Principais dicas para marketing e vendas de espaços para conferências e eventos

“Venda experiência. Não espaço.

Use sua equipe de vendas para educar os clientes em potencial sobre como hospedar o melhor evento possível. Esse é seu bilhete dourado para se destacar no mar de belas propriedades por aí.

Hotéis independentes, esta é sua chance de brilhar. Diferentemente de redes de marca, você tem a flexibilidade de destacar o que realmente o diferencia: a expertise da sua equipe no seu site.

Muitos hotéis estão perdendo receita por não mostrar o conhecimento de sua equipe. Muitos de nossos parceiros descobrem que mais da metade de suas pequenas oportunidades de reunião vêm de planejadores com pouca ou nenhuma experiência. Esses novatos têm muitas perguntas e precisam de uma mão orientadora, mas a maioria dos sites de hotéis é voltada para planejadores experientes que estão prontos para enviar um RFP.

Aqui vai um desafio:

• Visite seu próprio site como se você fosse um planejador novato apenas começando sua pesquisa. Quão amigável ele é?
• Você oferece recursos, perguntas frequentes, um formulário simples para consultas ou vídeos educacionais?

Os clientes em potencial querem trabalhar com pessoas em quem confiam. Incentive sua equipe de vendas a compartilhar sua expertise e personalidade nas mídias sociais, especialmente no LinkedIn, que está lançando uma aba de feed de vídeo semelhante ao TikTok. É uma ferramenta incrível para especialistas no assunto educarem clientes em potencial.

As vendas ficam muito mais fáceis quando os prospects já sabem quem você é. Então, seja ousado, seja educativo e deixe que a expertise da sua equipe seja o diferencial.”

“Alcançar os tomadores de decisão de empresas que podem estar interessadas em contratar espaços para conferências e eventos pode ser um grande desafio. Além disso, a competição pode ser acirrada, especialmente nas cidades maiores.

Em termos de canais de marketing digital, o LinkedIn é o preferido para a maioria, pois há possibilidades de segmentação em nível de trabalho e empresa, e os anúncios têm espaço para recursos visuais. No entanto, você terá que ter um orçamento razoável e um público-alvo grande o suficiente. Para fazer o orçamento gasto valer a pena, seria ótimo se os hóspedes de negócios também passassem a noite. Pense nisso em sua embalagem e mensagem.

Como a Microsoft é dona do LinkedIn, anunciar pelo Bing com segmentação no LinkedIn pode ser uma alternativa.

Se você quer atrair apenas negócios locais, pode ser melhor organizar um evento onde você convida as empresas que você quer atingir. Você pode dar a elas um tour pela propriedade e fazer networking em um nível pessoal.”

“Comece agrupando pacotes para simplificar o processo de planejamento e destacar o valor claro. Oferecer preços com tudo incluído que cobrem quartos, comida, AV e espaço para reuniões torna mais fácil para os clientes entenderem e apreciarem suas ofertas. Quando eu estava na Dolce Hotels and Resorts, nossos pacotes completos para reuniões simplificaram a tomada de decisões e tornaram nossos serviços mais atraentes. Além disso, eventos exclusivos de valor agregado, como competições Iron Chef, mesas de chefs e competições gastronômicas, mantêm os participantes engajados e gastando mais na propriedade, aprimorando sua experiência e gerando receita adicional.

Focar em atividades de formação de equipe pode agregar valor significativo a qualquer evento. Fornecer uma variedade de exercícios de formação de equipe personalizados atende às necessidades específicas dos clientes e enriquece sua experiência geral. Na Dolce, nossas atividades personalizadas de formação de equipe foram um fator-chave em nosso sucesso, oferecendo aos clientes motivos adicionais para escolher nossos locais. Enfatizar sua capacidade de oferecer soluções flexíveis e personalizadas também é crucial. Apresente eventos passados para ilustrar sua flexibilidade e criatividade, ajudando clientes em potencial a visualizar as possibilidades.

Aproveitar depoimentos e estudos de caso de clientes anteriores é essencial para construir credibilidade e confiança. Compartilhar histórias de sucesso e feedback positivo destaca seu histórico de entrega de serviço perfeito e experiências memoráveis. Na Dolce, depoimentos de clientes satisfeitos desempenharam um papel crucial na atração de novos negócios. Além disso, o marketing digital eficaz e o uso de mídia social são poderosos. Execute campanhas online direcionadas e envolva clientes em potencial por meio de plataformas de mídia social para mostrar suas ofertas exclusivas e eventos anteriores bem-sucedidos. Atualizações em tempo real e conteúdo de bastidores geram interesse e engajamento significativos.

Por fim, oferecer tours detalhados e passeios virtuais pelos espaços do seu evento pode causar um impacto substancial. Essas prévias imersivas ajudam clientes em potencial a visualizar seus eventos no seu local, tornando-os mais propensos a se comprometer. Na Dolce, fornecer tours virtuais permitiu que os clientes explorassem nossos espaços remotamente, facilitando seu processo de tomada de decisão. Ao agrupar pacotes, criar eventos envolventes, focar na formação de equipes, oferecer personalização, alavancar depoimentos, utilizar marketing digital e fornecer tours imersivos pelo local, você pode efetivamente comercializar e vender seus espaços para conferências e eventos, construindo relacionamentos duradouros com os clientes.”

“Mostre que a oferta é única. Ao criar conteúdo, mergulhe o leitor na experiência que ele vai aproveitar. Forneça imagens e garanta que suas redes sociais reflitam a experiência que você está vendendo.”

“Isso depende do seu mercado-alvo. Do ponto de vista do marketing, auxiliar as vendas com seu alcance e comunicações é essencial. O marketing pode ajudar a criar boletins informativos B2B exportando segmentos do CRM de vendas, executar campanhas direcionadas do Google Ads/PPC, executar campanhas de mídia social (especialmente para eventos sociais como casamentos/eventos da vida), campanhas direcionadas do EproDirect ou ConventionPlanIt, organizar uma parceria com o HotelPlanner e criar folhetos/vídeos relacionados ao espaço para reuniões.”

“Planejar um evento corporativo é um processo muito complexo com muitas partes móveis. Você pode simplificar o trabalho de planejador de reuniões/eventos por:

• Ter um ótimo conteúdo de site sobre suas reuniões e eventos. Faça-o o mais descritivo possível, incluindo itens como plantas baixas, diferentes configurações, equipamento audiovisual, informações sobre WiFi, etc.
• Ter capacidade de RFP no site com capacidade de resposta imediata de informações.
• Exiba o calendário de disponibilidade do seu espaço para eventos e acomodações para grupos vinculado ao PMS da propriedade e seu Módulo de Vendas e Catering.
• Tendo recursos de criação de Reunião/Evento page alimentados pelo site CMS (Content Management System) para habilitar eventos pages personalizados com um mecanismo de reserva incorporado com taxas de grupo negociadas. Um cliente nosso tinha mais de 5.000 desses eventos pages, permitindo que os planejadores de reunião enviassem um evento page aos participantes com a agenda, informações do evento, recursos de reserva, etc.
• Para grupos corporativos menores, os hoteleiros devem habilitar um mecanismo de reserva de grupo como o GroupSync Engage no site de sua propriedade. O GroupSync da Groups360 foi criado para que os hotéis pudessem oferecer reservas diretas de quartos de hóspedes e espaços para reuniões de hotéis e é usado por muitas marcas independentes, menores, médias e grandes, como Accor, IHG, Hilton e Marriott.

O marketing dos seus espaços e produtos para reuniões e eventos é muito simples:

• Conforme mencionado, crie uma seção robusta de Reuniões e Eventos no site da propriedade e otimize-a para SEO.
  Lance campanhas de marketing de busca em torno do seu produto de reuniões. Os planejadores de reuniões estão pesquisando por uma série de palavras-chave relacionadas a reuniões, por exemplo, “Hotel de conferências no centro de Houston”, etc.
• Lance iniciativas de marketing de conteúdo B2B em torno do seu produto de reuniões para envolver planejadores de grupos corporativos: postagens e estudos de caso no LinkedIn, white papers, palestrantes em conferências e participações em painéis, anúncios de prêmios, sorteios, etc.
• Participe das iniciativas de marketing do Cvent.

Semelhante aos tentáculos de um polvo, seu marketing B2B divulga o hotel, seu produto para reuniões e sua proposta de valor, e desempenha um papel importante em envolver e atrair planejadores de reuniões e eventos para escolher seu hotel.”

“Na RevenYou, trabalhamos com fornecedores de acomodações pequenos e independentes. O maior erro que vemos eles cometerem é não ter fotos ou ter fotos datadas. Os humanos são muito visuais e, como tal, querem ver o que estão pensando em comprar.

Se suas fotos forem antigas, desatualizadas e borradas, ninguém vai parar de rolar a tela para olhar sua listagem. Ao organizar uma sessão de fotos, reserve um tempo para preparar seus cômodos. Prepare-os como faria para uma variedade de eventos. Sala de reuniões, cabaré, teatro, jantar. Adicione as flores e as peças centrais. Reserve um tempo para passar as toalhas de mesa e adicionar a iluminação. Esconda os cabos, abaixe os assentos do vaso sanitário e remova as latas de lixo.

Garanta que seu fotógrafo tire uma variedade de fotos. Paisagem para agentes de viagens on-line e retrato para mídias sociais. Atualize seu folheto anualmente e garanta que ele possa ser baixado em seu site para que as pessoas que rolarem a tela às 21h possam encontrar respostas imediatamente e não tenham que esperar até que você chegue ao escritório no dia seguinte.

Depois de ter ótimos materiais de apoio e fotos incríveis: invista no treinamento da equipe. A pessoa que atende o telefone pode vender? Na RevenYou, recentemente concluímos uma série de chamadas de concorrentes baseadas puramente em eventos e ficamos chocados com a forma como o telefone foi atendido. De dez hotéis chamados, recebemos folhetos de apenas cinco. Um nos disse que a pessoa com quem precisávamos falar estava em reuniões (tantas reuniões), outro não sabia como transferir nossa ligação e um terceiro só poderia ajudar se enviássemos nossa consulta por e-mail. Dois não atenderam o telefone ou retornaram mensagens de voz. Teríamos reservado apenas um local devido à confiança, entusiasmo e interesse genuíno que o vendedor tinha em nosso evento. Saiba contra quem você está competindo e como você pode vender mais do que eles.

Em seguida, crie uma lista de clientes em potencial com base em usuários anteriores, consultas perdidas, eventos futuros, passeios e grupos, agências-chave e empresas-chave viajando em sua área. Coloque seu melhor vendedor no telefone para começar a ligar e garanta que cada chamada seja acompanhada enviando seu material de apoio. Mantenha um registro de suas chamadas e das conversas que você teve para que você possa revisitar a lista de chamadas na próxima semana e no próximo mês.”

“Faça engenharia reversa de quem realmente precisaria do seu espaço. O tamanho e a sensação de um espaço geralmente determinarão quem seria mais adequado para usá-lo.

Depois de fazer isso, descubra seu TAM (mercado total endereçável) – qual é o maior mercado que você pode atingir para usar este espaço? Por exemplo, casamentos, funções empresariais, pequenas exposições de butiques? Determine o mercado de massa.

Agora desenvolva um page de pouso sob medida para abordar os problemas e necessidades daquele TAM. Você pode ter um ou mais “TAMs”, portanto desenvolva alguns pages de pouso que falem com aquele mercado.

Agora faça um teste – Aproveite os anúncios do Facebook (e os anúncios do Google se a pesquisa por palavra-chave for alta para um termo de pesquisa específico que corresponda ao que seu TAM está pesquisando no Google). Coloque um anúncio com segmentação baseada em ZERO interesse (para dar a você o maior alcance com o menor custo por clique) com um anúncio que chame especificamente um TAM para usar seu espaço para o uso final pretendido (função de escritório, exposição, gala etc.). Qualifique o mercado no nível do anúncio.

Agora observe a Taxa de Cliques e a Taxa de Conversão em um landing page. Quem teve as maiores conversões e taxas de cliques no anúncio lhe dará uma dica sobre quem pode achar seu espaço o mais desejável. Quando estiver na ligação de vendas, não fale bobagens. Faça perguntas especificamente direcionadas como "O que fez você clicar no anúncio e perguntar?", "Para que você pretende usar o espaço?", "Por que você quer usar nosso espaço em vez de outro", etc. Essas são informações vitais que o ajudarão a entender melhor seu mercado-alvo para otimizar sua campanha.

Agora, aproveite esses dados para atingir ainda mais esse nicho e criar uma oferta irresistível que eles se sentiriam estúpidos em recusar.

—-

Se você tem pouco dinheiro para publicidade, você pode querer entrar em contato com anfitriões de eventos em sites como meetup.com e fornecer seu espaço para alugar com algo incluído gratuitamente para adoçar um acordo que divulgue seu espaço. Você pode então gravar o conteúdo desses eventos e simplesmente impulsionar suas postagens por $1 por dia com segmentação baseada em zero interesse para lhe dar o alcance mais amplo.

Quem assistir ao seu conteúdo por mais de 50% deverá receber outro vídeo de depoimentos.

Quem assistir a este vídeo pelo 50% deverá receber um vídeo com uma oferta de vendas irresistível, começando com as palavras exatas: “Ei, vejo que você tem assistido aos nossos vídeos e achamos que talvez você esteja interessado em alugar o espaço... [apresentar oferta]... [adicionar chamada para ação]”.

“Uma prática recomendada seria destacar características únicas como localização, tecnologia e flexibilidade.

Então, use tours virtuais para mostrar o espaço online e facilitar para clientes em potencial visualizar seus eventos – especialmente útil quando eles estão baseados remotamente. Isso está se tornando um dado adquirido, então se você não fizer isso, você está fora da corrida para começar.”