Existem inúmeros benefícios que um viajante corporativo pode obter usando os serviços de uma agência profissional de viagens de negócios. Aqueles que optam por não usar esses serviços não apenas perdem um suporte excepcional ao cliente, mas também perdem dinheiro. Neste artigo, saiba exatamente do que se trata uma empresa de gestão de viagens corporativas e 9 razões para usar este serviço.

Índice:

O que é uma agência de viagens de negócios?

As agências de viagens de negócios, também conhecidas como empresas de gerenciamento de viagens, fornecem serviços relacionados a viagens com descontos e regalias, que podem ser ajustados para atender à política de viagens da empresa e ao dever de cuidar dos viajantes de negócios.

Esses agentes de viagens de negócios são compostos por especialistas em viagens independentes ou internos que são responsáveis por gerenciar e monitorar despesas de viagens, bem como organizar viagens para empresas ou indivíduos corporativos. O artigo, “O que é gerenciamento de viagens”, explica o papel dos TMCs para as empresas em mais detalhes.

Agência de viagens de negócios: 9 motivos para usar um

Empresas de gestão de viagens de negócios pode ser altamente benéfico para as empresas por vários motivos. Para ter uma ideia melhor de como eles são úteis, listamos 9 dos principais benefícios de usar uma agência de viagens corporativas para gerenciar suas viagens corporativas.

1. Desconto em viagens

Uma agência de viagens de negócios pode oferecer às empresas muitas vantagens, incluindo descontos em voos e acomodações. As agências de viagens de negócios na indústria de viagens e turismo geralmente reservam grandes volumes de voos e quartos de hotel para indivíduos em todo o mundo. Isso os coloca em uma posição favorável para obter melhores tarifas de voos ou descontos. Ao usar uma agência de viagens de negócios, é mais provável que você obtenha uma tarifa especial em sua viagem de negócios do que se você mesmo fizesse a reserva.

Mas essa não é a única vantagem de usar um agente de viagens corporativo. Por trabalharem no setor há muito tempo (as agências de longa data), eles também podem acessar upgrades de voos e quartos de hotel, salas VIP e transporte terrestre de primeira classe.

2. Economize tempo e dinheiro

Economizar tempo e dinheiro são vantagens claras de usar uma agência de viagens corporativas. Devido aos seus contatos e experiência no setor, eles podem encontrar facilmente as melhores ofertas. A maioria das empresas escolhe agências de viagens de negócios especializadas em lidar com clientes do mesmo setor que elas. Isso é altamente benéfico, pois agências de viagens de negócios experientes podem otimizar sua estratégia de viagens, economizando tempo e dinheiro.

3. Assistência 24 horas

Seu agente de viagens corporativo atua como um contato de emergência, sempre que você ou seus funcionários precisarem de suporte antes, durante ou depois de suas viagens. Seja em uma viagem nacional ou internacional, você provavelmente precisará do apoio de uma agência de viagens de negócios, especialmente se não falar o idioma local. Você pode até ficar preso durante uma agitação política ou climática adversa. É aqui que seu agente de viagens de negócios salvará seu dia ou sua noite.

Não importa onde você esteja, sua agência de viagens de negócios aliviará seus problemas entrando em contato com seus contatos e resolvendo tudo imediatamente para que você possa continuar aproveitando sua viagem de negócios.

4. Conhecimento Interno

Como as agências de viagens de negócios têm anos de experiência em seu campo, elas podem fornecer informações privilegiadas, que não estão disponíveis abertamente ao público. Seu vasto conhecimento e informações privilegiadas os mantêm atualizados sobre os últimos acontecimentos com mudanças nos preços dos voos.

Outro benefício importante de seu conhecimento interno é que as alterações de itinerário podem ser feitas sem que você tenha que pagar nenhuma taxa. Um agente de viagens corporativo pode alterar itinerários com pouco ou nenhum custo para você, economizando dinheiro para sua empresa.

5. Cumprindo a Política Corporativa de Viagens

Qualquer empresa de pequeno ou grande porte com funcionários que viajam a trabalho deve aplicar uma política de viagens corporativas para garantir que seus funcionários cumpram as regras básicas. Essas regras incluem classe de voo específica, estrela de aluguel de carro e tarifas de classe de hotel.

Um agente de viagens de negócios ajuda a aplicar essa política orientando os funcionários sobre todas as opções compatíveis. Ao usar uma agência de viagens de negócios, você garantirá que os membros de sua equipe cumpram a política de viagens de sua empresa sem a necessidade de esforço extra para acompanhar a conformidade de viagens.

6. Maior acesso aos recursos

Os agentes de viagens corporativas podem fornecer amplo acesso a todos os recursos necessários para que sua viagem de negócios ocorra conforme o planejado. Esses agentes usam as melhores ferramentas online para determinar quaisquer fatores que afetem sua viagem de negócios. Eles também podem imprimir suas passagens aéreas, descobrir possíveis atrasos, garantir que seu motorista esteja agendado para buscá-lo no aeroporto e vários outros processos importantes para tornar sua viagem o mais tranquila possível.

Como as agências de viagens corporativas têm maior acesso às ferramentas on-line, elas podem evitar quaisquer contratempos que possam ocorrer durante ou antes de sua viagem programada. Mesmo que as mudanças climáticas resultem em atrasos nos voos, seu agente reservará rapidamente um voo alternativo. Ao utilizar uma agência de viagens de negócios, você não apenas terá tranquilidade durante sua viagem de negócios, mas também saberá que existe uma equipe de profissionais competentes para atendê-lo caso surja algum problema.

7. Os melhores sistemas de reserva de viagens

Como mencionado anteriormente, as agências de viagens corporativas têm acesso aos melhores sistemas online para fazer reservas de viagens. No mundo moderno das viagens de negócios, a reserva de ponta a ponta baseada na web é necessária, pois elimina o incômodo de fazer reservas individuais para voos, quartos, etc.
Com a ajuda de uma agência de viagens de negócios, você pode ter certeza de que está obtendo as melhores tarifas possíveis. Nenhuma estratégia oculta está envolvida no processo, pois o agente usa uma plataforma de reserva confiável e consistente.

Uma agência de viagens de negócios moderna fornece todas as ferramentas necessárias, incluindo um aplicativo móvel para enviar seus planos de viagem e solicitar alterações a qualquer hora do dia ou da noite. Usando a tecnologia e o software certos, você pode manter aberta a linha de comunicação entre você e seu agente de viagens.

A tecnologia de ponta desempenha um papel importante nesta indústria. Se você gerenciasse os itinerários de viagem de seus funcionários, todo o processo poderia consumir muito do seu tempo. Por outro lado, usar um aplicativo ou software móvel para enviar seus planos de viagem ao agente pode ser feito facilmente em poucos minutos.

8. Um serviço totalmente abrangente

Além de reservar aluguel de carros, voos, quartos e traslado do aeroporto, um agente de viagens corporativo também pode cuidar dos arranjos de visto para o destino para o qual você ou seus funcionários estão viajando. Seguro de viagem, taxas de câmbio, estacionamento, locais de negócios, reuniões, eventos e muito mais do que uma agência de viagens de negócios pode providenciar para você. Uma agência de viagens de negócios pode fornecer um serviço completo do início ao fim, para que você não precise se preocupar com nada durante sua viagem de negócios.

9. Agentes dedicados

Finalmente, a última razão para usar um agente de viagens de negócios é a dedicação em conhecer suas necessidades de viagem. A maioria das agências cria perfis de empresas e nomeia seus agentes para clientes específicos. Isso faz com que os planos de viagem se tornem simples e precisos. Além disso, seus requisitos específicos serão atendidos sempre com um agente dedicado, para que você não precise repassar os detalhes com eles repetidas vezes.

Solicitações específicas incluem números de assentos, salas para fumantes, requisitos dietéticos e processamento de passageiro frequente. Agentes com perfis de empresas garantem que as políticas de viagem sejam seguidas em todas as reservas. Tudo isso é importante para garantir que uma viagem de negócios seja bem-sucedida.

Encontrando a Agência de Viagens de Negócios Certa

A escolha do agente certo para a sua empresa não deve começar pelo próprio agente. Você deve primeiro avaliar sua própria política de viagens. Depois de definir uma política de viagens clara, o agente escolhido também alinhará seus serviços com base nas necessidades exatas de sua empresa. Você também deve considerar os destinos para os quais seus funcionários provavelmente viajarão e seu orçamento para essas viagens de negócios. Continue lendo para descobrir como escolher a melhor agência de viagens corporativas para sua empresa.

O tipo de agente que você selecionar deve ser baseado no tamanho da sua empresa e no setor em que você trabalha. Por exemplo, se você for uma grande empresa que precisa participar de eventos de negócios regularmente, precisará de um agente de viagens para organizar os locais certos para sua reuniões ou eventos. Eles também precisarão ser adaptáveis o suficiente para fazer alterações de itinerário de última hora.

Por fim, outro componente essencial para encontrar a melhor agência de viagens de negócios é garantir que ela se encaixe na cultura da sua empresa. Como esses agentes trabalharão em estreita colaboração com sua equipe, eles devem aderir às suas políticas. Por exemplo, se sua empresa enfatiza a flexibilidade do horário de trabalho para funcionários que estão em viagens de negócios, você desejará um agente que também cumpra essa política.

Como as empresas de viagens podem aumentar a receita com a ajuda de uma agência de viagens de negócios

Viagens de negócios frequentes podem ser caras e complicadas, especialmente se as viagens consistirem em vários viajantes com itinerários separados. A maioria das empresas não tem tempo nem recursos para realizar essas tarefas por conta própria, por isso optam pelos serviços de uma agência de viagens corporativas. As agências de viagens de negócios não apenas organizam e gerenciam viagens de negócios para empresas, mas também são altamente benéficas para a indústria hoteleira, pois precisam fazer várias reservas de quartos regularmente.

A maioria das agências de viagens de negócios usa um sistema GDS (sistema de distribuição global) para reservar acomodações e muito mais. Os hotéis também podem aproveitar e maximizar seus lucros conectando-se a um sistema GDS. Este sistema fornece acesso em tempo real aos preços e disponibilidade dos quartos do seu hotel, aumentando assim as chances de atrair mais viajantes de negócios e aumentando as receitas ao mesmo tempo.

No guia detalhado, “Sistema de Distribuição Global (GDS): Quais são os benefícios para os hotéis?” você descobrirá o que é um GDS e como ele pode beneficiar a indústria hoteleira.

Principais empresas de gerenciamento de viagens de negócios

Uma vez que é função de uma agência de viagens de negócios organizar viagens de negócios e eventos para os funcionários das empresas, os hotéis podem, por sua vez, atrair mais viajantes de negócios, tornando seus quartos e serviços acessíveis para as agências de viagens de negócios reservarem. Se você é gerente ou proprietário de um hotel e deseja atrair mais viajantes corporativos para sua propriedade, consulte este artigo informativo, “Agentes de viagens corporativas para hotéis para atrair mais viajantes de negócios”.

Uma agência de viagens de negócios não apenas reserva viagens de negócios, mas também incentiva os funcionários das empresas a cumprir a política de viagens corporativas. Embora uma agência de viagens de negócios possa ter um preço, a maioria das empresas estaria perdida sem elas, especialmente ao obter as melhores ofertas de viagens.

Mais dicas sobre viagens de negócios

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco maior de muitos na indústria de viagens, em parte os viajantes de negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando o empregador cobre seus custos. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

Mais dicas para expandir seus negócios

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.