Reservas on-line para reuniões e eventos e dicas de otimização de marketing

“Ah, o enigma das reservas de eventos online. Primeiro, uso o termo evento para QUALQUER reunião formal (simpósio, workshop, convenção, conferência, atividade social, etc.). E isso por si só significa que seu sistema deve ser AMPLO o suficiente para restringir as opções do usuário. Você deve ter todos os tipos de eventos possíveis listados como uma PRIMEIRA etapa de “melhores práticas” e, em seguida, restringi-los por tamanho, data, comodidades ou locais específicos (ou seja, à beira-mar ao ar livre, pátio na cobertura, etc.) para que quanto mais personalizado for o evento. Quanto maior for a solicitação de proposta (RFP), melhor o usuário final se sentirá sobre seu conhecimento sobre como lidar com eventos.

O processo também deve reunir as informações no formato mais completo possível, para que sua equipe de vendas não fique com mais dúvidas durante um primeiro chat virtual ou telefonema. Em vez disso, eles já devem saber bastante sobre o evento e ter muitas informações para conversar ANTES de iniciar a conversa introdutória. Para mim, os locais MAIS preparados já tiveram várias ideias APENAS com base nas minhas informações pessoais. Sinceramente, vou até o final das opções de locais que retornam para mim em sua primeira ligação ou reunião do Zoom como “Olá. Vamos começar do zero com sua reunião.” Por que diabos gastei 20 minutos inserindo informações detalhadas?

Novamente, faça perguntas relevantes começando com uma ENORME variedade de possibilidades de eventos e, em seguida, usando um sistema que faça perguntas e informações de acompanhamento estrategicamente com base na primeira entrada do tipo de evento. Em seguida, responda ao cliente questionador dentro de 12 horas, se possível, ou dentro de 24 horas no máximo. Isso inclui fins de semana e feriados. Alguém no hotel precisa ser capaz de monitorar esta plataforma dia e noite, 7 dias por semana, 365 dias por ano.

Por fim, chegue à conversa inicial com um arsenal de materiais já preparados. Se as datas não funcionarem, você ainda deve ter todos os outros itens para poder convencer o cliente de que está excelentemente preparado e que ele deve considerar uma semana antes ou depois devido à sua experiência pessoal e capacidade de tratá-lo como cliente .

Com o nível de sofisticação da tecnologia atual, se você não personalizar seu processo de consulta de eventos on-line adequadamente, um de seus concorrentes certamente fará melhor e tirará seus clientes potenciais (e existentes).

“Devido à pandemia, houve uma mudança dramática no cenário do grupo com o surgimento de planejadores de reuniões não profissionais e da cultura de trabalho remoto. Muitas empresas optaram por não trazer de volta planejadores dedicados e reatribuíram essas tarefas aos administradores e outros membros da equipe. A alta rotatividade agravou o problema.

As reuniões e eventos da maioria dos sites de hotéis presumem que o visitante é um planejador de reuniões experiente, sem quaisquer recursos úteis ou uma maneira simples de fazer perguntas básicas. É uma experiência intimidante para muitos novos no processo. Uma experiência de site altamente otimizada deve atender idealmente a ambos os níveis de planejadores.

Para os experientes, ofereça-lhes a capacidade de gerenciar o processo tanto quanto se sentirem confortáveis, incluindo a capacidade de agendar eles próprios pequenas reuniões.

Para o planejador não profissional, é tudo uma questão de educação. Inclua recursos detalhados, blogs, perguntas frequentes e conteúdo de vídeo. Além disso, inclua um formulário básico de quatro campos para perguntas básicas e consultas fáceis. Provavelmente, eles não terão as informações necessárias para preencher um extenso formulário de RFP.

Alguns de nossos hotéis relatam que metade de seus negócios agora vem de clientes em potencial com pouca ou nenhuma experiência em planejamento de eventos.”

“Do ponto de vista do hóspede/cliente, um módulo de reserva no site com reserva instantânea para uso diário dos locais MICE seria muito útil. Exige que os hotéis sejam honestos sobre preços, extras opcionais, etc., mas também apoia a tomada de decisões rápida. As idas e vindas entre o departamento MICE e o cliente podem consumir muito tempo e exigir mais recursos do hotel. Além disso, nos dias de hoje, ter que ligar ou enviar e-mail pode ser uma barreira para alguns.

Para consultas mais complexas e/ou soluções de alta qualidade, é claro que faz sentido ter contato pessoal para ofertas e soluções personalizadas. Um relacionamento de longo prazo pode então começar a ser construído e vale a pena investir nele.

Em termos de marketing, você pode aproveitar as vantagens da sua mensagem para atrair usuários, como 'reserva fácil', 'última hora' ou 'soluções sob medida' – dependendo da complexidade da reserva. Concentre-se em plataformas B2B para alcançar os tomadores de decisão certos.”

“Sites aprimorados por IA, com chatbots interativos baseados em IA, fornecem suporte responsivo, respondendo perguntas e auxiliando com reservas. A análise preditiva personaliza a experiência de navegação antecipando as preferências do cliente. Os sistemas de reserva automatizados simplificam as operações com sincronização de calendário, alocação automática de quartos e atualizações em tempo real. Tours virtuais usando realidade aumentada ajudam a visualizar espaços de eventos de maneira eficaz. A personalização também envolve a análise de dados por IA para adaptar a experiência de reserva com recomendações de pacotes personalizados e preços dinâmicos.

Em marketing, a IA é crucial para direcionar e envolver clientes potenciais. Os algoritmos de IA permitem publicidade digital direcionada, identificando e alcançando clientes potenciais de forma eficaz, especialmente nas redes sociais e nos motores de busca. Campanhas de e-mail automatizadas baseadas em IA melhoram o engajamento segmentando públicos e enviando mensagens personalizadas. As ferramentas de IA também desempenham um papel fundamental na análise de tendências de mídia social, auxiliando na criação de conteúdo que repercuta no público e automatizando respostas para uma interação consistente. Além disso, a IA melhora a personalização do conteúdo em sites e mídias sociais e aumenta as classificações nos mecanismos de pesquisa por meio de SEO.

As melhores práticas incluem a criação de interfaces fáceis de usar para sites e plataformas de reserva, otimização para usuários móveis e uso de IA para estabelecer ciclos de feedback para coletar e analisar feedback dos clientes para melhoria contínua. Também é essencial manter elevados padrões de segurança e privacidade, especialmente em conformidade com as leis de privacidade de dados.”