nome do hotel]! Estamos muito felizes por você ter escolhido ficar conosco.
  • Nossa simpática equipe está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Não hesite em entrar em contato se tiver algum problema.
  • Informe-nos se houver algo que possamos fazer para tornar sua estadia mais confortável.
  • Nós nos esforçamos para oferecer um serviço excelente, mas estamos sempre felizes em receber feedback. Se você tiver alguma sugestão ou recomendação, informe-nos entrando em contato conosco pelo e-mail [Endereço de e-mail].
  • Obrigado mais uma vez por escolher ficar no [Nome do Hotel]. Esperamos que sua estadia seja tudo o que você esperava.

Tudo o que você precisa saber sobre marketing por e-mail para hotéis

Dependendo de como a carta de boas-vindas do seu hotel é enviada, ela pode fazer parte da sua estratégia de email marketing. No entanto, é importante compreender os outros componentes de um email marketing estratégia, incluindo e-mails promocionais, e-mails transacionais e e-mails enviados durante a fase de pré-chegada da jornada do cliente.

No "Marketing por e-mail para hotéis: tipos, estratégias e dicas importantes“ Neste artigo, você pode encontrar uma análise dos diferentes tipos de e-mail que constituem uma estratégia de sucesso e ler algumas dicas que devem melhorar seu ROI.

Criando uma estratégia de marketing hoteleiro de alta qualidade

Uma carta de boas-vindas do hotel é ótima para cumprimentar os hóspedes, mas você também precisa gerar o máximo de reservas possível e isso significa usar estratégias de marketing do hotel. As opções aqui variam desde marketing de conteúdo e marketing de mídia social até a realização de uma campanha publicitária de hotel ou a criação de um programa de fidelização de clientes.

No "Estratégias essenciais de marketing hoteleiro para mais reservas”No artigo, você pode ler tudo sobre as estratégias mais importantes a serem adotadas e entender por que elas são tão populares.

Uma carta de boas-vindas do hotel ajuda a fazer com que os hóspedes se sintam valorizados, ao mesmo tempo que oferece informações importantes sobre a sua estadia. O uso de modelos que permitem a personalização dessas cartas emergiu como uma das mais importantes tendências de hotel dos últimos tempos e usando as dicas e modelos fornecidos, você poderá melhorar a experiência do hóspede.

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.