A estrutura organizacional do hotel é a hierarquia através da qual as decisões e ações são tomadas dentro dos hotéis. Pode ser pensado como um fluxo contínuo de comunicação dentro de um sistema hierárquico estrito que garante a coerência da mensagem. A organização hoteleira é um elemento importante do sistema hoteleiro, em grande parte devido à complexidade do setor. Um hotel precisa acomodar as necessidades de muitas interações em ritmo acelerado dentro de uma base de clientes em constante mudança. Neste artigo, você aprenderá como analisar a estrutura organizacional de um hotel, interpretar organogramas, compreender diversas funções e muito mais.

Índice:

O que é a indústria hoteleira?

A indústria hoteleira é em si uma parte vital da estrutura organizacional hoteleira mais ampla. O termo trata essencialmente de um elemento específico da indústria hoteleira – serviços relacionados com dormidas e elementos relacionados. Isto pode parecer um foco estreito à primeira vista. No entanto, um hotel, motel, bed and breakfast, spas de luxo ou mesmo alojamentos em barcos ficariam sob a bandeira da indústria.

Também tem alcance global, com muitas marcas espalhadas por todo o mundo. A indústria também não é apenas popular; é um dos principais fornecedores de empregos. Para mais informações sobre a indústria hoteleira, leia “Indústria hoteleira: tudo o que você precisa saber sobre hotéis!”

O que é gestão hoteleira?

A gestão hoteleira é o principal elemento organizacional responsável pela operação em larga escala de um hotel. É essencialmente o topo da estrutura organizacional do hotel e é quem define a direção para isso. No entanto, o termo é usado mais especificamente para designar o gerente geral do hotel. Esta posição não apenas direciona a equipe, mas também envolve o processamento de feedback dos chefes de departamento que gerenciam suas próprias funções.

O nível de delegação depende frequentemente do tamanho de um determinado hotel. Uma grande franquia pode exigir uma cadeia maior de comunicação entre o gerente, os chefes de departamento e os funcionários. Para mais informações sobre gestão hoteleira, leia “Gestão hoteleira: tudo o que você precisa saber sobre como administrar um hotel.”

O que é um organograma de hotel?

Um organograma de um hotel pode ser pensado como um mapa dos departamentos do hotel e seus componentes. Cada elemento é mostrado em relação aos outros e indica como todos podem funcionar juntos. Alguns dos elementos encontrados nesses gráficos incluem liderança de departamentos, funções, funções atribuídas no dia a dia e responsabilidades por projetos grandes e pequenos. Embora os gráficos sejam sempre orientados visualmente, a metodologia exata pode variar caso a caso. Os gráficos de árvore são o formato mais comum. Entretanto, qualquer sistema que possa designar hierarquias pode ser utilizado.

Por que um organograma de hotel é importante?

A importância de um organograma hoteleiro decorre da complexidade da estrutura organizacional de um hotel. Muitas vezes é muito difícil planejar, discutir e implementar estratégias em sistemas complexos sem uma representação visual de tudo. operações hoteleiras normalmente são difíceis de descrever em detalhes devido às linhas de autoridade, hierarquias, mudanças de funções e estrutura geral. Um organograma pode tornar claros muitos desses elementos normalmente difíceis de entender com um único olhar. Esses gráficos detalhados fornecem clareza sobre as operações e o papel dos indivíduos na estrutura do hotel. Isso permite um melhor planejamento.

Vídeo: Estrutura de Operação do Hotel

Organograma Hoteleiro – Funções de Gestão Hoteleira

Muitas vezes você descobrirá que há uma maior significado de hotel às frases usadas na indústria. E os termos a seguir têm especial importância no contexto das funções gerenciais.

Proprietário e Gerente Geral

O gerente geral e o proprietário estão no topo da cadeia de comando do hotel. Estas duas funções são apenas ocasionalmente preenchidas por um único indivíduo. Estas são duas das posições mais importantes, uma vez que delas derivam a política geral e a estratégia empresarial – da mesma forma, os planos para qualquer implementação. O proprietário do hotel geralmente cria a política, a meta e os padrões iniciais para o negócio. O gerente geral cuidará então do trabalho diário necessário para transformar essas ideias em realidade. Observe que hotéis menores geralmente têm apenas uma pessoa preenchendo ambas as funções.

Gerentes de Departamento

Os gerentes de departamento são as pessoas que gerenciam as operações diárias de departamentos específicos, como limpeza ou recursos humanos. Eles aproveitam a experiência em seu nicho específico. Os gerentes de departamento são uma parte importante do hotelaria já que conhecem uma área com detalhes precisos. Da mesma forma, os gerentes de departamento proporcionam responsabilidade departamental em maior escala. O sucesso ou fracasso de um departamento específico depende de seu gestor. No entanto, a delegação também é uma parte importante da função gerencial. Não apenas delegar tarefas e responsabilidades para baixo, mas também levar assuntos importantes à atenção dos gerentes assistentes.

Funcionários Operacionais

Funcionários operacionais são as pessoas que trabalham diretamente nas tarefas, como mensageiros ou funcionários da recepção. São as pessoas que normalmente trabalham para transformar a estratégia em realidade. Eles são responsáveis por fazer o alojamento sinta-se em casa para os hóspedes. Da mesma forma, são uma importante fonte de informação sobre a opinião geral dos convidados. Embora estejam mais abaixo na estrutura organizacional do hotel, eles são uma peça vital do quebra-cabeça. Os funcionários operacionais muitas vezes pensam em maneiras simples de aumentar drasticamente a satisfação dos hóspedes. Quando os hóspedes pensam no hotel, muitas vezes lembram-se dos funcionários operacionais que ofereceram ajuda.

Tipos de organogramas de hotéis

  • Organograma Hierárquico do Hotel: Departamentos como vendas ou logística são categorizados, com a liderança sênior no topo. Está entre as estruturas mais tradicionais.
  • Organograma Funcional do Hotel: As posições são definidas por meio de funções e requisitos. No entanto, acarreta o risco de interromper a comunicação entre os departamentos.
  • Organograma do Hotel Matriz: Evita possíveis confusões observadas em gráficos hierárquicos e permite que as estruturas enfatizem a funcionalidade interdepartamental.
  • Organograma do Flat Hotel: Minimiza a representação dos níveis de gestão do executivo ao funcionário. Promove a autogestão e, portanto, é favorecida pelas start-ups.

5 etapas para fazer um organograma de hotel

A estrutura organizacional do hotel é tipicamente bastante complexa. No entanto, as cinco etapas a seguir fornecem uma maneira fácil de dividi-lo em partes gerenciáveis.

Defina a Estrutura e os Objetivos do Hotel

Definir a estrutura organizacional do hotel é a base do seu gráfico. Esta é uma descrição geral do tipo de gráfico e sua intenção com ele. As definições garantem que você entenda orçamento hoteleiro alocação, importância e intenção. É a chave que informa a todos os funcionários exatamente para que serve o gráfico. Você precisará investigar todos os cargos dentro do hotel, os departamentos e como funciona a comunicação entre eles. Além disso, é de vital importância que você defina seus objetivos para que possa desenvolver uma análise precisa para saber se os está atingindo. Isso também auxilia na implementação do funcionário.

Estrutura Organizacional do Hotel - Defina a Estrutura e os Objetivos do Hotel

Descreva as principais funções e departamentos do hotel

Descrever as principais funções e departamentos envolvidos fornecerá informações sobre o que cada departamento pode oferecer. Os cargos de gestão sênior também devem ser evidentes. A importância deste elemento decorre do fato de ele elencar os elementos dinâmicos da estrutura organizacional do seu hotel. Eles são os componentes fundamentais do gráfico. Os principais pontos a considerar nesta etapa são a comunicação e as relações de subordinação. Mostre a função de cada elemento junto com a hierarquia e como ela se relaciona com tudo. Alguns exemplos dos elementos listados podem ser a limpeza ou o front office.

Projete o Organograma

O desenho do gráfico da estrutura organizacional do seu hotel normalmente é feito com recursos informatizados. tecnologia hoteleira. Deve produzir uma representação visual limpa e de fácil compreensão. Esta etapa é de vital importância porque é onde o elemento visual se solidifica. Este é o ponto onde você aprimora a forma como as informações são comunicadas. Você deve começar no topo, com a gerência sênior, e depois passar para os chefes de departamento. A seguir, liste as funções individuais de cada departamento. Da mesma forma, ilustre equipes interdepartamentais e outros elementos exclusivos. É importante enfatizar as linhas de comunicação e as relações de subordinação. Procure um design visual autoexplicativo.

Revise e valide seu trabalho

Ao revisar e validar seu trabalho, você não está simplesmente corrigindo pequenos erros. Em vez disso, esta etapa também lhe dá a oportunidade de se adaptar ao feedback. É uma etapa importante para verificar a implementação geral do seu conceito. Aproveite as revisões da equipe e ajuste os dados e a apresentação para criar um organograma otimizado. Você também deve dedicar mais tempo analisando tudo com a alta administração e os chefes de departamento. Seu objetivo é aproveitar o feedback das pessoas representadas no gráfico, bem como dos responsáveis por delegar tarefas para atingir os objetivos do hotel.

Estrutura Organizacional do Hotel - Revise e Valide Seu Trabalho

Distribuir e atualizar o gráfico

Distribua e atualize seu trabalho quando estiver concluído através dos métodos que melhor garantam disponibilidade total. Certifique-se de que as pessoas também entendam que ele será atualizado continuamente. A distribuição não é um evento único, mas sim algo que acontecerá sempre que a estrutura organizacional do hotel mudar. Da mesma forma, quando novos planos são postos em prática, os elementos podem mudar a qualquer momento, por exemplo, durante manutenção hoteleira. Atualizar continuamente o gráfico e garantir que as pessoas saibam como acessar essas atualizações é uma parte vital da criação de um organograma. O gráfico deve sempre permanecer dinâmico e destacar o crescimento do próprio hotel.

A estrutura organizacional do hotel é construída em departamentos individuais

A estrutura organizacional do hotel é composta por indivíduos, cargos e departamentos. A organização e documentação adequadas do seu hotel significa compreender totalmente todos eles. No entanto, os departamentos merecem atenção especial, pois muitas vezes funcionam como centros para tarefas específicas e impressões dos hóspedes. Você deve reservar um tempo para aprender como funcionam departamentos como a recepção ou a limpeza. Da mesma forma, acompanhe tendências de hotel e como eles podem melhorar os departamentos. Poderá saber mais sobre as divisões de um hotel no artigo “Departamentos de hotéis: aprenda sobre todas as seções de um hotel.”

Exemplo: Organograma de Hotel para Departamento de A&B

Estrutura Organizacional do Hotel e o Processo de Contratação

A equipe do hotel tem algumas ligações óbvias com elementos como financiamento hoteleiro. No entanto, você também deve considerar como o processo de contratação influencia a estrutura organizacional geral do seu hotel. Um benefício dos organogramas é que você pode ver facilmente as áreas onde poderia usar mais pessoas. É uma base sólida para prosseguir com entrevistas de emprego. Você saberá por que e onde precisa de pessoas e poderá discutir isso com os candidatos. Você descobrirá como funciona o processo de contratação no setor hoteleiro no artigo “Equipe de hotelaria: como contratar os melhores funcionários de hotelaria!”

A estrutura organizacional do hotel é complexa, mas é uma complexidade administrável. Se você usar as informações encontradas aqui, poderá criar um gráfico, um plano e uma meta. Depois, acompanhe os pontos organizacionais mais interessantes.

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.