Uma empresa de gerenciamento de viagens de negócios oferece inúmeros benefícios para grandes e pequenas empresas. Desde a economia de custos de viagem até a organização de vários itinerários, nenhuma empresa ou viajante corporativo pode se dar ao luxo de ignorar os serviços de uma agência de viagens de negócios, especialmente se eles viajam com frequência. Mas, dado o grande número de empresas de gerenciamento de viagens de negócios, como selecionar a empresa certa? Leia mais para descobrir.

Índice:

O que é gerenciamento de viagens de negócios?

Funções de gerenciamento de viagens de negócios para gerenciar as necessidades de viagens dos funcionários de uma empresa e custos relacionados e aderir às políticas de viagens corporativas.

Uma empresa de gerenciamento de viagens de negócios dedicada é responsável por gerenciar todos os aspectos das viagens de negócios para os funcionários da empresa, desde a assinatura de contratos com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos até a organização de outros serviços relacionados. Organizações maiores geralmente empregam agentes de viagens internos, enquanto empresas menores terceirizam suas necessidades de viagens de negócios para empresas externas de gerenciamento de viagens de negócios.

Por que usar uma empresa de gerenciamento de viagens de negócios?

Depois de salários e bônus, viagens e despesas associadas são o maior custo de controle de uma empresa. Portanto, a função de gestão de viagens corporativas para as empresas é de importância estratégica.

Uma empresa de gerenciamento de viagens de negócios estabelece contratos com companhias aéreas e hotéis para garantir que os funcionários de uma empresa sempre encontrem voos, transporte e quartos de hotel adequados sempre que precisarem. É por meio desses agentes que as empresas conseguem descontos significativos em viagens. Se o viajante corporativo reservou o voo ou o quarto de hotel, esse não seria o caso.

Como selecionar uma boa empresa de gestão de viagens de negócios?

Como existem muitas empresas de gerenciamento de viagens de negócios, você precisará determinar qual agência atenderá às necessidades específicas de sua empresa. Abaixo, você encontrará seis perguntas essenciais que ajudarão a facilitar sua seleção.

1. Quais são os custos e economias?

Cada agência de viagens de negócios tem que cobrar uma taxa por seus serviços, mas você precisa determinar como suas taxas podem ser compensadas pela economia que você fará com melhores tarifas. Para a maioria das empresas, as taxas compensam a economia potencial, e esses serviços valem muito a pena a longo prazo, especialmente se seus funcionários precisam viajar regularmente a negócios.

Desde que estabelecidas, as empresas de gestão de viagens de negócios têm excelentes contatos no viagem e Turismo indústria, eles podem repassar os descontos em voos, transportes e quartos de hotel para seus funcionários. Além disso, quando uma agência terceirizada gerencia todas as suas necessidades de viagem, seus funcionários podem se concentrar em suas tarefas diárias, em vez de procurar voos e quartos de hotel.

2. Eles oferecem personalização?

Não há duas empresas com exatamente as mesmas necessidades de viagem. Por isso, algumas agências de viagens corporativas oferecem serviços de personalização para essas empresas em setores específicos.

Se você opera em um setor especializado, por exemplo, em TI, direito, sem fins lucrativos, vendas, etc., você precisa considerar a escolha de uma agência especializada para seu suporte a viagens corporativas. Existem também agências maiores com departamentos dedicados para atender ao seu setor.

3. Qual é a experiência das empresas de gerenciamento de viagens de negócios?

Além da personalização, você também deve considerar com que frequência e para onde seus funcionários viajam. Algumas agências de viagens corporativas são especializadas apenas em viagens nacionais ou estrangeiras. Para selecionar o caminho certo, você deve determinar se seus funcionários viajam apenas para destinos locais ou para o exterior. Suponha que você use uma empresa de gerenciamento de viagens que não tenha experiência adequada em gerenciamento de viagens internacionais. Nesse caso, você provavelmente enfrentará problemas ao lidar com alterações de itinerário de última hora, atrasos ou emergências. Você precisa de um agente de viagens altamente experiente para fornecer aos seus funcionários suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, em todo o mundo.

Embora algumas pequenas agências de viagens corporativas se concentrem apenas em viagens domésticas, elas podem fazer parte de uma rede maior que pode oferecer viagens internacionais Gerenciamento de viagens. Isso é bom, desde que eles ainda possam fornecer a você o mesmo nível de suporte em toda a rede.

4. Quais tecnologias são usadas?

Quando uma empresa usa tecnologia de ponta para oferecer um serviço a seus clientes, geralmente isso reflete bem para eles. As agências inovadoras que acompanham as tendências tecnológicas mais recentes têm maior probabilidade de sucesso em setores competitivos. Você vai querer se associar às agências que possuem equipes de especialistas em tecnologia que implementam interfaces de usuário suaves e design de reserva de viagens intuitivo.

Todo negócio moderno deve ser automatizado e simplificado. Encontrar uma agência que aproveite as últimas tendências e sistemas tecnológicos é o melhor. Pergunte a eles sobre o sistema de distribuição global e quaisquer aplicativos ou software que eles possam fornecer para sua empresa.

5. Que tipo de relatório eles oferecem?

Há mais para gestão de viagens corporativas do que simplesmente organizar viagens de negócios. As tarefas de uma empresa de gerenciamento de viagens de negócios envolvem o estabelecimento de metas, a tomada de decisões importantes e o monitoramento contínuo dos resultados. Para estabelecer conexões de longo prazo com uma agência de viagens, ela deve fornecer uma estratégia que funcione para vocês dois.

Ao procurar a empresa de gerenciamento de viagens de negócios certa, descubra que tipo de relatório eles têm disponível para seus clientes e se você pode acessá-los sempre que precisar. A agência certa deve ajudá-lo a avaliar os relatórios e fazer as modificações necessárias.

6. Eles podem atender ou exceder suas expectativas?

Por fim, você deve garantir que a agência escolhida ofereça serviços e comunicação excelentes. Antes de assinar o contrato, deixe suas expectativas perfeitamente claras para eles. Crie um plano para reuniões e revisões regulares com a empresa de gerenciamento de viagens de negócios. Você também deve delinear seus objetivos de negócios no contrato de serviço. Isso pode ser feito criando métricas e detalhes específicos da política de viagens da sua empresa.

Comunicando-se regularmente com seu agente de viagens corporativo, você terá uma boa chance de rastrear e monitorar seu desempenho. No entanto, para economizar tempo e aborrecimento de fazer ajustes visando a melhoria do desempenho, você deve optar por uma agência bem estabelecida e de grande reputação, com muitos comentários positivos dos clientes.

Vantagens de usar empresas de gerenciamento de viagens de negócios

Conforme mencionado anteriormente, as empresas podem se beneficiar de economias de longo prazo quando optam pelos serviços de uma agência de viagens corporativas para gerenciar suas viagens de negócios. Mas existem muitas outras vantagens das quais você pode não estar ciente.

O seguinte artigo, “Empresa de gerenciamento de viagens: benefícios de usar uma empresa TMC,” fornece detalhes completos de todas as principais razões e benefícios de usar uma empresa de viagens de negócios.

Como as empresas de viagens podem se beneficiar das agências de gerenciamento de viagens de negócios

As empresas de viagens, como hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos, podem aumentar significativamente suas reservas se aproveitarem a oportunidade única que as empresas de gerenciamento de viagens de negócios oferecem. Eles podem fazer isso conectando-se com o mesmo sistema que as empresas de gerenciamento de viagens: um sistema de distribuição global. O GDS ajudará os hotéis a estabelecer relacionamentos benéficos com empresas de gerenciamento de viagens de negócios e, assim, atrair mais viajantes corporativos.

“Agentes de viagens corporativas para hotéis para atrair mais viajantes de negócios” é um artigo detalhado que explica como as empresas de gerenciamento de viagens de negócios podem ajudar os hotéis a atrair mais viajantes corporativos. O artigo também revela uma lista das melhores agências de viagens de negócios.

Seu agente de viagens de negócios não deve apenas compartilhar as metas de sua empresa e atender às necessidades de viagens de sua equipe, mas também deve refletir sua política de viagens. Escolher a melhor agência economizará com viagens e tornará seu negócio mais atraente para os fornecedores.

Mais dicas sobre viagens de negócios

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco maior de muitos na indústria de viagens, em parte os viajantes de negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando o empregador cobre seus custos. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.