Hotéis estão perdendo milhões em vendas de grupo. Eis o porquê (e como consertar)

Há um paradoxo curioso na indústria hoteleira. Os hotéis dominaram a arte de tornar fácil para um hóspede reservar um quarto individual por uma noite. No entanto, no momento em que um grupo entra na equação, seja uma reserva de equipe corporativa, um clube esportivo ou um evento que precisa de salas e espaço para reunião, todo o processo para. De repente, são cadeias de e-mail, RFPs manuais e um processo de vendas mais adequado à década de 1990 do que a uma indústria que se orgulha de hospitalidade perfeita.

Mas e se as reservas de grupo fossem tão simples, eficientes e geradoras de receita quanto as transitórias? A resposta não é apenas automação. É sobre repensar como os hotéis vendem negócios de grupo como um todo.

O vazamento de receita sobre o qual ninguém fala

Há um gerente de receita de hotel em algum lugar agora, provavelmente em um escritório mal iluminado, obcecado com tarifas de quarto, receita noturna e metas de ocupação. Mas aqui está o que raramente entra na conversa. Quantas reservas de grupo são perdidas antes mesmo de entrarem no sistema?

Aqui está a dura realidade:

• O tempo de resposta acaba com os negócios. Planejadores de eventos e bookers corporativos enviam vários RFPs. A primeira resposta decente geralmente vence.
• A opacidade dos preços leva à queda. O cliente moderno espera disponibilidade e preços instantâneos, não um e-mail dizendo: “Entraremos em contato com você em 48 horas.”
• Um serviço inconsistente afasta clientes recorrentes. Por que um agente de reservas corporativo precisa explicar novamente suas exigências toda vez que contrata uma nova propriedade?

O negócio do grupo não é perdido porque não há demanda. É perdido porque os hotéis não facilitam a compra.

Por que as vendas em grupo devem funcionar como o comércio eletrônico

Imagine se a Amazon funcionasse da mesma forma que a maioria dos hotéis lida com reservas de grupo. Você adicionaria alguns itens ao seu carrinho, clicaria “Confira,“ e em vez de confirmação instantânea, você receberá um e-mail dizendo:

“Obrigado pelo seu interesse em comprar esses produtos. Nossa equipe de vendas analisará sua solicitação e retornará em até 48 horas.”

Você abandonaria esse carrinho imediatamente. No entanto, é exatamente assim que as reservas de grupo operam na maioria dos hotéis. A indústria passou anos aperfeiçoando fluxos automatizados de reservas transitórias, enquanto as vendas de grupo ainda operam por e-mail, telefonemas e negociações intermináveis de ida e volta.

A solução? A Sistema Central de Reservas (CRS) para negócios de grupo. Um sistema que se integra perfeitamente a todos os canais de vendas, fornece disponibilidade e preços em tempo real e torna todo o processo tão fácil quanto uma reserva temporária direta.

Abrangendo todos os canais de vendas: online, offline e indireto

Para consertar as vendas em grupo, os hotéis precisam de uma solução universal que cubra todas as formas de reserva dos clientes. Elas podem ser categorizadas nos seguintes Big 3:

1. Vendas Offline (Tradicionais, mas ainda relevantes)
   • Vendas por telefone, e-mail e pessoalmente
   • Um CRS de grupo garante que essas consultas não se percam em uma caixa de entrada desorganizada e que as respostas sejam rápidas e rastreáveis

2. Vendas Online Diretas (A Óbvia Oportunidade Perdida)
   • Um mecanismo de reserva de grupo no site do hotel
   • Permite que os clientes visualizem preços e disponibilidade instantaneamente, reduzindo o volume de RFP e aumentando a conversão direta

3. Vendas indiretas on-line (onde a escala acontece)
   • OTAs, empresas de gestão de viagens (TMCs) e plataformas de terceiros
   • Sem um sistema centralizado, os hotéis têm dificuldade em gerenciar os negócios do grupo em várias plataformas

A maioria dos hotéis se destaca em um ou dois desses canais, mas muito poucos integram todos os três. É aqui que um CRS para negócios de grupo se torna um multiplicador de receita, garantindo que cada consulta, independentemente da fonte, seja capturada, respondida e convertida.

Os hotéis intermediários precisam desesperadamente

Não se trata apenas de automatizar reservas de grupo. Trata-se de conectar os pontos.

Um CRS de grupo atua como intermediário, garantindo uma comunicação tranquila entre todos os diferentes softwares, incluindo, mas não se limitando a:

• PMS – para que os quartos permaneçam precisos e disponíveis
• Software de vendas e catering – portanto, salas de reunião, configurações de AV e pacotes de buffet são contabilizados
• Sistemas de CRM – para que os hotéis possam rastrear leads e fazer um acompanhamento eficaz
• RMS – para que os preços sejam ajustados dinamicamente em vez de depender de tabelas de preços estáticas e desatualizadas

Sem esse nível de integração de backend, os hotéis estão perdendo dinheiro e entregando negócios a concorrentes que respondem mais rápido.

O verdadeiro ROI: receita, eficiência e experiência

Os hotéis costumam perguntar: “Qual é o ROI de um CRS de grupo?” A verdadeira questão é: qual é o custo de não ter um?

Os planejadores de reuniões e clientes corporativos esperam respostas imediatas, comunicação perfeita e preços transparentes. Sem um sistema centralizado, os hotéis correm o risco de tempos de resposta lentos, oportunidades perdidas e processos de vendas ineficientes. Um CRS entrega valor exatamente nessas áreas-chave:

• Mais receita. Os hotéis respondem mais rapidamente, o que leva a maiores taxas de conversão
• Economia de tempo. As equipes de vendas gastam menos tempo com administração e mais tempo com reservas de alto valor
• Melhor experiência. Os clientes obtêm preços e disponibilidade instantâneos. Os hotéis obtêm rastreamento e conversões perfeitos

A diferença entre ganhar uma venda em grupo e perdê-la geralmente se resume à rapidez, transparência e conveniência.

Repensando os negócios do grupo para o futuro

Se o setor hoteleiro deseja competir na era digital, é hora de tratar as vendas em grupo como vendas temporárias, com automação, eficiência e uma experiência de reserva sem atrito.

É hora de repensar como os hotéis vendem negócios de grupo. As ferramentas existem, a demanda está lá e a oportunidade é boa demais para continuar perdendo. A única pergunta que resta é: por quanto tempo os hotéis continuarão fazendo os clientes esperarem?

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