Os sistemas POS, ou sistemas de ponto de venda, podem melhorar significativamente as operações do dia-a-dia das empresas do setor de hospitalidade e também podem melhorar a experiência do cliente. Neste artigo, você pode aprender mais sobre um sistema POS, como ele funciona, por que pode ser benéfico e como você pode obter o máximo de um.

Índice:

O que é um sistema POS?

Um sistema POS, ou sistema de ponto de venda, é um sistema que pode ser usado para conduzir transações de varejo. Essencialmente, serve como uma ferramenta para processar pagamentos. Ainda assim, possui uma gama muito mais ampla de recursos do que uma caixa registradora convencional, permitindo que os usuários processem diferentes tipos de pagamento, acessem informações importantes, consultem o estoque e muito mais.

Os sistemas POS tornaram-se mais populares no setor de hospitalidade porque as empresas de hospitalidade precisam fazer vendas enquanto acessam as informações mais atualizadas sobre estoques perecíveis e otimizam preços com base nos princípios de gerenciamento de receita. Como o sistema POS é um sistema integrado, informações como níveis de estoque, número de vendas e receita total podem ser atualizadas automaticamente em tempo real.

Vídeo: O que é um sistema POS? Definição de sistemas de ponto de venda (POS) com exemplos

Tipos de sistemas POS

Os sistemas POS usados na indústria hoteleira podem ser amplamente separados em dois tipos principais. É importante se familiarizar com o que são esses dois tipos de sistemas POS, como eles diferem um do outro e quais são as circunstâncias para um ou outro tipo de uso dentro de uma organização:

Sistemas POS baseados em legado

Os sistemas POS legados são implantados no local e os dados são armazenados localmente usando seus próprios computadores e dispositivos de armazenamento. As taxas iniciais tendem a ser mais altas, mas geralmente é uma taxa única, embora custos imprevisíveis possam estar associados a atualizações e acesso ao suporte, se necessário.

Embora a abordagem baseada em legado ofereça maior controle, o sistema POS e os dados associados só podem ser acessados usando computadores e sistemas internos. Por esse motivo, está se tornando uma abordagem menos popular.

Sistemas POS baseados em nuvem

Os sistemas POS baseados em nuvem são uma alternativa mais moderna e, como o nome sugere, esses sistemas usam tecnologia de nuvem para armazenamento e implantação de dados. A abordagem de software como serviço (SaaS) também significa que os sistemas podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet, em qualquer lugar do mundo.

Aqueles no setor de hospitalidade que usam sistemas POS baseados em nuvem pagarão taxas de assinatura mensais baixas, tornando os custos mais previsíveis. No entanto, é um modelo que depende do acesso contínuo à internet.

Elementos e ferramentas de sistemas POS

Existem várias ferramentas e elementos diferentes associados aos sistemas POS. Os profissionais da indústria hoteleira precisam saber o que são e como funcionam para contribuir com o pacote geral.

Software de ponto de venda

O software POS refere-se às instruções e programas que permitem que seus sistemas POS funcionem corretamente. O software pode incluir várias ferramentas, desde as básicas, como permitir que os usuários acessem informações de estoque e façam vendas, até recursos mais avançados, como a funcionalidade de engajamento do cliente.

Em alguns casos, também pode ser possível criar códigos de barras, solicitar novos estoques, gerenciar esquemas de fidelidade do cliente e muito mais. O software permite realizar todas as diferentes funções do PDV, mas também interligadas, para que os dados possam ser utilizados de diversas formas e atualizados em tempo real.

A complexa gama de tarefas normalmente realizadas ao usar sistemas POS significa que o software POS precisa ser abrangente por natureza e capaz de lidar com altas demandas. Ao mesmo tempo, o software deve ter uma interface amigável e de alta qualidade para que os funcionários o achem fácil de usar.

Diferentes tipos de hardware POS

Por outro lado, o hardware POS refere-se aos componentes físicos que compõem o sistema POS. Para aqueles no setor de hospitalidade, alguns exemplos principais de hardware necessários para operar um sistema POS totalmente funcional incluem a caixa registradora, um monitor de exibição visual ou tablet e um dispositivo para processar pagamentos com cartão.

Dependendo da natureza do negócio de hospitalidade, hardware adicional pode ser conectado ao sistema POS, incluindo leitores de código de barras, balanças ou câmeras. Com o tempo, o hardware do sistema POS se expandiu de computadores de mesa ou laptops para dispositivos móveis, incluindo tablets e smartphones.

Essa compatibilidade móvel significa que, em muitos casos, as ferramentas para processamento de pagamentos podem ser movidas pelas instalações físicas, em vez de exigir que os clientes se dirijam a uma área específica de caixa.

Quais são os custos de um sistema POS?

Os custos associados ao uso de um sistema POS no setor de hospitalidade podem ser amplamente separados em taxas de hardware, software e processamento. Também há uma grande variação nessa área, dependendo de quão avançado você precisa que seu sistema POS seja e quais recursos opcionais você gostaria de incluir.

Para empresas que operam com orçamento limitado, é possível encontrar soluções de software para celulares ou tablets, que permitirão o processamento de pagamentos com cartão e em dinheiro, e a vinculação das informações aos dados internos, tudo a preços muito baixos, com apenas uma pequena taxa de processamento. No entanto, as opções mais avançadas podem custar centenas ou até milhares de libras. Geralmente, as soluções baseadas em nuvem terão custos iniciais mais baixos.

A importância dos sistemas POS para a indústria da hospitalidade

A importância dos sistemas POS cresceu substancialmente recentemente, especialmente com o surgimento de sistemas POS baseados em nuvem. Como resultado, não é mais suficiente pensar em um sistema POS comparável a uma caixa registradora de varejo. Esses sistemas agora são soluções de serviços inteligentes com o poder de mudar fundamentalmente os negócios de hospitalidade.

O uso eficaz de um sistema POS permite que as empresas ofereçam serviços rápidos e convenientes aos clientes, permitindo que eles paguem por bens e serviços de forma eficiente, usando vários métodos - geralmente sem a necessidade de ir a uma área de checkout dedicada. No entanto, os benefícios de um sistema de PDV se estendem muito além da experiência do cliente.

Os sistemas POS permitem a comunicação instantânea e contínua entre diferentes departamentos e até entre diferentes filiais do mesmo negócio. Os sistemas podem ajudar a erradicar erros de cálculo e garantir que todas as partes de uma empresa tenham acesso às informações mais importantes relacionadas a estoque e disponibilidade.

Quando usados ao máximo, os sistemas POS podem ajudar com relatórios, análise de dados e vários outros processos internos cruciais para o sucesso dos negócios. Além disso, os melhores sistemas de PDV podem melhorar a produtividade da equipe, remover atritos desnecessários, aplicar automaticamente ofertas especiais às compras e ajudar na administração do negócio.

3 pontos problemáticos que você pode encontrar ao implementar um sistema de PDV em sua empresa

Ao implementar um sistema POS em uma empresa do setor de hospitalidade, você pode encontrar três principais pontos problemáticos. Você pode aprender sobre isso e como superá-los nas seções abaixo.

1. Defina o escopo de seu negócio e a finalidade do sistema POS dentro dele

Em primeiro lugar, é importante deixar claro que os propósitos de um sistema POS e os critérios para selecionar um podem diferir com base no tamanho da empresa. Uma pequena empresa local operando em um prédio pode exigir apenas um sistema simples. Ainda assim, se você é uma rede hoteleira ou de restaurantes, pode precisar de um sistema que possa ser acessado de qualquer lugar e gerenciado externamente. Com isso em mente, você deve definir seus negócios, objetivos e por que precisa de um sistema de PDV.

2. Defina as funções de que você precisa no PDV, incluindo análises

Em seguida, usar o escopo que você definiu na última etapa é importante para identificar a funcionalidade que você precisa do seu sistema POS. Você precisa de funcionalidade de varejo? Funcionalidade take-away? Que tal uma loja virtual? Você precisa de ferramentas para análise? Quanta personalização você precisa? Dentro disso, você também precisa levar em consideração seus planos futuros e como suas necessidades podem mudar nos próximos meses e anos.

3. Treinamento de equipe para usar sistemas POS

Embora os sistemas POS sejam uma ferramenta poderosa na indústria de hospitalidade, eles não são úteis apenas para gestão de hospitalidade. Na realidade, sua equipe comum precisará usar os sistemas POS diariamente, o que requer treinamento. No entanto, você precisa pensar nisso de forma mais holística do que simplesmente ensinar os funcionários a usar os recursos fornecidos. Como a equipe pode identificar momentos durante o checkout para upselling? Onde os funcionários podem encontrar informações sobre produtos ou serviços? Tente treinar seus funcionários para usar toda a gama de ferramentas.

Quão seguro é um sistema POS?

Embora os sistemas de ponto de venda sejam geralmente seguros, eles podem ser vulneráveis para empresas do setor hoteleiro, especialmente devido à quantidade de dados confidenciais anexados. Por esse motivo, é vital que sejam tomadas medidas para minimizar quaisquer ameaças, e elas podem variar desde o fornecimento de treinamento de conscientização de segurança até o uso de criptografia.

Para reduzir vulnerabilidades, há vantagens em usar sistemas operacionais como iOS para dispositivos Apple ou Android ou Chrome OS para outros dispositivos porque eles são menos propensos a vírus e outras ameaças maliciosas do que o Microsoft Windows. Os dispositivos devem ser bloqueados quando não estiverem em uso e redes externas inseguras devem ser evitadas.

Sistemas POS e outros softwares de gestão de hotéis

O software de gestão hoteleira é qualquer software concebido para melhorar as atividades de gestão hoteleira. Com isso em mente, muitos sistemas POS e seus softwares podem ser considerados como um exemplo de software de gerenciamento hoteleiro ou podem ser integrados ao software de gerenciamento hoteleiro existente.

Leitura “Hotel Management Software: Quais são os benefícios para os hotéis?” se quiser saber mais sobre o que é um software de gestão hoteleira, como funciona e como pode beneficiar os hotéis e a sua gestão.

Sistemas POS e soluções de software para hotéis

Os sistemas POS são apenas um exemplo de sistemas dentro de um hotel que podem ser aprimorados por meio de software hoteleiro de alta qualidade. Outros exemplos de sistemas e softwares hoteleiros que podem ser benéficos incluem sistemas de gerenciamento de receitas (RMS), gerentes de canais de hotéis, chatbots de hotéis e aplicativos móveis de check-in.

Você pode explorar uma ampla gama de tópicos relacionados a soluções de software para hotéis e aprender como essas soluções podem ajudar os hotéis a melhorar os processos internos, impulsionar os resultados dos negócios e aprimorar a experiência dos hóspedes, verificando o “Dicas de software para a indústria hoteleira e hoteleira” categoria.

Os usos dos sistemas POS na indústria hoteleira vão muito além do simples processamento de pagamentos. Em vez disso, os sistemas modernos de PDV são parte integrante da comunicação interna, permitindo que as empresas rastreiem com precisão os níveis de estoque, o número de vendas realizadas e a receita associada, auxiliando nas análises e relatórios.

Os benefícios dos sistemas POS para hotéis

Dentro da indústria hoteleira, os sistemas POS podem melhorar muito o processo de check-out, mas também podem ser usados em outras partes do hotel para fazer mais vendas e obter renda complementar. Além disso, um sistema de PDV pode auxiliar no upselling e cross-selling, permitindo uma melhor gestão de estoque, entre outras vantagens.

Leia o “6 benefícios do software de ponto de venda para hotéis” artigo para uma visão completa dos vários pontos positivos associados ao uso de sistemas POS na indústria hoteleira, juntamente com informações importantes sobre como exatamente os funcionários e líderes de hotéis podem garantir que estão obtendo o máximo de seus sistemas POS.

Tendências atuais e futuras para sistemas POS de restaurantes

Na indústria de restaurantes, os sistemas de PDV têm vários usos específicos, que podem ajudar a melhorar a experiência do cliente e, ao mesmo tempo, aprimorar os processos internos. Em particular, algumas tendências associadas ao uso desses sistemas em restaurantes incluem pedidos automáticos, restaurantes sem dinheiro e processamento de pagamentos móveis.

Leia o “Restaurant POS Systems: Latest and Future Trends” artigo para explorar o conceito de sistemas POS em restaurantes com mais profundidade, aprender sobre algumas das tendências existentes e emergentes nesta área e descobrir como os sistemas POS podem melhorar a experiência do restaurante para funcionários e clientes.

Mais dicas para expandir seus negócios

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.