Os sistemas de gerenciamento de albergues são soluções de software usadas em albergues para realizar tarefas gerenciais importantes e supervisionar as operações. Neste artigo, você pode conhecer esses sistemas, como funcionam, por que são tão úteis, suas principais funcionalidades e quanto custam.

Índice:

Por que os hostels precisam de sistemas de gerenciamento de hostels?

Os sistemas de gerenciamento de albergues permitem que os envolvidos no gerenciamento de albergues – assim como seus funcionários – centralizem informações e dados importantes. Isso, por sua vez, permite que os indivíduos realizem uma ampla gama de tarefas comuns a partir de um único local, o que pode ser especialmente valioso para melhorar a eficiência.

Tal como acontece com outras empresas do indústria de hospitalidade, os albergues são locais de trabalho movimentados onde muitos elementos devem ser supervisionados simultaneamente. Isso pode incluir tudo, desde o gerenciamento de estoque e reservas até o processamento de pagamentos e a venda de produtos ou serviços adicionais aos clientes.

Os melhores sistemas de gestão de hostels não só permitem que proprietários de hostels e funcionários gerenciem esses vários aspectos do negócio a partir de um único local, mas também oferecem a possibilidade de os funcionários acessarem o sistema remotamente, e as informações atualizadas dentro do sistema serão atualizadas automaticamente para todo mundo usando.

Muitas partes do indústria de viagens são sazonais, o que às vezes pode significar lidar com picos repentinos de demanda com equipe limitada. Os sistemas de gerenciamento de albergues podem tornar o trabalho dentro de um albergue mais fácil e eficiente, enquanto as opções de automação disponíveis também podem ajudar a liberar a equipe para se concentrar em outras partes de seu trabalho.

Quais são as principais funções dos sistemas de gestão de hostels?

Diferentes sistemas de gerenciamento de albergue oferecerão uma gama diferente de funções. Ainda assim, existem vários recursos principais que você pode esperar encontrar na maioria dos pacotes de software desse tipo, como a capacidade de acompanhar as reservas e a disponibilidade atual ou o potencial de gerenciar diferentes canais de distribuição.

A maioria dos sistemas de gerenciamento de albergues também vê o processamento de pagamentos e a capacidade de rastrear dados críticos de negócios. Ao mesmo tempo, algumas ofertas de ponta podem incluir recursos que você espera encontrar em sistemas de ponto de venda, como processamento de pagamentos e centralização de métricas de desempenho e dados de negócios.

Abaixo, você pode saber mais sobre alguns dos recursos mais importantes:

Reservas e gerenciamento de estoque

A gestão de inventário é uma parte importante da gestão de qualquer acomodação, mas pode ser especialmente vital em albergues, porque essas propriedades podem vender camas individuais e dormitórios privados. Fazer isso exige que os responsáveis supervisionem cuidadosamente como as reservas são tratadas para que a receita possa ser maximizada.

Além disso, as reservas precisam ser gerenciadas para que as tarifas possam ser ajustadas com base nos níveis atuais de demanda, reservas duplas sejam evitadas e todos os canais de distribuição mostrem as informações corretas de disponibilidade. Isso pode ajudar a evitar erros dispendiosos que afetam a reputação de um albergue.

Os sistemas de gerenciamento de albergues geralmente incluem opções para gerenciar reservas, ver dados nos livros e ajustar preços. Além disso, também pode haver opções para gerenciar outros estoques, como equipamentos ou alimentos e bebidas, para evitar situações em que produtos ou itens importantes estejam fora de estoque.

Gestão de canais

Muitos sistemas de gestão de albergues incluem as funções primárias associadas a um albergue ou gerente de canal hoteleiro. Isso significa que os usuários geralmente podem supervisionar as listagens em vários canais de distribuição, incluindo agências de viagens on-line, mecanismos de metabusca de hotéis, plataformas de mídia social e muito mais.

A funcionalidade de gerenciamento de canais no software de gerenciamento de albergues permitirá que você automatize algumas das principais tarefas associadas ao gerenciamento desses canais de distribuição, como ajustar os preços com base na disponibilidade.

As soluções de alta qualidade fornecerão integração com centenas de canais de distribuição e a capacidade de acompanhar o desempenho. Além disso, usando sistemas de gerenciamento de albergues, deve ser possível atualizar informações como disponibilidade e preços e aplicar essas alterações em todos os lugares.

Vídeo: O que é um Channel Manager? 

 

Gerenciamento de operações

Outra característica importante vista na maioria dos sistemas de gerenciamento de albergues é o gerenciamento de operações, que permite que albergues e formas similares de acomodação supervisionem muitas das operações fundamentais que precisam ocorrer diariamente para que o negócio funcione com sucesso.

Usando esse recurso específico, geralmente é possível adicionar tarefas específicas que precisam ser concluídas a um cronograma de trabalho e alocá-las a diferentes departamentos ou diferentes membros da equipe. Isso pode ser especialmente útil para gerenciar e coordenar as várias tarefas de limpeza.

Em situações com múltiplos hostels para gerir, as diferentes propriedades podem ser divididas dentro da plataforma para que todas as operações sejam tratadas de forma eficiente. As métricas de desempenho também podem estar disponíveis para visualização aqui, o que pode ajudar a alertar os funcionários sobre as áreas em que o albergue pode não atingir as metas.

Quais são algumas das funções adicionais dos sistemas de gerenciamento de albergues?

Ao comparar e contrastar diferentes sistemas de gerenciamento de hostels no mercado, existem alguns recursos adicionais que você pode considerar, como os seguintes:

Sistema de reservas diretas

Como outras partes da indústria hoteleira, os albergues tendem a utilizar vários canais de distribuição para maximizar o alcance. No entanto, as reservas diretas serão o canal mais lucrativo porque essas reservas não estão sujeitas às taxas de comissão comumente associadas às reservas de agências de viagens online.

Pensando nisso, alguns dos melhores sistemas de gerenciamento de hostel incluem uma plataforma de reserva direta, que pode ser usada para atrair clientes pela Internet. A página principal de reservas pode ser colocada no site do albergue, promovida nas mídias sociais e vinculada a marketing por e-mail e outros conteúdos de marketing.

Os sistemas de reservas podem oferecer aos albergues excelentes oportunidades de vendas adicionais ou cruzadas nos momentos mais oportunos, e ferramentas de suporte ao cliente também podem ser fornecidas. Além disso, atrair reservas diretas pode ajudar os albergues a ter maior controle sobre os dados do cliente, tornando os esforços de remarketing significativamente mais fáceis.

Sistema PDV

UMA sistema de ponto de venda, ou sistema POS, é usado para processar pagamentos. Isso é essencial para qualquer albergue que venda produtos ou serviços adicionais, sejam alimentos, bebidas ou acesso a instalações adicionais. Um sistema de gerenciamento de albergues com recursos de PDV permitirá que os albergues processem e rastreiem os pagamentos dos clientes.

Um moderno sistema de POS deve estar sempre conectado a um sistema de gestão de imóveis, pois isso gera maior consistência com os dados e garante que as informações estejam sempre atualizadas. Mesmo quando o sistema de gerenciamento de albergue não possui um sistema POS integrado, ele deve ser capaz de se integrar a um aplicativo externo.

Gerente de CRM e Marketing

Os sistemas de gerenciamento de albergues mais abrangentes podem oferecer ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Isso pode incluir perfis de clientes, permitindo que a comunicação entre indivíduos e a equipe de atendimento ao cliente do albergue seja capturada, armazenada e encaminhada de volta. Os perfis também podem incluir as preferências pessoais de hóspedes anteriores.

Enquanto isso, essa funcionalidade de CRM também pode se integrar a ferramentas de gerenciamento de marketing mais amplas. Na prática, isso pode permitir que um albergue envie mensagens de marketing personalizadas aos clientes, para que eles recebam ofertas com maior probabilidade de atraí-los nas plataformas às quais são mais receptivos.

Quanto custam os sistemas de gerenciamento de albergues?

O preço dos sistemas de gerenciamento de albergues pode variar significativamente, especialmente em uma época em que o modelo Software as a Service (SaaS) está se tornando mais comum. Isso significa que, em alguns casos, o software não é adquirido diretamente, mas pago por meio de uma assinatura mensal ou anual contínua.

O software de ponta pago por assinatura provavelmente custará $20 a $70 por mês na região. Para implantação no local, onde o software é adquirido diretamente, as soluções provavelmente custarão mais de $50 e podem estar bem acima de $100. Existem opções gratuitas e podem ser boas o suficiente para aqueles com requisitos muito básicos, mas essas opções tendem a ter recursos limitados e a qualidade do suporte oferecido provavelmente também será menor.

Sistemas POS e Software de Gestão de Albergue

Os sistemas de gerenciamento de albergues geralmente compartilham recursos ou oferecem integração com sistemas POS usados principalmente para processar pagamentos de clientes. No entanto, a importância geral e o valor dos sistemas POS na indústria hoteleira vão além, especialmente porque podem ser usados para atualizar e centralizar dados cruciais da empresa.

Você pode explorar o tópico de sistemas POS e como eles são valiosos para albergues, hotéis e propriedades semelhantes lendo “Sistemas POS: Visão geral e importância no setor de hospitalidade”.

Sistemas de gestão de albergues e o valor do CRM

Outra área chave em que os sistemas de gerenciamento de albergues podem contribuir para o sucesso diário de um negócio é o gerenciamento de relacionamento com o cliente. Isso é essencial para gerenciar as comunicações com o cliente, entender as necessidades e desejos de seu público-alvo e oferecer a experiência personalizada que as pessoas desejam.

Este tópico e questões relacionadas são mais explorados, com insights de especialistas e opiniões de profissionais que trabalham no setor, no artigo “Um CRM é essencial para oferecer experiências de hotel personalizadas?”.

Sistemas de gerenciamento de albergues e outros softwares essenciais

Embora os sistemas de gerenciamento de albergues tenham várias funções, é improvável que sejam a única solução de software utilizada por uma propriedade bem-sucedida desse tipo. Alguns outros aplicativos ou pacotes que podem ser necessários incluem um gerenciador de canal de distribuição, um sistema de gerenciamento de receita e software de gerenciamento de reputação.

Muito mais informações sobre o software essencial para gerenciar propriedades e manter os clientes satisfeitos podem ser encontradas no artigo intitulado “5 soluções de software de gestão hoteleira que todo hotel precisa”.

Os benefícios do software de gerenciamento de hotéis e albergues

Em relação ao uso de software de gerenciamento de albergues e soluções equivalentes de software de gerenciamento de hotéis, há muitos benefícios notáveis, como redução de custos de mão de obra, aumento do potencial de geração de receita, simplificação de processos comuns e entrega de uma experiência superior ao hóspede.

Você pode ler sobre este tópico e aprender sobre os benefícios de usar um software de gerenciamento de hotel ou albergue no “Hotel Management Software: Quais são os benefícios para os hotéis?” artigo.

Os sistemas de gestão de albergues funcionam como soluções de software multifuncionais para aqueles que operam albergues ou formas semelhantes de acomodação de hóspedes. Eles geralmente incluem vários recursos, como ferramentas de gerenciamento de operações, opções de PDV, funcionalidade de CRM e a capacidade de gerenciar vários canais de distribuição.

Mais dicas para expandir seus negócios

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.