Um hotel de check-in tardio oferece acomodações de curto prazo, com a opção de os hóspedes chegarem mais tarde do que o horário padrão de check-in. Esses hotéis precisam desenvolver políticas e estratégias robustas em torno do processo de check-in.

Os check-ins tardios são importantes porque os hóspedes querem flexibilidade. A opção de fazer o check-in em um horário que lhes convém pode causar uma primeira impressão positiva, enquanto os check-ins tardios também podem servir como uma fonte de receita extra para os hotéis.

Neste artigo, você aprenderá algumas estratégias importantes que os hoteleiros podem usar para implementar uma política eficaz de check-in tardio.

Índice:

O que é um Late Check-In em um Hotel?

Um check-in tardio em um hotel é um check-in de hóspedes que ocorre após o horário padrão de check-in, que geralmente é das 14h às 16h. Os check-ins tardios são importantes porque os hóspedes podem chegar atrasados por vários motivos, incluindo voos atrasados.

Ao oferecer um serviço de check-in tardio no hotel, você ainda pode acomodar hóspedes que podem chegar fora da janela de check-in padrão. Diferentes hotéis terão procedimentos diferentes para lidar com chegadas tardias.

Em muitos casos, o check-in tardio em um hotel é tão comum que o hotel simplesmente oferecerá check-ins 24 horas por dia, 7 dias por semana, ou uma janela de check-in que se estende muito além das 16h. Alguns hotéis exigirão que os hóspedes os avisem saber se eles estão esperando chegar atrasados. Isso pode ajudar a garantir que os quartos permaneçam reservados e também pode auxiliar na limpeza e outras departamentos de hotel.

Alguns hotéis também facilitam a vida dos funcionários da recepção, fornecendo check-ins sem contato, usando chaves digitais e um aplicativo para smartphone. Este uso eficaz de tecnologia hoteleira oferece grande conveniência para hóspedes que chegam tarde e também significa que a recepção não precisa necessariamente estar totalmente equipada 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Por que uma política de check-in tardio no hotel é importante?

Uma política de check-in tardio no hotel é importante para hóspedes, funcionários e operações hoteleiras de forma mais geral. Uma política robusta fornece clareza sobre o que a equipe precisa fazer e garante que os hóspedes desfrutem de um processo de check-in tranquilo, mesmo se chegarem atrasados.

Para os funcionários do hotel, uma política de check-in tardio fornecerá informações importantes sobre os procedimentos a serem seguidos e pode ajudar a garantir que a recepção esteja adequadamente equipada. Também pode melhorar a comunicação entre diferentes departamentos, permitindo que todo o hotelaria para operar com mais eficiência.

Enquanto isso, os hóspedes também se beneficiam de uma política clara porque sabem o que precisam fazer para organizar um check-in tardio. O fornecimento de opções de check-in tardio pode tornar mais provável que certos hóspedes escolham seu hotel. Pode aumentar a satisfação dos hóspedes ao garantir que eles consigam chegar em um horário que corresponda aos seus planos de viagem.

Vídeo: Qual é o horário de check-in do hotel?

8 Melhores Práticas para Gerenciar Late Check-Ins em um Hotel

Nas seções a seguir, você pode ler algumas estratégias importantes e práticas recomendadas para um serviço de check-in tardio em hotéis.

1. Priorize a comunicação clara com os hóspedes

Você deve priorizar uma comunicação clara com os hóspedes sobre os serviços de check-in tardio do seu hotel. Seja transparente sobre os horários do seu check-in, como os check-ins tardios funcionam e como os hóspedes podem solicitar um check-in tardio.

A comunicação clara com os hóspedes é importante porque ajuda a gerenciar as expectativas. Quando os hóspedes sabem o que precisam fazer, eles podem desfrutar de uma experiência de chegada agradável, livre de frustrações desnecessárias.

Inclua informações de check-in em e-mails de confirmação, e-mails de pré-chegada e marketing de hotel conteúdo. Tente garantir que não haja espaço real para confusão e você tornará a vida mais fácil para os hóspedes e seus funcionários do hotel.

2. Crie e forneça um processo de check-in 24 horas por dia, 7 dias por semana

Uma das melhores maneiras de administrar um hotel com check-in tardio é criar um processo de check-in 27/7. Isso permitirá que os hóspedes cheguem a qualquer hora e ainda reivindiquem seu quarto reservado no seu hotel.

Um serviço de check-in tardio 24 horas por dia, 7 dias por semana, atrairá um grande número de hóspedes e pode fazê-los escolher seu hotel em vez de um rival. Ele está rapidamente emergindo como um dos maiores diferenciais competitivos no Indústria hoteleira.

Há uma série de opções possíveis aqui, incluindo ter funcionários na recepção 24 horas por dia, 7 dias por semana, usar check-ins móveis, oferecer sistemas de entrada sem chave ou fornecer quiosques de autoatendimento na área de recepção.

Vídeo: Procedimento de check-in e check-out do hotel

3. Invista em treinamento e coaching de alta qualidade

Um serviço de check-in tardio em hotel depende da qualidade da equipe da recepção, então o treinamento é essencial. Concentre-se em preparar a equipe para fazer o check-in de recém-chegados de forma eficiente e lidar com os problemas mais comuns que podem surgir.

O treinamento é vital porque a equipe precisa entender completamente suas políticas e procedimentos de check-in tardio. Eles também precisam saber como lidar com chegadas tardias e alguns dos desafios que elas podem apresentar.

Também pode ser necessário ensinar a equipe a resolver problemas relacionados à tecnologia de autoatendimento.

4. Atribuir quartos de hotel usando um processo flexível

O check-in tardio em um hotel geralmente requer um elemento de flexibilidade, e a melhor abordagem é se preparar com antecedência. Tente reservar um ou dois quartos aos quais você pode recorrer em uma crise.

Esse tipo de flexibilidade é importante porque chegadas tardias podem dificultar a determinação se os hóspedes não compareceram e se os quartos estão disponíveis para realocação. Ao manter alguns sobra, você consegue lidar com isso.

Como bônus adicional, operar com esse tipo de flexibilidade também pode permitir que você resolva situações de overbooking. Você também pode potencialmente oferecer esses quartos para pessoas que querem um quarto de hotel no último minuto.

5. Crie um documento de política de check-in tardio

É importante não apenas criar sua política de check-in tardio no hotel, mas também documentá-la. Descreva o que conta como check-in tardio, como esses check-ins funcionam e quanto você vai cobrar pelos privilégios de check-in tardio.

Ter uma política clara é crucial porque significa que você pode consultá-la quando encontrar problemas. Também permite que você forneça aos hóspedes informações claras sobre o que eles podem e não podem fazer.

Sua política pode ser usada internamente entre gestão hoteleira e equipe, mas uma versão também deve estar disponível publicamente.

6. Faça uso eficaz das notificações digitais

Notificações digitais podem fornecer informações valiosas à equipe sobre quando um hóspede deve chegar. Enquanto isso, notificações também podem ser enviadas aos hóspedes, fornecendo atualizações ou detalhes úteis.

O valor de enviar notificações está na entrega oportuna de informações. Um hóspede pode ser informado sobre o horário limite para fazer check-in, ou um membro da equipe pode ser informado sobre quando precisa ter um quarto pronto.

O software do hotel pode ser vital para enviar notificações internas. Além disso, ter seu próprio aplicativo móvel é uma das maiores tendências de hotel e um aplicativo pode ser usado para enviar notificações para o telefone de um hóspede.

7. Aproveite os check-ins tardios como uma fonte de receita

Uma ótima maneira de fazer check-ins tardios mutuamente benéficos é cobrar um pouco mais pela opção. Isso ainda permite que os hóspedes se beneficiem do serviço, mas seu hotel também ganha algo com essas reservas.

Cobrar mais por serviços de check-in tardio em hotéis pode melhorar a saúde financeira do seu negócio. Em uma indústria competitiva, vale a pena aproveitar ao máximo todos os fluxos de receita disponíveis.

Vender check-ins tardios como um extra também torna mais fácil justificar o trabalho adicional envolvido na execução deste serviço.

Hotel com check-in tardio

8. Tente estabelecer parcerias de transporte

Tente trabalhar com empresas de transporte na área local para fornecer serviços para pessoas que usam sua oferta de hotel com check-in tardio. Isso pode incluir empresas de táxi locais, serviços de carros particulares e empresas de aluguel de carros.

Colaborar com empresas de transporte locais pode gerar negócios extras para elas, ao mesmo tempo em que garante que seus convidados cheguem com segurança. Isso aumenta a satisfação do cliente e fornece uma primeira impressão positiva.

Explore diferentes soluções nesta área, incluindo empresas de compartilhamento de caronas e empresas de aluguel de bicicletas. Quanto mais opções você tiver para escolher, mais fácil será fornecer opções para os hóspedes.

Superando desafios com serviços de check-in tardio em hotéis

Se você oferece check-in tardio em um hotel, precisará aprender a resolver problemas comuns:

  • Overbookings: Considere diferentes opções para lidar com overbookings. Tente manter um ou dois quartos disponíveis, use soluções de software de alta qualidade e crie parcerias com outros hotéis.
  • Desafios de segurança: Hóspedes que usam serviços de check-in tardio em hotéis podem aumentar os problemas de segurança. Utilize sistemas de CFTV e segurança de portas e garanta pessoal adequado para otimizar a segurança em seu hotel.
  • Expectativas: A melhor maneira de gerenciar as expectativas dos hóspedes é ser o mais claro e transparente possível. Comunique suas políticas aos hóspedes por e-mail, em seu site, nas mídias sociais e por outros canais.

Compreendendo as soluções de check-in antecipado para hotéis

Os serviços de check-in antecipado e check-in tardio do hotel podem às vezes andar de mãos dadas, mas nem sempre é esse o caso. Um serviço de check-in antecipado permitirá que os hóspedes façam o check-in antes do horário estabelecido para o check-in, que geralmente é entre 14h e 16h. Os check-ins antecipados às vezes representam um desafio maior para as equipes de limpeza do que as opções de check-in tardio, mas os desafios de segurança podem ser mais fáceis para superar, pois os hóspedes não chegam durante a noite.

No "Hotéis com check-in antecipado: otimize a experiência do hóspede e a receita do hotel”, você pode descobrir tudo o que precisa saber sobre como operar um serviço de check-in antecipado e torná-lo um sucesso.

Explorando a otimização do check-out dos hóspedes em um hotel

Um hotel com check-in tardio também precisará considerar o processo de check-out, que ocorre quando um hóspede sai do hotel. Esta é uma parte crucial da jornada do cliente, onde o faturamento e as transações financeiras geralmente ocorrem. Os hóspedes geralmente querem um grau de flexibilidade e os hotéis também precisam garantir que o processo seja o mais eficiente possível.

No "Confira os processos do hotel: dicas para otimizar o check-out dos hóspedes”, você pode ler tudo sobre como criar um processo de check-out robusto e eficiente que deixe os hóspedes com uma experiência positiva.

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As ofertas de check-in tardio do hotel podem ser importantes para os hóspedes e podem ser a diferença entre alguém reservar com seu hotel em vez de um rival. Os hóspedes valorizam a flexibilidade e, se você utilizar as estratégias descritas, poderá implementar um serviço de check-in tardio bem-sucedido e fornecer aos recém-chegados uma ótima primeira impressão.

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.