Quebrando os silos: unindo a análise comercial e financeira para o bem maior de todos

No ambiente de hospitalidade complexo e competitivo de hoje, complacência não é uma opção. A tomada de decisão baseada em dados é essencial para o sucesso do seu negócio.

Na maioria das organizações, a análise comercial é o domínio de vendas, marketing e, particularmente, revenue management. Os dados financeiros são alavancados por equipes de Contabilidade e Finanças com foco em custos, lucratividade e saúde financeira geral.

Neste artigo, você aprenderá por que e como esses tipos de dados devem ser aproveitados em conjunto pelas equipes financeira e comercial para criar uma abordagem integrada ao uso de dados para maximizar o crescimento da receita bruta e a lucratividade líquida.

Combinando Análise Comercial e Financeira Explicada

Vamos começar esboçando a que esses termos se referem.

Dados de análise comercial vêm de sistemas no centro das operações comerciais de um hotel, incluindo PMS, RMS, ferramentas de benchmarking e rate-shopping, entre outros. A análise comercial se refere a dados e visualizações de dados relacionados ao desempenho comercial do negócio, incluindo informações sobre como o negócio é construído.

Por exemplo:

• Desagregações como segmentação, canais, códigos de tarifas, tipos de quartos, ocupação de quartos
• Dados comportamentais, incluindo prazo de entrega, duração da estadia, padrões de produção por dia da semana
• Estatísticas sobre contribuição de fidelidade, valor médio de reserva, upgrade gratuito-%, etc.
• Todos os itens acima estão relacionados entre si e com períodos específicos de estadia e/ou reserva

O Finance Analytics coleta dados do sistema de contabilidade, ou ERP, da empresa e se concentra em fornecer insights sobre custos, lucratividade e investimento.

As informações relevantes incluem:

• Declarações de lucros e perdas (P&L's)
• Repartição de despesas por departamento, tipo de custo, etc.
• Rentabilidade em todo o hotel e por ponto de venda

Ao reunir esses dois tipos de análise, atualmente separados na maioria das organizações, os hotéis podem obter uma imagem mais clara de como as atividades e decisões comerciais afetam a saúde financeira do negócio e vice-versa. Além disso, o uso de dados comerciais para fornecer contexto aos dados financeiros e vice-versa ajuda os usuários empresariais a responder à pergunta de acompanhamento mais importante em dados e análise: “Por que?”.

Por exemplo: análises comerciais sobre segmentação e canal podem dar contexto sobre o motivo pelo qual a lucratividade é comparativamente alta ou baixa para o departamento de Quartos.

Quais são os benefícios de unir análise comercial e financeira?

• Visão holística do negócio. Ter análises comerciais e financeiras reunidas em um só lugar, até mesmo em um painel, significa que usuários de ambos os lados do negócio estão obtendo uma visão holística do negócio e estão usando a mesma fonte de verdade para os mesmos dados. Isso permite uma compreensão mais profunda de como as decisões operacionais em cada departamento impactam os resultados financeiros. Isso é crucial para o alinhamento interdepartamental e para garantir que as decisões tomadas em uma área não afetem negativamente o desempenho em outra.
• Melhoria na previsão e no orçamento. As análises comerciais geralmente são focadas em tendências em tempo real, mas quando vinculadas a análises financeiras, os hotéis podem fazer previsões melhores e mais informadas. Por exemplo, em vez de focar somente na receita, você pode levar em consideração os custos associados para entender a verdadeira lucratividade de um determinado segmento ou canal. Isso, por sua vez, aprimora as decisões de orçamento e a alocação de recursos.
• Melhor lucratividade. Embora o crescimento da receita seja importante, ele deve ser acompanhado por uma gestão de custos eficaz. A fusão dessas análises permite que os hotéis identifiquem onde eles podem estar sacrificando a lucratividade enquanto buscam receita, como custos de aquisição mais altos que não se traduzem em reservas mais lucrativas.
  Ter uma compreensão clara da dinâmica total de custos e receitas dos diferentes canais de distribuição significa que os hotéis podem escolher modelos de preços e estratégias de gerenciamento de canais que maximizem o lucro.
• Tomada de decisão aprimorada. Em um ambiente integrado, ao tomar decisões sobre, por exemplo, investimentos em marketing, estratégias de preços e alocação de recursos, elas são feitas com uma lente financeira, garantindo que as decisões contribuam para a lucratividade geral e a sustentabilidade do hotel.

Como unir finanças e análise comercial

Não é nenhuma surpresa que a tecnologia seja a resposta ao desafio aqui apresentado como a solução mais eficaz.

Etapa 1: Integração de dados

Comece quebrando os silos de dados literais. Dados financeiros e comerciais precisam estar disponíveis e compartilháveis entre departamentos. Embora isso possa ser feito manualmente, é por meio de uma ferramenta de Business Intelligence que você poderá efetivamente reunir os dados de uma forma significativa e consumi-los das muitas maneiras diferentes em que os dados podem trazer valor. Isso também elimina o custo e o tempo necessários para investir em um processo manual para extrair e estruturar os dados de uma forma que se tornem valiosos.

Etapa 2: Defina as principais métricas

O sucesso desse casamento depende da identificação das métricas certas e de disponibilizá-las nos locais certos. Para análises comerciais, concentre-se em drivers de receita como RevPAR, ADR e taxas de ocupação. No lado financeiro, integre custos, lucratividade por segmento e métricas de custo de distribuição. Mesclar essas métricas-chave permite que os hotéis monitorem o desempenho real e a lucratividade de cada decisão operacional.

Etapa 3: Colaborar

Um entendimento entre as equipes nem sempre vem naturalmente. KPIs alinhados e reuniões interfuncionais regulares ajudam a garantir que ambos os lados entendam o impacto de suas decisões no outro.

Etapa 4: Automatizar e personalizar

Quando você chegar a esta etapa, perceberá que um processo manual para reunir os dados não lhe trará a eficiência necessária para executar com eficácia. Como cada negócio é diferente e cada usuário empresarial tem preferências pessoais diferentes sobre como consumir análises, os hotéis precisam de ferramentas flexíveis que permitam a construção de painéis personalizáveis nos quais eles possam combinar dados e visualizações dos domínios e fontes Comercial e Financeira. A automação reduzirá o trabalho manual e os erros e garantirá a consistência.

Etapa 5: Análise e ajuste regulares

Um loop de feedback constante é crítico. Rever as análises integradas regularmente e fazer com que cada parte valide a precisão e as conclusões da outra garante que as tendências possam ser identificadas mais rapidamente, ineficiências sejam descobertas e ajustes baseados em dados sejam feitos quando necessário. Seja realocando orçamento, revisitando estratégias de preços ou ajustando esforços de marketing, o casamento de dados comerciais e financeiros garante que essas mudanças sejam baseadas tanto no desempenho operacional quanto na saúde financeira.

Alguns exemplos de como dados holísticos podem ajudar um negócio hoteleiro

• Previsão: Quando a análise comercial é combinada com a análise financeira, os hotéis podem prever não apenas a receita, mas também a lucratividade. Isso leva a previsões mais realistas e acionáveis que refletem o verdadeiro desempenho financeiro do hotel. Os hotéis aprenderão a antecipar como os custos operacionais e as despesas gerais impactarão os resultados financeiros gerais.
• Precisão orçamentária aprimorada: ao alinhar previsões de receitas futuras com dados de custo, os hotéis podem alocar melhor os recursos. Por exemplo, se uma campanha de marketing historicamente gerou forte ocupação, mas baixa lucratividade devido aos altos custos de distribuição, os hotéis podem escolher ajustar sua previsão de desempenho com mais precisão, alavancar canais mais lucrativos para a campanha ou colocar restrições nas condições de reserva para limitar o deslocamento de reservas mais lucrativas.
• Análise de cenário: Os hotéis podem modelar como várias estratégias comerciais (ajustes de preços, mudanças no mix de distribuição, etc.) afetarão tanto as receitas quanto os custos. Essa capacidade preditiva ajuda a gerência a antecipar e planejar diferentes condições de mercado.
• Gestão de risco: A previsão de longo prazo se torna mais confiável quando é capaz de incluir riscos financeiros que acompanham decisões comerciais. Ao integrar análises financeiras, como pontos de equilíbrio e custos fixos e variáveis verdadeiros, os hotéis podem ver riscos potenciais vinculados às suas estratégias comerciais. Isso ajuda a evitar ou limitar resultados financeiros negativos, permitindo um planejamento financeiro mais conservador ou agressivo.
• Melhor alocação de capital. Os hotéis podem alocar capital estrategicamente para as iniciativas mais lucrativas. Isso pode significar investir em campanhas de marketing, expandir serviços ou reformar instalações. Entender tanto o potencial de receita quanto as implicações de custo garante que o capital seja alocado onde ele gerará o maior retorno a longo prazo.

Alinhando a análise comercial e financeira para o sucesso do hotel

A união de análises comerciais e financeiras não é mais um luxo, mas uma necessidade para hotéis que buscam expandir os limites de seu desempenho. Hotéis que conseguem alinhar melhor suas atividades comerciais com seus objetivos financeiros estão melhor posicionados para otimizar a lucratividade, melhorar a tomada de decisões e sustentar o crescimento a longo prazo.

Ao combinar insights de ambos os mundos, os hotéis podem garantir que cada reserva, campanha de marketing e investimento leve a resultados financeiros mais sólidos e a um futuro sustentável.

Lista de verificação gratuita: Comece a usar dados na tomada de decisões do seu hotel

Usar dados para impulsionar insights e decisões em seu hotel pode posicioná-lo para o sucesso comercial, ajudar a aumentar a satisfação dos hóspedes e reduzir custos. Esta lista de verificação fornece um ponto de partida para hoteleiros iniciantes na análise de dados na indústria hoteleira.

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