Um auditor noturno de hotel desempenha uma das funções mais importantes em um hotel moderno, lidando com muitas das tarefas críticas do final do dia, incluindo tarefas de recepção e contabilidade. Neste artigo, você pode examinar o papel que a tecnologia está desempenhando no auxílio aos auditores noturnos, ao mesmo tempo que aprende sobre algumas das oportunidades e desafios futuros.

Índice:

O que é a indústria hoteleira?

A indústria hoteleira faz parte da indústria hoteleira mais ampla e pode ser descrita como uma indústria de serviços focada na prestação de serviços aos hóspedes. alojamento. No entanto, especificamente, a indústria hoteleira refere-se à prestação de dormidas e serviços relacionados a clientes pagantes numa base de curto prazo.

Isso significa que o hotel indústria não inclui nenhum tipo de alojamento que proporcione estadias mais permanentes. No entanto, inclui tipos de alojamento que não são necessariamente hotéis, com exemplos que incluem motéis, B&B e albergues. Portanto, um auditor noturno de hotel poderia tecnicamente trabalhar em um desses negócios.

No "Hotelaria: tudo o que você precisa saber sobre hotéis!”Artigo, você pode ver muito mais de perto o que é a indústria, como significado de hotel é definido, os diferentes tipos de propriedade na indústria e muito mais.

O que é um auditor noturno de hotel?

Um auditor noturno de hotel é contratado para trabalhar nos turnos noturnos de um hotel e assumirá algumas das principais responsabilidades que a recepção do hotel e o departamento de contabilidade normalmente assumiriam. A presença de um auditor noturno em um hotelaria ajuda a evitar situações em que a recepção tenha que ficar fechada durante a noite.

Embora uma parte fundamental da função envolva atender às necessidades dos hóspedes durante a noite, um auditor noturno também é responsável por realizar uma auditoria do registro de hóspedes. Isto pode incluir a reconciliação de todas as contas, o processamento de pagamentos de hóspedes, a recolha de documentação relevante e a garantia de que todas as informações financeiras são precisas e atualizadas.

No "Deveres e responsabilidades do auditor noturno no hotel: tudo o que você precisa saber”Artigo, você poderá aprender mais sobre essas responsabilidades de contabilidade e recepção e se aprofundar no conceito de auditoria noturna.

Vídeo: Descrição do trabalho de auditor noturno de hotel

Auditor noturno de hotel como parte do front office do hotel

Conforme mencionado anteriormente, uma das principais responsabilidades de um auditor noturno de hotel é assumir as funções básicas de recepção durante o período noturno. Isso garante que os hóspedes ainda tenham acesso à assistência e suporte da recepção, caso precisem, durante os horários em que os funcionários mais familiares da recepção estão de folga.

Nesse sentido, um auditor noturno de hotel pode ser considerado parte do front office do hotel. Este é um departamento crucial nos hotéis modernos, servindo como a cara do negócio. Muitas vezes incluirá equipe de recepção, equipe de concierge, gerentes de receita, alguns daqueles com deveres de limpeza, e alguns funcionários encarregados de fornecer outros serviços aos hóspedes.

No "Recepção do hotel: aprenda sobre tarefas, responsabilidades, funções e muito mais”No artigo, você pode ler muito mais sobre o front office do hotel, como ele é definido, as principais funções e as principais tarefas que estão sendo executadas.

Processo de trabalho do auditor noturno de hotel

A função de auditor noturno de hotel originou-se de uma época anterior à utilização da tecnologia hoteleira moderna, pelo que era essencial realizar manualmente uma auditoria ao registo de hóspedes e garantir a veracidade de todas as informações financeiras. Isso normalmente era feito durante a noite porque fazia sentido auditar no final do dia útil.

Além disso, auditar à noite era uma forma de reduzir as chances de interrupções. Hoje, o papel continua a ser crucial, mas as inovações tecnológicas, como Sistemas POS, ou finanças e orçamento hoteleiro o software ajudou muito em partes dele. Embora muitos dos dados financeiros de um hotel estejam sujeitos à automação, as auditorias ainda são valiosas.

Em particular, é importante para um auditor noturno de hotel comparar as transações financeiras que a recepção registrou ao longo do dia com as transações reais que ocorreram. Também é importante verificar e confirmar a precisão dos financiamento hoteleiro relatórios e extratos de contas.

Importância da Tecnologia na Indústria Hoteleira

Nos últimos anos, a indústria hoteleira foi completamente transformada pelo surgimento de algumas tecnologias importantes. Exemplos de tecnologia hoteleira que tiveram um impacto transformacional na indústria em geral incluem plataformas de reservas online, aplicações móveis, pagamentos sem contacto, Internet das Coisas, tecnologia na nuvem e ferramentas de automação.

Para um auditor noturno de hotel, essa categoria final pode ser a mais significativa de todas. As soluções de software modernas permitem que muitas tarefas de contabilidade sejam realizadas automaticamente, em vez de manualmente. cálculos. Isso não apenas ajuda a economizar tempo e esforço, mas também pode reduzir problemas associados a erros humanos.

Em última análise, esta tecnologia ajudou a simplificar o papel do típico auditor noturno de hotel. Tornou mais fácil o acesso às informações mais atualizadas e permitiu a utilização de registos digitais em vez de métodos baseados em papel.

Tecnologia hoteleira impactando o papel do auditor noturno de hotel

Nas seções a seguir, você conhecerá dois exemplos importantes de tecnologia hoteleira. Em ambos os casos, estas ferramentas estão a ajudar a moldar o papel moderno de um auditor noturno de hotel.

Sistema de gestão de propriedade (PMS)

Um sistema de gerenciamento de propriedade, ou PMS, é um aplicativo que pode ser usado para uma ampla gama de gestão hoteleira tarefas. Entre eles estão o gerenciamento de reservas, o gerenciamento de check-ins e check-out de hóspedes, a atribuição de quartos aos hóspedes, a verificação da ocupação atual, a cobrança de clientes e a criação de relatórios.

Dado que um auditor noturno de hotel será responsável por lidar com os hóspedes durante um turno noturno típico, todos esses recursos são potencialmente valiosos. Usando um PMS, um auditor noturno pode acessar de forma rápida e fácil as informações de que necessita, realizar tarefas administrativas importantes e responder às necessidades dos hóspedes.

Vídeo: Explicação do software de gerenciamento de propriedades (PMS) Vídeo | SALVE seu hotel!

Software contábil e financeiro

Embora os auditores noturnos de hotéis devam responder às necessidades dos hóspedes, uma parte importante da função ainda envolve a realização de uma auditoria noturna. O software contábil e financeiro pode, portanto, ser uma ferramenta útil, ajudando a automatizar grande parte da coleta de dados, bem como alguns cálculos e análises de dados.

Em particular, o uso de soluções de software contábil e financeiro permitirá que um auditor noturno de hotel controle as receitas e despesas. Também permitirá ao auditor decompor as receitas para que todas as transações ocorridas num determinado dia sejam contabilizadas. Muitas dessas soluções também auxiliam nos relatórios financeiros.

3 benefícios da tecnologia para auditores noturnos de hotéis

A seguir, vale a pena dedicar algum tempo para explorar os principais benefícios associados ao investimento em tecnologia para uso dos auditores noturnos de hotéis. Em particular, existem três benefícios principais que qualquer proprietário do hotel deveria estar ciente.

1. Automação e simplificação de tarefas

É impossível explorar os benefícios da tecnologia moderna para um auditor noturno de hotel sem abordar a automação. Um PMS de hotel e um software financeiro relevante permitirão que um auditor reúna automaticamente dados relevantes, execute cálculos complexos rapidamente e crie relatórios profissionais que podem ser usados para verificar informações financeiras.

O software também permite que os auditores simplifiquem muitas das tarefas que, de outra forma, poderiam levar muito tempo. Isto inclui tudo, desde a verificação da precisão dos relatórios financeiros até a atribuição de quartos aos hóspedes que chegam atrasados. Economizar tempo pode ser especialmente importante em hotéis movimentados, onde os auditores podem ficar confusos.

2. Maior eficiência e precisão

Ferramentas como software de contabilidade, software financeiro ou sistema de gerenciamento de propriedade podem melhorar muito a eficiência com que um auditor noturno de hotel pode realizar suas tarefas principais. Isso então libera mais tempo para se concentrar em outras tarefas, incluindo lidar com as diversas necessidades dos hóspedes do hotel.

Também é importante ressaltar que o software pode oferecer maior precisão do que seria possível ao contar apenas com o auditor noturno do hotel. Isso ocorre porque cálculos, relatórios financeiros e diversas atividades de recepção estão sujeitos a erros humanos. O software pode reduzir esses erros e melhorar a qualidade geral de vários operações hoteleiras.

3. Melhorias na experiência do hóspede

A introdução de software moderno e outras inovações tecnológicas também pode ajudar a melhorar a experiência do hóspede. Por exemplo, ferramentas modernas permitem experiências de check-in e check-out muito mais integradas. Um auditor noturno de hotel agora pode alocar um quarto, fornecer um cartão-chave funcional e processar informações de pagamento rapidamente.

Os aplicativos e ferramentas de comunicação do hotel oferecem novas maneiras para os hóspedes entrarem em contato com o auditor noturno do hotel e fazerem solicitações, fazerem perguntas ou alertá-los sobre uma situação. A maior precisão e eficiência associadas ao software moderno também proporcionam um efeito indireto na experiência do hóspede, reduzindo erros ou atrasos frustrantes.

Auditor Noturno de Hotel - Atendimento ao Cliente

Desafios e oportunidades tecnológicas futuras para auditores noturnos de hotéis

O uso da tecnologia está mudando o papel do auditor noturno do hotel, e isso oferece oportunidades e desafios. Nas seções abaixo, você pode se aprofundar em duas oportunidades principais e em dois desafios principais.

Oportunidade – Análise de Dados

Os hotéis modernos podem coletar muitos dados dos clientes, e essa coleta de dados começa antes do hóspede chegar ao hotel. Muitos desses dados são usados para marketing de hotel, mas também oferece espaço para a a função de auditor noturno de hotel para assumir um componente de análise de dados, e os auditores também podem fazer bom uso de quaisquer descobertas.

Por exemplo, um auditor noturno poderia usar os dados do cliente para responder de forma mais inteligente às solicitações dos hóspedes durante a noite ou para personalizar o check-in ou check-out dos hóspedes. Técnicas de análise de dados também podem ser usadas para identificar tendências financeiras, aprender lições valiosas e fazer recomendações sobre como melhorar aspectos do hotel.

Desafio – Segurança Cibernética

Embora as inovações tecnológicas tenham inquestionavelmente facilitado a vida de quase todos os departamentos hoteleiros, inclusive dos auditores noturnos de hotéis, esta tecnologia apresenta um desafio quando se trata de trata de manter a segurança. Isto é especialmente importante quando se lida com dados de clientes e dados financeiros, que são alvos óbvios.

Às vezes, a responsabilidade pela manutenção da segurança cibernética pode recair sobre o auditor noturno do hotel. Para os gerentes de hotéis, isso significa que qualquer pessoa encarregada da auditoria noturna precisará passar por algum nível de treinamento em segurança cibernética. Também requer investimento em áreas como armazenamento de dados, software de segurança cibernética e otimização de protocolos mais amplos de segurança hoteleira.

Oportunidade – Upskilling

A inclusão de novas tecnologias em um hotel oferece oportunidades para que o hotel aprimore as habilidades dos auditores noturnos. Além do treinamento em segurança cibernética mencionado acima, isso pode incluir coisas como ensinar aos auditores como usar um PMS de hotel ou ensinar-lhes algumas técnicas mais avançadas de análise de dados.

Há um forte componente de atendimento ao cliente na função de auditor noturno de hotel, embora também possa ser possível aprimorar as habilidades dos auditores com habilidades relacionadas à limpeza ou manutenção hoteleira. Isto é benéfico tanto para o funcionário como para o hotel como um todo, proporcionando possíveis novos ramos de carreira, ao mesmo tempo que acrescenta valor ao auditor.

Desafio – Segurança no Trabalho

Finalmente, embora os numerosos benefícios que a tecnologia possa oferecer a um auditor noturno de hotel, é importante compreender que também representa potencialmente uma ameaça à segurança do emprego. Muitas das tarefas que um hotel O auditor noturno, tradicionalmente responsável, agora pode ser realizado de forma mais rápida, precisa e automática por meio de software.

Os melhores auditores noturnos estão à altura deste desafio, adquirindo novas competências para mostrar o seu valor e aprendendo a trabalhar em conjunto com ferramentas de automação. No entanto, os hotéis poderão ter de tomar medidas para tranquilizar os auditores nocturnos sobre a segurança no emprego ou fornecer o tipo de formação que os ajudará a proporcionar valor acrescentado ao hotel.

Compreendendo a tecnologia hoteleira

O papel do auditor noturno do hotel está longe de ser o único trabalho dentro dos hotéis que está sendo alterado pelas novas tecnologias. Os hotéis devem acompanhar constantemente o ritmo de novas ferramentas, novos softwares, novas ideias e novos abordagens. Isso pode incluir tudo, desde a compreensão de como a inteligência artificial pode ser implantada até o acompanhamento da mais recente tecnologia Wi-Fi.

No "Tendências de tecnologia hoteleira: 16 inovações futuras que você deve conhecer”Artigo, você poderá ler sobre 16 das tendências tecnológicas mais importantes, da realidade virtual à robótica hoteleira e tudo mais.

Software essencial de gestão hoteleira

Às vezes, um auditor noturno de hotel pode precisar usar um software de gerenciamento hoteleiro, como um sistema de gerenciamento de propriedade. Dito isto, as soluções de gestão hoteleira vão muito além e incluem sistemas de gestão de receitas, gestores de canais de distribuição e soluções de gestão de reputação.

No "Soluções de software de gestão hoteleira que todo hotel precisa”Artigo, você pode explorar completamente as diferentes opções de software de gerenciamento hoteleiro disponíveis e entender por que elas são tão valiosas.

Os departamentos hoteleiros mais importantes

De certa forma, o papel do auditor noturno do hotel pode abranger diferentes departamentos do hotel, incluindo o departamento financeiro e o front office. Independentemente de como seja categorizado, todos os diferentes departamentos de um hotel precisam ter uma compreensão clara de suas responsabilidades e estar alinhados em seus objetivos.

No "Departamentos de hotéis: conheça todas as seções de um hotel”, você pode explorar os principais departamentos de um hotel e entender onde as diferentes funções se encaixam no panorama geral da sua propriedade.

Perguntas frequentes sobre o auditor noturno do hotel

Um auditor noturno de hotel contribuirá significativamente para a satisfação geral dos hóspedes, atuando como a cara do hotel e prestando atendimento ao cliente durante a noite. O auditor noturno estará pronto para atender às necessidades do cliente, responder aos problemas e garantir que os check-ins e check-outs possam ocorrer.

Um auditor noturno de hotel precisará de excelentes habilidades de comunicação e atendimento ao cliente, além da capacidade de trabalhar de forma eficaz por conta própria. Eles precisarão possuir habilidades numéricas, ser analíticos e entender como usar pacotes de software essenciais para hotéis. O gerenciamento do tempo e a atenção aos detalhes também são essenciais.

Algumas das tarefas noturnas mais comuns para um auditor noturno de hotel incluem operar a recepção, realizar tarefas contábeis de final de dia, verificar relatórios, auditar registros de hotel, fazer check-in e saída de hóspedes do hotel e preparar tudo para o dia. pessoal para assumir pela manhã.

Um auditor noturno de hotel precisará entender como realizar tarefas contábeis, como realizar tarefas de recepção e como gerenciar problemas de clientes. Isso significa que o treinamento se concentrará fortemente no atendimento ao cliente, contabilidade e auditoria. Além disso, os auditores noturnos precisarão aprender como usar os principais softwares do hotel, incluindo sistemas de gerenciamento de propriedade.

Muitos hotéis terão janela para check-in dos hóspedes e a auditoria noturna ocorrerá fora desse horário. Em muitos hotéis, é normal que a auditoria noturna comece por volta da meia-noite ou 1h, para fornecer tempo suficiente, ao mesmo tempo que reduz ao mínimo qualquer interrupção nos serviços aos hóspedes.

O papel de um auditor noturno de hotel mudou inquestionavelmente com o surgimento de novas tecnologias, como sistemas PMS e ferramentas de automação. Embora estas inovações apresentem alguns desafios, também oferecem grandes oportunidades para aumentar a produtividade e a precisão, ao mesmo tempo que tornam a vida de um auditor muito mais fácil.

Mais dicas para expandir seus negócios

Revfine.com é uma plataforma de conhecimento para a indústria de hospitalidade e viagens. Os profissionais usam nossos insights, estratégias e dicas práticas para se inspirar, otimizar receitas, inovar processos e melhorar a experiência do cliente. Você pode encontrar todos dicas de hotéis e hospitalidade nas categorias Gestão de Receitas, Marketing e Distribuição, Operações Hoteleiras, Pessoal e Carreira, Tecnologia e Programas.

Submeter um artigo

Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.